Thông tư mới về kiểm toán kỹ thuật chữ ký điện tử 2026

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, chữ ký điện tử và các dịch vụ tin cậy đã trở thành “chìa khóa” không thể thiếu để doanh nghiệp vận hành hiệu quả, từ ký kết hợp đồng, giao dịch ngân hàng đến nộp thuế điện tử. Tuy nhiên, đi kèm với sự tiện lợi là những thách thức về bảo mật, an toàn thông tin và tính pháp lý. Làm thế nào để chúng ta có thể tin tưởng tuyệt đối vào những giao dịch số này?

Một cột mốc quan trọng vừa được thiết lập để củng cố niềm tin đó: Thông tư mới quy định về kiểm toán kỹ thuật đối với chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy do Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành, chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2026. Đây không chỉ là một quy định bắt buộc mà còn là lời giải cho bài toán an toàn thông tin trong kỷ nguyên số, đặc biệt đối với các doanh nghiệp FDI, doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) và hộ kinh doanh – những đối tượng đang tích cực số hóa hoạt động.

Kiểm toán kỹ thuật: “Bác sĩ” chẩn đoán sức khỏe hệ thống chữ ký điện tử của doanh nghiệp

Trước khi đi vào chi tiết của Thông tư, hãy cùng hiểu một cách đơn giản: Kiểm toán kỹ thuật trong lĩnh vực này hoạt động tương tự như một cuộc kiểm tra sức khỏe toàn diện cho hệ thống chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy của bạn. Nó không chỉ nhìn vào “vẻ ngoài” mà còn “giải phẫu” sâu bên trong để đảm bảo mọi quy trình, công nghệ đều vận hành an toàn, bảo mật và tuân thủ đúng các tiêu chuẩn khắt khe nhất.

Hoạt động này chính là lá chắn vững chắc, giúp doanh nghiệp ngăn ngừa rủi ro từ các lỗ hổng bảo mật, gian lận, đảm bảo tính pháp lý cho mọi giao dịch điện tử, từ đó xây dựng niềm tin với đối tác và khách hàng.

Đối tượng nào cần lưu tâm đến Thông tư này?

Thông tư này có phạm vi ảnh hưởng rộng, nhắm đến các nhóm đối tượng chính sau:

• Các tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy (Nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số – CA): Đây là nhóm đối tượng bắt buộc phải thực hiện kiểm toán kỹ thuật định kỳ.
• Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tạo lập và sử dụng chữ ký điện tử bảo đảm an toàn: Bao gồm cả các doanh nghiệp FDI, SMEs và hộ kinh doanh. Với nhóm này, việc kiểm toán được khuyến khích chủ động thực hiện. Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc tự bảo vệ mình trong môi trường số.
• Các tổ chức kiểm toán kỹ thuật: Các đơn vị đủ điều kiện và được chỉ định để thực hiện hoạt động kiểm toán.

Những điểm then chốt trong Thông tư kiểm toán kỹ thuật mà doanh nghiệp cần nắm rõ

Chu kỳ kiểm toán: Bài kiểm tra định kỳ 2 năm một lần

Đối với các nhà cung cấp dịch vụ tin cậy, Thông tư quy định một chu kỳ kiểm toán bắt buộc: 2 năm/lần. Đây là một chu kỳ hợp lý, vừa đảm bảo tính cập nhật, vừa không gây áp lực quá lớn về chi phí và nguồn lực cho doanh nghiệp.

Trong khi đó, các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ được khuyến khích chủ động thực hiện kiểm toán, đặc biệt là sau khi có sự thay đổi lớn về hệ thống công nghệ thông tin hoặc quy trình nghiệp vụ.

Nội dung kiểm toán: Đánh giá toàn diện từ kế hoạch đến thực tế

Một cuộc kiểm toán kỹ thuật toàn diện sẽ không chỉ ngồi nhìn hồ sơ. Nó bao gồm:

• Đánh giá thông tin thu thập được trong giai đoạn lập kế hoạch: Đảm bảo mọi tài liệu, quy trình đều được rà soát kỹ lưỡng trước khi tiến hành kiểm tra thực địa.
• Đánh giá thực tế, trực tiếp tại tổ chức được kiểm toán: Các chuyên gia kiểm toán sẽ trực tiếp kiểm tra hệ thống máy chủ, phần mềm, quy trình vận hành, cách thức bảo mật khóa riêng tư… để phát hiện các điểm yếu tiềm ẩn mà báo cáo trên giấy không thể hiện hết.

Thời hạn kiểm toán: Tối đa 6 tháng và có thể gia hạn

Thông tư quy định rõ ràng thời hạn cho một cuộc kiểm toán: không quá 6 tháng. Tuy nhiên, trong những trường hợp phức tạp, cần thêm thời gian để khắc phục các lỗi phát hiện được, thời hạn này có thể được gia hạn thêm tối đa 45 ngày.

Mẹo cho doanh nghiệp: Để quá trình kiểm toán diễn ra suôn sẻ và đúng hạn, hãy chuẩn bị sẵn sàng mọi tài liệu, minh chứng liên quan đến hệ thống và quy trình cung cấp/sử dụng dịch vụ ngay từ đầu. Sự hợp tác chặt chẽ với tổ chức kiểm toán là chìa khóa then chốt.

