Hướng dẫn chi tiết Nghị định 70/2025 về hóa đơn điện tử

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, việc quản lý hóa đơn, chứng từ cũng không nằm ngoài xu hướng này. Mới đây, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Với hiệu lực từ ngày 01/6/2025, nghị định này mang đến nhiều thay đổi quan trọng, không chỉ tạo thuận lợi cho doanh nghiệp mà còn thúc đẩy minh bạch và hiện đại hóa công tác quản lý thuế. Đây là thông tin mà mọi doanh nghiệp, từ các tập đoàn FDI đến các hộ kinh doanh cá thể, đều cần nắm bắt kịp thời để điều chỉnh hoạt động cho phù hợp.

Những điểm mới nổi bật liên quan trực tiếp đến người nộp thuế

Nhóm nội dung này hướng đến mục tiêu minh bạch hóa và tạo điều kiện tối đa cho người nộp thuế, đồng thời đơn giản hóa các thủ tục hành chính.

Mở rộng đối tượng áp dụng và nguyên tắc sử dụng

Nghị định 70/2025 đã mở rộng phạm vi áp dụng hóa đơn điện tử, bao gồm cả nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số. Đây là bước tiến quan trọng, phù hợp với xu thế kinh tế số toàn cầu.

Về nguyên tắc lập và sử dụng, có một số điểm đáng chú ý:

• Bổ sung trách nhiệm của người bán trong việc lập hóa đơn theo các trường hợp quy định tại Điều 19.
• Khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn thông qua các chương trình như “khách hàng thường xuyên”, “hóa đơn may mắn”.
• Mở rộng quyền ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cho bên thứ ba, nay áp dụng cho cả hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, không chỉ giới hạn ở doanh nghiệp như trước đây.

Việc mở rộng đối tượng được ủy nhiệm lập hóa đơn cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh là một điều chỉnh rất thiết thực, giúp giảm bớt gánh nặng hành chính cho nhóm đối tượng này, tạo điều kiện để họ tập trung nhiều hơn vào hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Cập nhật về loại hóa đơn và thời điểm lập

Nghị định mới bổ sung một số loại hóa đơn đặc thù:

• Hóa đơn cho doanh nghiệp chế xuất: Tùy theo phương pháp kê khai thuế GTGT (trực tiếp hoặc khấu trừ) mà sử dụng hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT.
• Hóa đơn thương mại điện tử: Áp dụng cho tổ chức, cá nhân xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, với điều kiện phải chuyển dữ liệu hóa đơn bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế.

Về thời điểm lập hóa đơn, có nhiều điều chỉnh chi tiết cho từng ngành, nghề cụ thể:

• Xuất khẩu hàng hóa: Lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.
• Dịch vụ cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài: Thời điểm lập là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
• Một số ngành đặc thù như ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, vận tải… được quy định thời điểm lập hóa đơn linh hoạt hơn, phù hợp với đặc điểm nghiệp vụ.

Mẹo nhỏ: Đối với các giao dịch xuất khẩu, doanh nghiệp cần lưu ý theo dõi sát ngày thông quan để lập hóa đơn đúng hạn, tránh ảnh hưởng đến việc kê khai thuế.

Chi tiết hóa nội dung trên hóa đơn

Nghị định 70/2025 quy định rõ ràng hơn về nội dung thể hiện trên hóa đơn, phù hợp với từng loại hình kinh doanh:

• Bổ sung thông tin số định danh cá nhân hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách của người mua.
• Với dịch vụ ăn uống, hóa đơn phải thể hiện rõ mặt hàng ăn, uống.
• Với dịch vụ vận tải, cần ghi rõ biển kiểm soát phương tiện và hành trình (điểm đi – điểm đến).
• Doanh nghiệp kinh doanh vận tải trên nền tảng số phải thể hiện thông tin người gửi hàng.

Đặc biệt, nghị định mới cũng quy định rõ về thời điểm ký số và thời điểm khai thuế, giúp doanh nghiệp tránh được những nhầm lẫn không đáng có trong việc kê khai.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Ai phải áp dụng?

Đây là một nội dung được quan tâm đặc biệt, nhất là với các doanh nghiệp bán lẻ và hộ kinh doanh. Nghị định 70/2025 mở rộng đối tượng áp dụng bắt buộc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, bao gồm:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu hàng năm từ 01 tỷ đồng trở lên.
• Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng trong các lĩnh vực như: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy), ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ giải trí…

Nghị định cũng quy định rõ nội dung tối thiểu phải có trên loại hóa đơn này, đảm bảo tính pháp lý và khả năng kiểm soát.

