Hướng dẫn kế toán hộ kinh doanh theo Thông tư 152/2025

Trong hành trình khởi nghiệp và phát triển doanh nghiệp, có một “người bạn đồng hành” thầm lặng nhưng lại đóng vai trò vô cùng quan trọng quyết định đến sự bền vững và minh bạch của bạn. Đó chính là công tác kế toán. Đối với các hộ kinh doanh cá thể hay doanh nghiệp nhỏ, việc ghi chép sổ sách đôi khi bị xem nhẹ vì cho rằng quá phức tạp hoặc tốn thời gian. Thế nhưng, một hệ thống sổ sách rõ ràng không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật một cách nhẹ nhàng, mà còn là “la bàn” định hướng tài chính, giúp bạn nhìn ra đâu là điểm mạnh, đâu là khoản chi cần tối ưu cho hoạt động kinh doanh của mình.

Mới đây, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 152/2025/TT-BTC, một văn bản hướng dẫn rất cụ thể và thiết thực về kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Đây có thể xem như một “cẩm nang” giúp bạn hệ thống hóa công việc này một cách bài bản hơn, phù hợp với quy mô và đặc thù riêng. Bài viết này sẽ cùng bạn khám phá những điểm mới, quan trọng từ thông tư và biến chúng thành những hướng dẫn, mẹo thực tế dễ áp dụng.

Thông tư 152/2025: “Cánh tay phải” mới cho công tác kế toán hộ kinh doanh

Thông tư 152/2025/TT-BTC chính thức có hiệu lực, mang đến một khung hướng dẫn chi tiết, linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo tính tuân thủ. Điều này cho thấy Nhà nước đang rất quan tâm và tạo điều kiện để cộng đồng doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh có thể tiếp cận công tác kế toán một cách bài bản và dễ dàng hơn.

Việc ban hành Thông tư 152 là một bước tiến tích cực, thể hiện sự thấu hiểu của cơ quan quản lý đối với đặc thù kinh doanh quy mô nhỏ. Nó không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật mà còn góp phần nâng cao năng lực quản trị tài chính nội bộ, tạo nền tảng vững chắc để phát triển bền vững.

Ai có thể đảm nhận vai trò kế toán cho hộ kinh doanh?

Một trong những điểm đáng chú ý nhất của thông tư là sự linh hoạt trong việc bố trí người làm kế toán. Bạn không nhất thiết phải thuê một kế toán viên chuyên nghiệp ngay lập tức. Cụ thể, người đại diện hộ kinh doanh có thể:

• Tự mình ghi chép sổ sách kế toán.
• Bố trí người thân trong gia đình như cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh chị em ruột làm kế toán. Điều này rất phù hợp với mô hình kinh doanh hộ gia đình.
• Giao nhiệm vụ kiêm nhiệm cho người quản lý, thủ kho, thủ quỹ hoặc nhân viên thường xuyên mua bán.
• Thuê dịch vụ kế toán bên ngoài – một giải pháp tối ưu về chuyên môn và thời gian cho nhiều chủ kinh doanh.

Quy định này mở ra nhiều lựa chọn, giúp bạn tìm được phương án phù hợp nhất với nguồn lực và quy mô hiện tại của mình.

Quy định về sổ sách và lưu trữ: Đơn giản nhưng hiệu quả

Thông tư cũng làm rõ các yêu cầu về sổ kế toán và lưu trữ, với tinh thần “giảm gánh nặng” cho người kinh doanh:

• Hình thức lưu trữ: Bạn có thể lưu trữ toàn bộ hóa đơn, chứng từ, sổ sách bằng bản giấy truyền thống hoặc trên phương tiện điện tử. Việc số hóa không chỉ tiện lợi, tiết kiệm không gian mà còn giúp tra cứu và đối chiếu dễ dàng hơn.
• Thời hạn lưu trữ: Tối thiểu là 05 năm đối với tài liệu kế toán. Riêng hóa đơn, cần tuân thủ theo quy định của Luật Quản lý thuế. Hãy coi đây là một nguyên tắc bất di bất dịch để bảo vệ chính mình trong mọi trường hợp kiểm tra, thanh tra.
• Linh hoạt trong mẫu sổ: Bạn được quyền bổ sung thêm các sổ kế toán hoặc điều chỉnh biểu mẫu sẵn có cho phù hợp với nhu cầu quản lý cụ thể của hộ kinh doanh. Tuy nhiên, dù thay đổi thế nào, sổ kế toán vẫn phải đảm bảo các yếu tố cơ bản: Tên sổ, ngày tháng năm lập sổ, và chữ ký xác nhận của người đại diện.

Hướng dẫn chi tiết ghi sổ kế toán theo từng đối tượng thuế

Đây là phần “trái tim” của thông tư, hướng dẫn cụ thể bạn nên dùng sổ nào, ghi ra sao tùy thuộc vào chế độ thuế mà hộ kinh doanh của bạn đang áp dụng. Hiểu rõ phần này sẽ giúp công việc kế toán trở nên nhẹ nhàng và chính xác.

Trường hợp 1: Hộ kinh doanh không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN

Nếu hộ kinh doanh của bạn thuộc diện được miễn các loại thuế này (ví dụ: kinh doanh các mặt hàng, dịch vụ không chịu thuế GTGT và có tổng doanh thu dưới ngưỡng phải nộp thuế TNCN), công việc trở nên rất đơn giản.

