Chuyển từ thuế khoán sang kê khai: 4 bước chuẩn bị 2026

Chỉ còn một khoảng thời gian rất ngắn nữa thôi, một thay đổi lớn trong chính sách thuế sẽ chính thức có hiệu lực, tác động trực tiếp đến hơn 5 triệu hộ kinh doanh trên cả nước. Thời điểm 01/01/2026 đang đến gần, đánh dấu sự chuyển mình từ phương thức thuế khoán quen thuộc sang cơ chế kê khai minh bạch, hiện đại. Đây không chỉ là một quy định mới, mà còn là cánh cửa mở ra một hành trình quản trị tài chính bài bản hơn, chuyên nghiệp hơn cho mọi chủ thể kinh doanh, từ cá nhân nhỏ lẻ đến các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hãy cùng nhau chuẩn bị thật kỹ càng để bước vào giai đoạn mới một cách tự tin và vững vàng nhất.

Hiểu rõ bản chất của thay đổi: Từ thuế khoán sang kê khai

Để có sự chuẩn bị tốt, việc đầu tiên là chúng ta cần hiểu rõ bản chất của sự thay đổi này. Phương thức thuế khoán (hay còn gọi là thuế môn bài) mà các hộ kinh doanh đã quen thuộc bấy lâu nay sẽ được thay thế bằng hình thức kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) một cách trực tiếp.

Sự chuyển đổi này phản ánh xu hướng hội nhập và minh bạch hóa trong quản lý thuế, giúp Nhà nước nắm bắt được chính xác hơn tình hình sản xuất kinh doanh, đồng thời tạo ra một sân chơi bình đẳng cho tất cả các thành phần kinh tế.

Điều này có nghĩa là, thay vì một mức thuế cố định được ấn định hàng năm dựa trên các tiêu chí như địa điểm, ngành nghề, quy mô, các hộ kinh doanh sẽ phải tự mình:

• Theo dõi doanh thu, chi phí thực tế phát sinh.
• Lập hóa đơn, chứng từ đầy đủ.
• Tự tính số thuế phải nộp dựa trên kết quả kinh doanh thực tế.
• Nộp tờ khai thuế định kỳ (tháng hoặc quý) cho cơ quan thuế.

Những lợi ích không thể phủ nhận khi chuyển đổi

Mặc dù ban đầu có vẻ phức tạp, việc chuyển sang kê khai thuế mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Công bằng và minh bạch: Bạn sẽ chỉ phải nộp thuế dựa trên kết quả kinh doanh thực tế của mình. Nếu làm ăn thua lỗ, số thuế phải nộp sẽ giảm đi hoặc bằng không, một điều khó có được ở cơ chế thuế khoán.
• Cơ hội hoàn thuế: Trong một số trường hợp, nếu số thuế đầu vào lớn hơn đầu ra, bạn có thể được hoàn thuế.
• Xây dựng uy tín doanh nghiệp: Hệ thống sổ sách, chứng từ rõ ràng là nền tảng để bạn có thể hợp tác với các đối tác lớn hơn, đặc biệt là các doanh nghiệp FDI có yêu cầu cao về tính pháp lý và minh bạch tài chính.
• Nâng cao năng lực quản trị: Đây là cơ hội vàng để bạn thực sự “nhìn thấy” dòng tiền, lợi nhuận của mình, từ đó có những điều chỉnh chiến lược kinh doanh hiệu quả.

Lộ trình chuẩn bị cho hộ kinh doanh: 4 bước then chốt trước thềm 2026

Để không bị bỡ ngỡ, ngay từ bây giờ, các hộ kinh doanh nên bắt tay vào thực hiện một lộ trình chuẩn bị bài bản. Dưới đây là 4 bước then chốt bạn cần thực hiện:

Bước 1: Đăng ký thuế và cấp mã số thuế

Nếu bạn chưa có mã số thuế cá nhân hoặc mã số thuế cho hộ kinh doanh, hãy liên hệ ngay với cơ quan thuế quản lý trực tiếp tại địa phương để hoàn tất thủ tục đăng ký. Đây là bước đầu tiên và bắt buộc để bạn có thể thực hiện kê khai.

Bước 2: Thiết lập thói quen ghi chép và lưu trữ chứng từ

Đây có lẽ là thay đổi quan trọng nhất về thói quen. Hãy bắt đầu ngay từ hôm nay:

• Sử dụng hóa đơn: Mọi giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ nên được xuất hóa đơn. Ngược lại, mọi chi phí mua hàng hóa, nguyên vật liệu, dịch vụ phục vụ kinh doanh cần phải có hóa đơn hợp lệ.
• Ghi chép sổ sách: Dù đơn giản, hãy duy trì một cuốn sổ ghi chép doanh thu, chi phí hàng ngày. Bạn có thể sử dụng sổ tay hoặc các ứng dụng, phần mềm kế toán đơn giản trên điện thoại.
• Lưu trữ khoa học: Sắp xếp và lưu trữ tất cả hóa đơn, chứng từ một cách ngăn nắp theo tháng, quý. Việc này sẽ vô cùng hữu ích khi bạn lập tờ khai và đối chiếu khi có yêu cầu.

