Nghị định 70/2025 về hóa đơn điện tử: hướng dẫn áp dụng và lưu ý quan trọng

Mỗi doanh nghiệp, dù là nhỏ bé hay tiếng tăm, dù nội địa hay mang vốn đầu tư nước ngoài, đều khao khát hướng tới sự phát triển bền vững và minh bạch. Trong hành trình ấy, việc tuân thủ chính sách về hóa đơn, chứng từ, không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là nền tảng xây dựng niềm tin với đối tác, khách hàng và xã hội. Thời điểm này, cộng đồng doanh nghiệp đang đón nhận những đổi thay quan trọng từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP – một bản cập nhật lớn, cụ thể hóa, bổ sung, và tinh chỉnh các điều khoản liên quan đến hóa đơn, chứng từ xuất phát từ thực tiễn phát triển nền kinh tế số. Vậy doanh nghiệp bạn cần chú ý điều gì để thích ứng nhanh, giảm thiểu rủi ro, tối ưu quản trị? Toàn cảnh chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn chủ động nắm bắt các thay đổi và vận dụng phù hợp nhất cho hoạt động kinh doanh của mình.

Những điểm mới trọng tâm của Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ

Đây là lần sửa đổi, bổ sung rất rộng, với 40/61 điều (hơn 65% nội dung) của Nghị định 123/2020/NĐ-CP được điều chỉnh hoặc bổ sung, phản ánh nhu cầu đồng bộ hóa quy trình quản lý thuế hiện đại, phù hợp đặc thù nền kinh tế số và chuyển đổi số doanh nghiệp.

• Bổ sung đối tượng bắt buộc/quyền lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử.
• Đơn giản hóa, minh bạch hóa các thủ tục về thời điểm lập hóa đơn, điều chỉnh, thay thế hóa đơn, chứng từ điện tử.
• Thêm các loại hóa đơn, quy định rõ ràng hơn về nội dung hóa đơn, thao tác nghiệp vụ đa ngành.
• Siết chặt trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ của các chủ thể: người bán, người mua, tổ chức trung gian dịch vụ và cơ quan Nhà nước.
• Tăng cường biện pháp khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn và quản lý các trường hợp rủi ro, vi phạm.

Bổ sung mở rộng & Điều chỉnh nhóm đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử

Thêm đối tượng nước ngoài kinh doanh qua nền tảng số

Nghị định 70/2025/NĐ-CP mở rộng đối tượng phải hoặc được dùng hóa đơn điện tử, đặc biệt:

• Nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam nhưng kinh doanh thương mại điện tử, nền tảng số hoặc dịch vụ khác được quyền (và khuyến nghị nên) đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tự nguyện.
• Bổ sung các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh với doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên buộc phải áp dụng hóa đơn từ máy tính tiền, đáp ứng tiến trình chuyển đổi số toàn diện.

Chỉnh sửa định nghĩa, chuẩn hóa từ ngữ

Nhiều khái niệm được giải thích rõ, giúp doanh nghiệp không còn mơ hồ trong thao tác:

• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Áp dụng với lĩnh vực bán lẻ, dịch vụ ăn uống, vận tải, giải trí, khách sạn, siêu thị, trung tâm thương mại…
• Chứng từ điện tử, tiêu hủy hóa đơn, biên lai… cũng đều được quy chuẩn nội dung.

Việc đồng bộ định nghĩa và nghề nghiệp hóa các hình mẫu hóa đơn, chứng từ là điều kiện tiên quyết để giảm mâu thuẫn, sai sót và giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành.

Nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ: Đổi mới gì nổi bật?

Minh bạch và tạo thuận lợi tối đa cho doanh nghiệp, cá nhân

Các nguyên tắc chủ đạo được thiết kế lại theo hướng:

• Mở rộng các trường hợp người bán (bao gồm cả hộ/cá nhân kinh doanh) có thể ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử.
• Bổ sung các biện pháp khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn như: chương trình khách hàng thường xuyên, hóa đơn may mắn, tham gia dự thưởng… chi phí thực hiện lấy từ ngân sách nhà nước, tạo động lực “ngầm” cho doanh nghiệp chủ động vận động khách lấy hóa đơn.
• Đặc biệt, doanh nghiệp FDI và tổ chức có quan hệ liên kết theo hướng dẫn Thông tư 78/2021/TT-BTC vẫn được ủy nhiệm lập hóa đơn. Doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh nay cũng dễ dàng hơn trong việc hợp tác với các đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

Kinh nghiệm thực tế:

Nhiều doanh nghiệp bán lẻ nhấn mạnh việc triển khai nhanh các chương trình hóa đơn may mắn có tác dụng tăng doanh thu, đồng thời giúp doanh nghiệp phòng tránh các rủi ro về thuế do có nhiều hóa đơn đầu ra hơn, tránh bị nghi vấn bán hàng không xuất hóa đơn.