Kết quả kiểm toán: Giấy chứng nhận và báo cáo chi tiết

Sau cuộc kiểm toán, tổ chức kiểm toán sẽ đưa ra quyết định dựa trên kết quả đánh giá:

• Cấp Giấy chứng nhận kèm Báo cáo kiểm toán kỹ thuật: Nếu hệ thống đáp ứng đầy đủ các yêu cầu. Đây là một “tài sản” quý giá, giúp nâng cao uy tín và sự tin cậy của doanh nghiệp bạn.
• Thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không cấp chứng nhận: Kèm theo báo cáo chi tiết về những điểm chưa đạt. Đừng xem đây là một thất bại, mà hãy coi đó là cơ hội để nhận diện và khắc phục các lỗ hổng trước khi chúng gây ra hậu quả nghiêm trọng.

Lợi ích thực tế cho doanh nghiệp vừa và nhỏ & hộ kinh doanh

Việc tuân thủ và chủ động thực hiện kiểm toán kỹ thuật không chỉ là nghĩa vụ pháp lý, mà còn mang lại những lợi ích thiết thực:

• Nâng cao uy tín và sự tin cậy: Khi có giấy chứng nhận kiểm toán, bạn đang gửi một thông điệp mạnh mẽ đến đối tác, khách hàng rằng doanh nghiệp của bạn hoạt động minh bạch, an toàn và chuyên nghiệp.
• Phòng ngừa rủi ro pháp lý và tài chính: Một chữ ký điện tử không an toàn có thể dẫn đến các giao dịch vô hiệu, tranh chấp kéo dài, thậm chí là tổn thất tài chính nặng nề. Kiểm toán giúp bạn ngăn chặn điều này từ gốc rễ.
• Tối ưu hóa quy trình nội bộ: Quá trình kiểm toán thường phát hiện ra những điểm bất hợp lý trong quy trình vận hành, từ đó giúp doanh nghiệp điều chỉnh để vận hành trơn tru và hiệu quả hơn.
• Bắt kịp xu hướng chuyển đổi số: Đây là bước đi cần thiết để hội nhập vào nền kinh tế số, nơi mọi giao dịch đều được thực hiện một cách nhanh chóng, an toàn và có tính pháp lý cao.

Trách nhiệm của các bên liên quan

Thông tư cũng phân định rõ trách nhiệm của từng tổ chức:

• Tổ chức kiểm toán kỹ thuật: Phải đảm bảo tính khách quan, độc lập và tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật.
• Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia: Là đầu mối tiếp nhận và xử lý hồ sơ đăng ký chỉ định tổ chức kiểm toán.
• Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia: Là nơi tiếp nhận toàn bộ báo cáo kiểm toán kỹ thuật từ các doanh nghiệp, phục vụ cho công tác quản lý nhà nước.

Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên này tạo nên một khung pháp lý vững chắc, bảo vệ quyền lợi cho tất cả các tổ chức, cá nhân tham gia vào hệ sinh thái số.

Hành động ngay hôm nay để bắt kịp tương lai

Thông tư có hiệu lực từ đầu năm 2026, nhưng đừng chờ đến sát thời hạn mới hành động. Ngay từ bây giờ, các doanh nghiệp, đặc biệt là các SMEs và hộ kinh doanh, nên:

• Rà soát lại toàn bộ hệ thống và quy trình sử dụng chữ ký điện tử, chữ ký số hiện tại.
• Lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ uy tín, có dấu hiệu cho thấy họ sẽ tuân thủ nghiêm ngặt quy định kiểm toán định kỳ.
• Chủ động tìm hiểu và lên kế hoạch cho việc kiểm toán kỹ thuật nội bộ (nếu cần thiết) để kịp thời khắc phục các điểm yếu.
• Đào tạo cho nhân viên về tầm quan trọng của an toàn thông tin và việc sử dụng chữ ký điện tử một cách có trách nhiệm.

Hành trình chuyển đổi số là một cuộc chạy marathon, không phải nước rút. Việc tuân thủ các quy định mới như Thông tư về kiểm toán kỹ thuật chính là cách chúng ta chạy một cách bền vững và an toàn. Nó không phải là gánh nặng, mà là cơ hội để chúng ta cùng nhau xây dựng một môi trường kinh doanh số minh bạch, đáng tin cậy và thịnh vượng. Hãy xem đây như một bước đệm vững chắc để doanh nghiệp của bạn tự tin bứt phá trong kỷ nguyên số hóa.

Để cập nhật thường xuyên các thông tin pháp lý mới nhất và nhận những tư vấn chuyên sâu về quản trị tài chính – kế toán – thuế, bạn có thể theo dõi các kênh thông tin chính thức của ConsultX tại website ConsultX và Facebook ConsultX.

Nguồn tham khảo:
Thông tư quy định kiểm toán kỹ thuật đối với chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy (Ban hành kèm theo Thông tư số …/TT-BKHCN ngày … tháng … năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ).
Báo Điện tử Chính phủ.