Việc mở rộng áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là xu hướng tất yếu nhằm minh bạch hóa doanh thu, chống thất thu thuế. Các doanh nghiệp và hộ kinh doanh thuộc diện nên chủ động tìm hiểu và chuẩn bị các điều kiện cần thiết về hạ tầng công nghệ để triển khai kịp thời.

Điều chỉnh và thay thế hóa đơn điện tử: Quy trình chặt chẽ hơn

Nghị định 70/2025 siết chặt quy trình điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai:

• Trước khi điều chỉnh, người bán và người mua (nếu là tổ chức, hộ kinh doanh) phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót. Với người mua là cá nhân, người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website.
• Cho phép lập 01 hóa đơn để điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng của cùng một người mua, giúp giảm thiểu thủ tục.
• Quy định cụ thể việc xử lý hóa đơn trong các trường hợp đặc thù như: trả lại hàng hóa, chiết khấu thương mại, hoàn phí bảo hiểm, hủy giao dịch…

Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có quy trình nội bộ chặt chẽ trong việc kiểm soát và xử lý hóa đơn, đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

Đăng ký và ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Thủ tục đăng ký được siết chặt

Khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, hệ thống sẽ tự động đối chiếu thông tin người đại diện pháp luật với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Nếu người đại diện này đang hoặc từng liên quan đến các doanh nghiệp có “lịch sử không tốt” (như ngừng hoạt động, vi phạm thuế, rủi ro cao…), cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình hoặc xác minh hoạt động thực tế.

Mở rộng các trường hợp bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Ngoài các trường hợp đã có, nghị định mới bổ sung nhiều trường hợp có thể bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, như:

• Có hành vi lập hóa đơn điện tử để bán khống hàng hóa, dịch vụ và bị khởi tố.
• Bị cơ quan công an, viện kiểm sát, tòa án có văn bản đề nghị ngừng sử dụng.
• Cơ quan chức năng phát hiện và thông báo về hành vi vi phạm pháp luật thuế, hóa đơn.
• Doanh nghiệp, hộ kinh doanh bị xác định có hành vi trốn thuế hoặc thuộc diện rủi ro rất cao.

Điều này cho thấy công tác quản lý sẽ ngày càng chặt chẽ, và việc tuân thủ pháp luật về thuế, hóa đơn là yêu cầu bắt buộc để duy trì hoạt động kinh doanh ổn định.

Những thay đổi quan trọng về chứng từ

Nghị định 70/2025 cũng có những sửa đổi đáng kể về chứng từ:

• Bổ sung chứng từ khấu trừ thuế đối với hoạt động kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số.
• Quy định rõ thời điểm lập chứng từ và thời điểm ký số.
• Mở rộng đối tượng đăng ký sử dụng chứng từ điện tử.
• Áp dụng nguyên tắc xử lý chứng từ điện tử tương tự như hóa đơn điện tử.

Lộ trình và trách nhiệm thi hành

Nghị định quy định lộ trình chuyển đổi phù hợp. Đối với các tổ chức, hộ kinh doanh thuộc diện phải áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng chưa đáp ứng điều kiện về công nghệ, cơ quan thuế sẽ có kế hoạch hỗ trợ. Tuy nhiên, sau khi đã được hỗ trợ và thông báo mà không chuyển đổi sẽ bị xem là vi phạm.

Trách nhiệm thi hành được phân công rõ ràng cho Bộ Tài chính, Bộ Công Thương và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố, cho thấy sự quyết tâm triển khai đồng bộ trên phạm vi toàn quốc.

Hành trình chuyển đổi số trong quản lý hóa đơn, chứng từ là một bước đi cần thiết, phù hợp với xu thế chung của thời đại. Mặc dù ban đầu có thể có những bỡ ngỡ, nhưng về lâu dài, những thay đổi này sẽ mang lại lợi ích cho chính các doanh nghiệp và nền kinh tế thông qua sự minh bạch, giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý. Việc chủ động tìm hiểu, cập nhật và tuân thủ các quy định mới không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cách để mỗi doanh nghiệp, mỗi hộ kinh doanh nâng cao năng lực cạnh tranh và xây dựng một hình ảnh kinh doanh chuyên nghiệp, bền vững.

Để không bỏ lỡ những thông tin cập nhật mới nhất và các tư vấn giá trị giúp hành trình kinh doanh của bạn thuận lợi hơn, bạn hãy theo dõi ConsultX tại website Công ty tư vấn ConsultX và Facebook ConsultX.

Nguồn tham khảo

• Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ.
• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.
• Cổng thông tin điện tử Chính phủ (chinhphu.vn).