Tích hợp biên lai thu phí và hóa đơn điện tử trên cùng một định dạng

Các tổ chức cung cấp dịch vụ nay có thể sử dụng duy nhất một phiên bản điện tử cho cả hóa đơn và biên lai thu phí, giảm thiểu khâu đối soát. Hình dung doanh nghiệp giáo dục, y tế, vận tải, dịch vụ công… sẽ thuận lợi hơn rất nhiều trong quản lý, quyết toán.

Phân loại và áp dụng từng loại hóa đơn trong các tình huống thực tế

• Doanh nghiệp chế xuất: Có hoạt động bổ sung (ngoài xuất khẩu) được hướng dẫn sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn bán hàng theo phương pháp khai thuế đang chọn.
• Hóa đơn thương mại điện tử: Đặc biệt cho xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài với điều kiện truyền dữ liệu điện tử cho cơ quan thuế qua chuẩn định dạng. Nếu không đáp ứng công nghệ thì quay về hóa đơn giá trị gia tăng điện tử như hiện hành.

Bí quyết:

• Nếu doanh nghiệp có đơn xuất khẩu nhỏ lẻ, nên kiểm tra kỹ quy trình truyền dữ liệu để đảm bảo khai thuế thuận lợi và nhanh gọn.
• Đối với bán hàng đa kênh (online – offline), ưu tiên tích hợp hóa đơn từ máy tính tiền kết nối trực tiếp, giúp giảm rủi ro thất lạc, dễ kiểm soát công nợ, doanh thu.

Thời điểm lập hóa đơn – Những “cái bẫy” cần lưu ý và các điểm mới mấu chốt

Điểm thay đổi lớn là chuẩn hóa chi tiết “thời điểm lập hóa đơn” đối với từng ngành nghề và nghiệp vụ, tránh nguy cơ bị truy thu hoặc bị phạt do lập hóa đơn sai thời điểm.

• Với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm gia công xuất khẩu): Thời điểm lập hóa đơn tự xác định nhưng không muộn hơn ngày làm việc kế tiếp sau thông quan.
• Với dịch vụ cung cấp cho nước ngoài: Coi như dịch vụ trong nước – lập hóa đơn vào thời điểm hoàn thành dịch vụ, không phân biệt đã thu/chưa thu tiền.
• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ số lượng lớn/phát sinh thường xuyên: Có thể xuất hóa đơn vào thời điểm đối soát hoàn thành (không quá ngày 7 của tháng sau).
• Riêng các lĩnh vực tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, xổ số, casino… đều có quy định mới về thời điểm lập hóa đơn phù hợp thực tế nhịp kinh doanh. Không bỏ qua việc cập nhật những điểm này vì có thể ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế và tính hợp lệ chi phí đầu vào của doanh nghiệp bạn.

Với doanh nghiệp bán lẻ (chuỗi cửa hàng, siêu thị, nhà hàng), quy định mới bỏ hình thức lập hóa đơn tổng cuối ngày hoặc cuối tháng cho dịch vụ đặc thù. Hóa đơn phải được xuất cho từng giao dịch, từ máy tính tiền, và chuyển dữ liệu ngay về cơ quan thuế.

Nội dung hóa đơn: Thêm chỉ tiêu, bổ sung tiện ích, linh hoạt thực tiễn

• Thông tin người mua: Ngoài tên, mã số thuế, địa chỉ, có thể dùng số định danh cá nhân hoặc mã ngân sách để phù hợp với quản lý số hóa dân cư.
• Tên hàng hóa, dịch vụ: Yêu cầu ghi rõ biển số, hành trình với vận tải; chi tiết từng mặt hàng phục vụ; riêng các lĩnh vực vận chuyển công nghệ/dịch vụ điện tử phải nêu cả thông tin người gửi.
• Trường hợp hóa đơn không cần đủ nội dung: Kinh doanh xăng dầu, casino, trò chơi điện tử may rủi… được phép không bắt buộc ghi thông tin người mua, chữ ký số.
• Trường hợp thời điểm lập hóa đơn và ký số khác nhau: Phải chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế chậm nhất ngày làm việc tiếp theo. Người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn, người mua khai theo thời điểm nhận hóa đơn hợp lệ.