Mẹo nhỏ: Hãy chụp ảnh hoặc scan tất cả chứng từ và lưu trữ trên đám mây (Google Drive, iCloud...) để đảm bảo không bị mất và có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi.

Bước 3: Tìm hiểu về các loại thuế và cách tính

Hai loại thuế chính bạn cần nắm rõ là Thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN).

• Thuế GTGT: Thường áp dụng theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu. Ví dụ, với ngành nghề bán lẻ, mức thuế suất có thể là 1% trên doanh thu.Công thức ước tính: Thuế GTGT phải nộp = Doanh thu tính thuế x Thuế suất (%)
• Thuế TNCN: Được tính trên thu nhập tính thuế (lợi nhuận) sau khi đã trừ đi các khoản chi phí hợp lý và giảm trừ gia cảnh cho bản thân và người phụ thuộc.Công thức ước tính: Thuế TNCN phải nộp = Thu nhập tính thuế x Thuế suất (theo biểu thuế lũy tiến từng phần)

Việc hiểu rõ cách tính sẽ giúp bạn chủ động dự trù tài chính và không bị sốc khi nộp thuế.

Bước 4: Lựa chọn kỳ kê khai và nộp thuế

Bạn cần xác định xem mình sẽ kê khai theo tháng hay theo quý. Với các hộ kinh doanh mới hoặc có quy mô nhỏ, kê khai theo quý thường được ưu tiên vì giảm tần suất công việc. Hãy tham khảo ý kiến từ cơ quan thuế hoặc các chuyên gia tư vấn để có lựa chọn phù hợp nhất.

Những thách thức và giải pháp dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs)

Không chỉ hộ kinh doanh cá thể, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) cũng cần lưu tâm đến sự thay đổi này, đặc biệt trong việc quản lý các đối tác là hộ kinh doanh. Khi các hộ kinh doanh chuyển sang kê khai, họ sẽ phải xuất hóa đơn đầy đủ. Điều này đòi hỏi các SMEs phải:

• Nghiêm túc hơn trong việc yêu cầu hóa đơn đầu vào từ các nhà cung cấp là hộ kinh doanh để được khấu trừ thuế GTGT.
• Rà soát lại hệ thống kế toán, đảm bảo phù hợp với các quy định mới và có khả năng đối soát với các đối tác đã chuyển đổi.

Đối với các doanh nghiệp FDI, đây là một tín hiệu đáng mừng. Môi trường pháp lý ngày càng minh bạch sẽ giúp họ dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm và hợp tác với các nhà cung cấp địa phương có tính chuyên nghiệp cao, đáp ứng được các chuẩn mực kế toán và thuế quốc tế.

Lời khuyên từ chuyên gia: Đừng để “nước đến chân mới nhảy”

Thời gian 3 tháng không phải là quá dài. Thay vì lo lắng, hãy xem đây là một cơ hội để nâng cấp hoạt động kinh doanh của mình. Dưới đây là một số lời khuyên tâm huyết:

• Hãy bắt đầu ngay hôm nay: Đừng chần chừ. Việc tập ghi chép và lưu trữ chứng từ cần thời gian để hình thành thói quen.
• Tích cực tìm hiểu thông tin: Theo dõi các kênh thông tin chính thống từ Tổng cục Thuế, tham dự các buổi hội thảo, tập huấn do cơ quan thuế hoặc các hiệp hội tổ chức.
• Cân nhắc sử dụng dịch vụ tư vấn: Nếu bạn cảm thấy quá tải với các quy định và thủ tục, việc thuê một đơn vị tư vấn thuế, kế toán chuyên nghiệp là một sự đầu tư thông minh. Họ sẽ giúp bạn thiết lập hệ thống, đào tạo nhân sự và đảm bảo tuân thủ pháp luật một cách trọn vẹn, giúp bạn tập trung toàn lực vào kinh doanh.

Hành trình chuyển đổi nào ban đầu cũng có những khó khăn nhất định, nhưng với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và một tinh thần sẵn sàng đón nhận cái mới, tôi tin chắc rằng cộng đồng doanh nghiệp và hộ kinh doanh Việt Nam sẽ vượt qua một cách xuất sắc. Sự thay đổi này không chỉ là nghĩa vụ, mà còn là bước đệm quan trọng để mỗi chúng ta trở nên chuyên nghiệp hơn, vững mạnh hơn và hội nhập sâu rộng hơn vào nền kinh tế. Hãy cùng nhau biến thách thức thành cơ hội, xây dựng một nền tảng tài chính minh bạch và bền vững cho chính doanh nghiệp của mình.

Bạn hãy theo dõi các thông tin mới nhất và các tư vấn giá trị từ ConsultX tại website Công ty tư vấn ConsultX và Facebook ConsultX.

Nguồn tham khảo:
Tổng cục Thuế
Nghị định và Thông tư hướng dẫn về thuế GTGT, thuế TNCN cho hộ kinh doanh cá thể.