Hướng dẫn cập nhật Nghị định 70 về hóa đơn điện tử 2025

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ và nỗ lực không ngừng nhằm hiện đại hóa hệ thống quản lý thuế, việc cập nhật và tuân thủ các quy định mới về hóa đơn, chứng từ không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là chìa khóa giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, minh bạch và hiệu quả. Gần đây, một văn bản quan trọng đã được ban hành, mang đến những điều chỉnh đáng kể mà mọi chủ thể kinh doanh, từ các tập đoàn FDI đến các hộ kinh doanh cá thể, đều cần nắm bắt để chủ động thích ứng.

Nghị Định 70/2025/NĐ-CP: Những Điểm Mấu Chốt Cần Nắm Bắt

Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, được Chính phủ ban hành ngày 20/3/2025 và chính thức có hiệu lực từ ngày 01/6/2025, sửa đổi, bổ sung 40/61 điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đây không chỉ là một bản sửa đổi thông thường mà là một bước tiến lớn trong việc số hóa toàn diện hoạt động quản lý hóa đơn, hướng tới mục tiêu tạo thuận lợi tối đa cho người nộp thuế đồng thời nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan nhà nước.

Những Thay Đổi Quan Trọng Dành Cho Người Nộp Thuế

Nhóm nội dung đầu tiên và cũng là trọng tâm của Nghị định mới tập trung vào việc tạo thuận lợi, minh bạch hóa và đơn giản hóa thủ tục cho các doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh.

Mở Rộng Đối Tượng Áp Dụng Hóa Đơn Điện Tử

Một điểm đáng chú ý là sự mở rộng đối tượng áp dụng. Nghị định bổ sung đối tượng: “Nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam” có hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số. Những đối tượng này có thể đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử, cụ thể là hóa đơn giá trị gia tăng. Điều này phản ánh xu thế toàn cầu hóa và sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế số, giúp quản lý minh bạch các giao dịch xuyên biên giới.

Linh Hoạt Hơn Trong Việc Ủy Quyền Lập Hóa Đơn

Quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cũng được nới lỏng đáng kể. Trước đây, chỉ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế mới được ủy quyền cho bên thứ ba (và bên thứ ba này phải có quan hệ liên kết). Nay, Nghị định 70 bổ sung quy định cho phép hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cũng được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử. Đây là một thay đổi rất thiết thực, giúp các hộ kinh doanh quy mô nhỏ có thể thuê ngoài dịch vụ kế toán, giảm bớt gánh nặng hành chính.

Thời Điểm Lập Hóa Đơn: Chi Tiết và Rõ Ràng Hơn

Nghị định mới bổ sung và làm rõ thời điểm lập hóa đơn cho nhiều ngành, nghề đặc thù, giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng và tránh nhầm lẫn:

• Xuất khẩu hàng hóa: Lập chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.
• Dịch vụ cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài: Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
• Một số ngành đặc thù (ngân hàng, chứng khoán, viễn thông…): Được lập hóa đơn sau khi đối soát dữ liệu, chậm nhất là ngày 07 của tháng sau.
• Kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng: Lập hóa đơn trong vòng 01 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu.
• Hoạt động cho vay: Thời điểm lập hóa đơn được xác định theo kỳ hạn thu lãi trong hợp đồng.

Nghị định cũng bỏ quy định lập hóa đơn tổng cuối ngày hoặc cuối tháng đối với một số dịch vụ như ngân hàng, bảo hiểm cho người mua là cá nhân không có nhu cầu lấy hóa đơn, giúp giảm tải khối lượng công việc cho doanh nghiệp.

“Việc quy định rõ ràng thời điểm lập hóa đơn cho từng nghiệp vụ giống như một cuốn cẩm nang hướng dẫn chi tiết, giúp kế toán viên tránh được những bối rối không đáng có và ghi nhận doanh thu một cách chính xác nhất, đảm bảo sự đồng bộ giữa số liệu kế toán và số liệu kê khai thuế.”

Nội Dung Hóa Đơn: Bổ Sung và Linh Hoạt

Nghị định 70 bổ sung một số yêu cầu về nội dung trên hóa đơn để đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng truy xuất nguồn gốc:

• Bổ sung thông tin số định danh cá nhân của người mua hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách.
• Với dịch vụ ăn uống: Phải thể hiện rõ mặt hàng ăn, uống.
• Với dịch vụ vận tải: Phải thể hiện biển kiểm soát phương tiện và hành trình (điểm đi – điểm đến).

Đồng thời, Nghị định cũng có những quy định linh hoạt, cho phép một số chỉ tiêu không nhất thiết phải có trên hóa đơn trong các trường hợp như bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh hoặc trong hoạt động kinh doanh casino.