Tránh nhầm lẫn khi kiểm tra hồ sơ: Đối với các hóa đơn không đủ tiêu chí, doanh nghiệp nên chú trọng lưu giữ giải trình, các bảng kê, biên bản kèm theo hóa đơn để phòng ngừa thanh kiểm tra.

Áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: Cơ hội & Thách thức cho doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh

Bổ sung bắt buộc với nhóm doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm

• Hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (siêu thị, cửa hàng, nhà hàng, vận tải, khách sạn, giải trí…) nếu doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.
• Danh mục ngành nghề cụ thể sẽ được hướng dẫn theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, nhằm đảm bảo minh bạch và kiểm soát tốt hơn doanh thu, thuế.

Nếu chưa đáp ứng điều kiện hạ tầng, doanh nghiệp, hộ kinh doanh sẽ nhận được hỗ trợ từ cơ quan thuế, nhưng nếu không chuyển đổi theo yêu cầu, sẽ bị coi là vi phạm pháp luật về sử dụng hóa đơn.

Nội dung hóa đơn từ máy tính tiền: Nhấn mạnh sự tối giản

• Dữ liệu phải gồm: tên người bán, mã số thuế, tên hàng hóa, giá bán (trường hợp khấu trừ VAT thì ghi chi tiết giá bán, VAT, tổng tiền), thời điểm lập hóa đơn, mã của cơ quan thuế.
• Không bắt buộc phải có đủ thông tin người mua nếu bán lẻ cho cá nhân không kinh doanh (trừ khi có yêu cầu).
• Luôn cung cấp hóa đơn điện tử cho người mua dưới dạng file, gửi email, số điện thoại hoặc mã QR.

Mẹo nhỏ: Nếu bạn là cửa hàng, nhà hàng nhỏ lẻ, có thể chọn các phần mềm máy tính tiền tích hợp sẵn khả năng kết nối hóa đơn điện tử để tiết kiệm chi phí, tránh phát sinh lỗi nghiệp vụ phức tạp.

Quy trình thay thế, điều chỉnh hóa đơn sai sót: Cẩn trọng & chủ động – chìa khóa phòng tránh rủi ro

• Trước khi điều chỉnh/thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai, người bán và người mua phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai (với doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh).
• Bạn được phép dùng một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng với một người mua – hợp lý hóa thủ tục và giảm rủi ro sót nghiệp vụ.
• Trường hợp hóa đơn bị phát hiện sai bởi cơ quan thuế, họ sẽ thông báo để người bán tự kiểm tra, thực hiện điều chỉnh, thay thế. Cơ quan thuế không còn trách nhiệm thông báo xử lý trong 1 ngày làm việc như trước, doanh nghiệp chủ động chịu trách nhiệm.

Mẹo thực tiễn:

Luôn lưu giữ, quản lý chặt các biên bản thỏa thuận, bảng kê điều chỉnh cùng hóa đơn đã lập sai, vì bạn có thể bất ngờ bị yêu cầu xuất trình trong các đợt kiểm tra, thanh tra (nhất là với doanh nghiệp FDI và doanh nghiệp vừa và nhỏ đang mở rộng nhanh).

Đăng ký và ngừng sử dụng hóa đơn điện tử: Kết nối dữ liệu công mạnh mẽ hơn trước

Kết nối thông tin doanh nghiệp với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

Thủ tục đăng ký, thay đổi, hoặc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử giờ đây sẽ được đối soát tự động bằng cơ sở dữ liệu quốc gia, sử dụng email/số điện thoại của đại diện pháp luật/chủ doanh nghiệp/hộ kinh doanh.

• Trường hợp đã có “tiền sử” doanh nghiệp bị ngừng hoạt động, tạm ngừng, nợ thuế chưa đóng… Cơ quan thuế sẽ yêu cầu giải trình hoặc xác minh hoạt động thực tế tại địa chỉ đã đăng ký.
• Việc đăng ký thay đổi đại diện phải làm như lần đăng ký ban đầu; còn các thông tin khác chỉ cần xác thực trực tuyến.

Bổ sung các trường hợp bắt buộc ngừng sử dụng/hủy hóa đơn điện tử

• Gồm cả các trường hợp bị điều tra hình sự, vi phạm thuế/xuất hóa đơn điện tử khống, hoặc doanh nghiệp dùng hóa đơn không hợp pháp.
• Lưu ý các trường hợp thay đổi ngành nghề kinh doanh không còn đáp ứng điều kiện dùng máy tính tiền: doanh nghiệp, hộ kinh doanh sẽ phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử thông thường.

Tip:Nên chủ động rà soát liên tục tình trạng mã số thuế, phương thức khai thuế hằng năm để tránh bị gián đoạn hóa đơn, phát sinh rủi ro kinh doanh.

Chứng từ điện tử – Những bổ sung nổi bật doanh nghiệp nên nắm chắc

• Bổ sung các loại chứng từ khấu trừ thuế cho hoạt động kinh doanh TMĐT, kinh doanh số (platform, sàn, dịch vụ đại lý…); định dạng chứng từ cũng phải đáp ứng quy chuẩn lưu trữ, ký số điện tử theo quy định mới.
• Bổ sung trách nhiệm chi tiết về lập, chuyển, lưu trữ và khai thác dữ liệu chứng từ điện tử.
• Ràng buộc trách nhiệm cá nhân, tổ chức chi trả thu nhập về cung cấp chứng từ khấu trừ, biên lai cho người hưởng thụ dịch vụ, cá nhân nhận thu nhập.

Trách nhiệm – quyền lợi của các chủ thể tham gia vào quy trình hóa đơn, chứng từ

Với doanh nghiệp, hộ kinh doanh

• Chủ động khai báo, kiểm tra, ký số hợp lệ mọi hóa đơn, chứng từ phát sinh.
• Có quyền kiểm tra, tra cứu, nhận lại file gốc hóa đơn điện tử từ người bán; sử dụng hóa đơn hợp pháp trong mọi hoạt động kế toán, thuế, chứng minh quyền sở hữu/quyền sử dụng…
• Trách nhiệm bảo quản, lưu trữ, cung cấp hóa đơn đầy đủ cho đến khi hết hạn lưu trữ theo quy định pháp luật về kế toán, thuế.

Với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

• Phải đảm bảo toàn vẹn dữ liệu, bảo mật, chuyển giao chính xác, hỗ trợ khách hàng đúng cam kết hợp đồng.
• Phối hợp với cơ quan thuế khi có yêu cầu, thực thi nghiêm quy trình kiểm soát rủi ro nghiệp vụ.

Với cơ quan Nhà nước

• Thực hiện giám sát, hỗ trợ xuyên suốt, không ngừng hoàn thiện nền tảng điện tử, cổng dữ liệu liên tục…
• Phối hợp các phòng/ban chức năng liên ngành để kiểm tra, thúc đẩy, xử lý vi phạm hoặc nâng cấp hạ tầng khi có vướng mắc từ doanh nghiệp.

Quy định minh bạch hơn về tra cứu, sử dụng và khai thác dữ liệu hóa đơn điện tử

• Bổ sung đối tượng được quyền truy cập, hình thức và điều kiện khai thác dữ liệu hóa đơn điện tử trên cổng thông tin điện tử ngành Thuế.
• Rà soát, kiểm nghiệm đăng ký, bổ sung, thu hồi tài khoản truy cập để tránh lạm dụng hoặc mất an toàn thông tin của doanh nghiệp, hộ kinh doanh.

Tăng cường quản lý đối với sản phẩm chịu thuế tiêu thụ đặc biệt bằng mã QR

• Doanh nghiệp sản xuất, nhập khẩu hàng hóa thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt (bia, rượu, thuốc lá…) bắt buộc quét mã QR cho sản phẩm, liên thông với hệ thống quản lý hóa đơn, tem điện tử với cơ quan thuế trước khi lưu thông.

Xử lý chuyển tiếp – Hỏi đáp thắc mắc và khuyến nghị phù hợp với thực tiễn doanh nghiệp

• Cơ quan Thuế sẽ có kế hoạch, giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp, hộ kinh doanh chưa đáp ứng đủ điều kiện hạ tầng công nghệ áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
• Trường hợp đã hỗ trợ mà không thực hiện chuyển đổi sẽ bị coi là vi phạm, phối hợp liên ngành (thuế, đăng ký kinh doanh…) để xử lý nghiêm.

Mẹo nhỏ, lưu ý thực tiễn giúp doanh nghiệp FDI, doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh cá thể thích ứng nhanh, phòng rủi ro

• Luôn có sẵn quy trình đối chiếu, lập biên bản thỏa thuận giữa người bán – người mua khi phát hiện điều chỉnh, thay thế hóa đơn sai.
• Xây dựng kế hoạch chuyển đổi số từng phần, tích hợp phần mềm quản lý bán hàng và hóa đơn điện tử để chủ động kiểm soát doanh thu, dữ liệu, phục vụ tốt cho thanh kiểm tra.
• Theo dõi các thông báo cập nhật chính sách thuế, hóa đơn mới, thường xuyên tham khảo chuyên gia tư vấn hoặc tổ chức đào tạo nội bộ về quy trình hóa đơn, chứng từ hiện đại.
• Đối với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, ưu tiên đăng ký, khai thác dữ liệu trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế để đồng bộ hồ sơ, tránh sai sót hay “chồng chéo” hóa đơn.