Hóa Đơn Điện Tử Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền: Phạm Vi Áp Dụng Được Mở Rộng

Đây là một nội dung được nhiều doanh nghiệp bán lẻ, dịch vụ quan tâm. Nghị định 70 bổ sung và mở rộng đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, bao gồm:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu hàng năm từ 01 tỷ đồng trở lên.
• Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng trong các lĩnh vực như: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, xe máy), ăn uống, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải hành khách, giải trí…

Nghị định cũng quy định rõ nội dung tối thiểu phải có trên loại hóa đơn này, bao gồm mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua truy xuất. Việc chuyển đổi sang hình thức này là xu thế tất yếu nhằm chống thất thu thuế và minh bạch hóa mọi giao dịch.

Điều Chỉnh và Thay Thế Hóa Đơn: Quy Trình Chặt Chẽ và Rõ Ràng Hơn

Nghị định 70 siết chặt và chi tiết hóa quy trình điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai:

• Bắt buộc có văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua (nếu người mua là tổ chức, doanh nghiệp) ghi rõ nội dung sai sót trước khi tiến hành điều chỉnh.
• Cho phép lập 01 hóa đơn để điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn đã lập sai trong cùng một tháng cho cùng một người mua, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
• Bổ sung nhiều trường hợp cụ thể được áp dụng hóa đơn điều chỉnh, như: chiết khấu thương mại, trả lại hàng hóa, hoàn giảm phí bảo hiểm, huỷ/chấm dứt giao dịch bất động sản…

Quy định mới này đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự phối hợp chặt chẽ với đối tác và lưu trữ hồ sơ, chứng từ đầy đủ để giải trình khi cần.

Quản Lý và Ngừng Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử

Nghị định bổ sung nhiều trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, phản ánh cách tiếp cận quản lý rủi ro và siết chặt kỷ cương:

• Người nộp thuế có hành vi trốn thuế hoặc thuộc diện rủi ro rất cao.
• Bị cơ quan công an, viện kiểm sát, tòa án đề nghị ngừng sử dụng.
• Có hành vi lập hóa đơn điện tử để bán khống hàng hóa, dịch vụ và đã bị khởi tố.

Trình tự ngừng sử dụng cũng được quy định rất cụ thể, phân loại theo từng trường hợp, từ tự động ngừng trên hệ thống đến việc phải có thông báo bằng văn bản và có quyền giải trình.

Lời Khuyên Chuyên Gia Để Chuyển Đổi Mượt Mà

Đứng trước những thay đổi này, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng:

• Rà soát và phân loại: Kiểm tra xem doanh nghiệp mình có thuộc đối tượng bắt buộc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hay không.
• Đầu tư hệ thống: Chuẩn bị hạ tầng công nghệ thông tin, máy tính tiền có kết nối và phần mềm phù hợp.
• Đào tạo nội bộ: Tập huấn cho nhân viên, đặc biệt là nhân viên bán hàng và kế toán, về quy trình lập, xử lý và lưu trữ hóa đơn điện tử mới.
• Lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ uy tín: Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật và an ninh theo quy định của cơ quan thuế.
• Chủ động nắm bắt thông tin: Thường xuyên cập nhật các hướng dẫn chi tiết từ Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế để kịp thời ứng phó.

Tuân thủ pháp luật về thuế và hóa đơn không phải là gánh nặng, mà là nền tảng cho sự phát triển bền vững và chuyên nghiệp của mọi doanh nghiệp. Một hệ thống kế toán – thuế minh bạch, chính xác sẽ giúp bạn không chỉ yên tâm kinh doanh mà còn xây dựng được niềm tin vững chắc với đối tác và cơ quan quản lý nhà nước.

Hy vọng rằng những chia sẻ trên đây đã phần nào giúp bạn hình dung rõ hơn về những thay đổi quan trọng từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Hãy xem đây là một cơ hội để chuẩn hóa và hiện đại hóa hoạt động của mình, từ đó vận hành doanh nghiệp ngày càng hiệu quả và vững mạnh hơn trong kỷ nguyên số. Hành trình tuân thủ pháp luật tuy đôi khi có những thử thách, nhưng phần thưởng lớn nhất chính là sự an tâm và uy tín lâu dài cho thương hiệu của bạn.

Bạn hãy theo dõi các thông tin mới nhất và các tư vấn giá trị từ ConsultX tại website Công ty tư vấn ConsultX và Facebook ConsultX

Nguồn tham khảo:
Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ.
Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.
Cổng Thông tin điện tử Chính phủ (chinhphu.vn).
Cổng Thông tin điện tử Tổng cục Thuế (gdt.gov.vn).