Trải nghiệm từ các doanh nghiệp đã áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cho thấy: Số lượng sai sót giảm rõ rệt, quản trị dòng tiền minh bạch, kiểm soát gian lận và thất thoát doanh thu vượt trội hơn hẳn hệ thống cũ.

Bạn nên làm gì ngay lúc này để kịp thời thích ứng?

• Rà soát lại toàn bộ quy trình lập, lưu trữ, điều chỉnh hóa đơn, chứng từ điện tử tại doanh nghiệp.
• Phân loại nhóm ngành, hình thức kinh doanh hiện tại, từ đó xác định thời điểm nào phải chuyển đổi sang dạng hóa đơn/máy tính tiền/hóa đơn thương mại điện tử phù hợp.
• Đăng ký và xét duyệt lại thông tin trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, đảm bảo các dữ liệu người đại diện, thông tin doanh nghiệp trùng khớp với hồ sơ gốc.
• Đào tạo, truyền thông nội bộ, xây dựng ý thức chủ động khai báo, lấy/lưu đầy đủ hóa đơn, chứng từ – không chỉ để “đối phó” mà cần biến thành thói quen minh bạch vận hành.

Lưu ý đặc biệt: Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/06/2025. Lùi thời điểm chuyển đổi hoặc “chờ” hướng dẫn cụ thể có thể khiến doanh nghiệp của bạn gặp rủi ro pháp lý, thậm chí phải tạm ngừng sử dụng hóa đơn, gián đoạn vận hành. Chủ động là chìa khóa cho sự phát triển bền vững!

Nếu bạn cần hỗ trợ, tư vấn cập nhật kịp thời các chính sách thuế, kế toán và hóa đơn điện tử mới – đừng ngần ngại đầu tư tìm kiếm đội ngũ chuyên môn hoặc ghé thăm các nguồn thông tin chính thống.

Bạn hãy theo dõi các thông tin mới nhất và các tư vấn giá trị từ ConsultX tại website Công ty tư vấn ConsultX và Facebook ConsultX

Hành động hôm nay, hiệu quả ngày mai – đồng hành cùng sự ổn định & minh bạch

Trên chặng đường hội nhập và phát triển bền vững, chủ động cập nhật và tuân thủ những thay đổi về hóa đơn, chứng từ không chỉ là trách nhiệm mà còn là cơ hội thể hiện sự chuyên nghiệp, hiện đại hóa bộ máy quản lý tài chính, kế toán của doanh nghiệp bạn.

Nghị định 70/2025/NĐ-CP mang đến một diện mạo mới, tạo điều kiện rộng mở cho doanh nghiệp, hộ cá thể nâng cao năng lực cạnh tranh, giảm thiểu rủi ro và nâng tầm quản trị, sẵn sàng thích ứng mọi thay đổi của thị trường và pháp luật.

Không ai hiểu doanh nghiệp bằng chính bạn. Nhưng hãy bắt đầu bằng những bước đi nhỏ, sát sườn với thực tiễn, và đừng ngại hỏi, đừng sợ học! Thế giới số hóa đang mở ra trước mắt, cùng nhau chúng ta sẽ xây dựng một cộng đồng doanh nghiệp vững mạnh, minh bạch và bền vững.

Chúc bạn và doanh nghiệp mình luôn vững vàng trên con đường phát triển, không để lỡ những thông tin quý giá từ chính sách mới của nhà nước. Đừng quên thường xuyên cập nhật, học hỏi và chia sẻ nguồn lực với cộng đồng – bởi khi bạn tuân thủ tốt, bạn cũng góp phần vào sự lớn mạnh của nền kinh tế chung.

Nguồn tham khảo

• Báo Điện tử Chính phủ – https://chinhphu.vn
• Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế
• Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, Nghị định 123/2020/NĐ-CP
• Thông tư số 78/2021/TT-BTC
• Hệ thống văn bản pháp quy hiện hành về hóa đơn, chứng từ, thuế
• Trang web, cẩm nang cập nhật của các tổ chức tư vấn tài chính kế toán uy tín