• Sổ sử dụng: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S1a-HKD).
• Mục đích: Sổ này chủ yếu để bạn theo dõi toàn bộ doanh thu phát sinh. Nó là căn cứ quan trọng để bạn tự đánh giá xem liệu doanh thu của mình có vượt ngưỡng phải chuyển sang đối tượng chịu thuế hay không.
• Cách ghi: Rất đơn giản, bạn chỉ cần ghi lại:
  • Ngày tháng phát sinh.
  • Diễn giải ngắn gọn về khoản doanh thu (VD: Bán 10 áo thun, Sửa chữa máy tính cho khách A…). Bạn có thể ghi từng giao dịch hoặc tổng hợp theo ngày/tuần.
  • Số tiền doanh thu tương ứng.

Mẹo nhỏ: Ngay cả khi được miễn thuế, việc ghi chép doanh thu cẩn thận vẫn là vô cùng cần thiết. Nó không chỉ giúp bạn nắm được “sức khỏe” kinh doanh mà còn là cơ sở vững chắc nếu sau này doanh thu tăng lên và bạn chuyển sang chế độ kê khai thuế. Hãy coi đây là thói quen tốt ngay từ đầu.

Trường hợp 2: Hộ kinh doanh nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu

Đây là chế độ phổ biến (thường gọi là thuế khoán hoặc thuế theo tỷ lệ). Ở chế độ này, số thuế phải nộu được tính bằng cách áp một tỷ lệ phần trăm cố định lên tổng doanh thu.

• Sổ sử dụng: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S2a-HKD).
• Điểm khác biệt: Sổ này yêu cầu bạn phân loại doanh thu theo nhóm ngành nghề. Tại sao? Vì mỗi ngành nghề có thể được áp dụng một tỷ lệ % tính thuế GTGT hoặc mức thuế suất thuế TNCN khác nhau.
  • Ví dụ: Bạn vừa mở quán ăn (ngành dịch vụ ăn uống, tỷ lệ thuế X%) vừa bán thêm nước đóng chay (ngành bán buôn/bán lẻ, tỷ lệ thuế Y%). Bạn cần ghi chép doanh thu của hai hoạt động này riêng biệt.
• Cách ghi:
  • Ghi số hóa đơn, ngày tháng.
  • Diễn giải rõ doanh thu này thuộc ngành nghề nào.
  • Ghi số tiền doanh thu tương ứng với từng ngành.
  • Cuối kỳ (tháng/quý), bạn tổng hợp doanh thu từng ngành, nhân với tỷ lệ thuế tương ứng để ra số thuế phải nộp.

Thuế phải nộp = Tổng doanh thu ngành A * Tỷ lệ % thuế của ngành A + Tổng doanh thu ngành B * Tỷ lệ % thuế của ngành B

Trường hợp 3: Hộ kinh doanh nộp thuế GTGT theo % doanh thu và thuế TNCN trên thu nhập tính thuế

Chế độ này phức tạp hơn một chút vì thuế TNCN không tính trên doanh thu nữa, mà tính trên thu nhập tính thuế (Doanh thu – Chi phí hợp lý). Điều này đòi hỏi bạn phải theo dõi cả chi phí.

• Bộ sổ sử dụng: Thông tư quy định một bộ 4 mẫu sổ:
  1. Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S2b-HKD): Theo dõi doanh thu.
  2. Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu S2c-HKD): Đây là sổ quan trọng nhất, giúp bạn tập hợp tất cả các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNCN (như tiền mua nguyên vật liệu, tiền thuê mặt bằng, điện nước, lương nhân viên…).
  3. Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu S2d-HKD): Theo dõi tồn kho, nhập xuất.
  4. Sổ chi tiết tiền (Mẫu S2e-HKD): Theo dõi dòng tiền thu, chi thực tế qua quỹ hoặc ngân hàng.
• Lưu ý về chứng từ: Đối với các khoản chi phí, bạn cần lưu giữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Trường hợp mua hàng của cá nhân không có hóa đơn, bạn cần lập Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định.

Bí quyết từ chuyên gia: Đừng để dồn việc ghi chép vào cuối tháng hay cuối quý. Hãy tập thói quen ghi lại mọi khoản thu, chi ngay khi chúng phát sinh, dù là nhỏ nhất. Một cuốn sổ tay nhỏ, một file Excel đơn giản hay một ứng dụng quản lý chi tiêu trên điện thoại có thể là trợ thủ đắc lực. Việc này giúp bạn không bỏ sót chi phí hợp lý nào, từ đó tối ưu số thuế TNCN phải nộp một cách hợp pháp.

Lợi ích vượt trội khi áp dụng kế toán bài bản

Việc tuân thủ Thông tư 152 không chỉ đơn thuần là để “đối phó” với cơ quan thuế. Nó mang lại những giá trị thiết thực cho chính hoạt động kinh doanh của bạn:

• Quản lý tài chính minh bạch, nắm rõ lãi lỗ: Bạn sẽ biết chính xác mình kiếm được bao nhiêu, chi những gì, lợi nhuận thực sự là bao nhiêu. Từ đó, đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt như điều chỉnh giá, cắt giảm chi phí không cần thiết, hay đầu tư mở rộng.
• Thuận lợi khi vay vốn ngân hàng: Một bộ hồ sơ kế toán rõ ràng, sổ sách đầy đủ là minh chứng tốt nhất về tình hình tài chính lành mạnh, giúp bạn dễ dàng thuyết phục ngân hàng hoặc các tổ chức tín dụng.
• Giảm thiểu rủi ro pháp lý và thuế: Ghi chép đầy đủ giúp bạn kê khai thuế chính xác, tránh bị phạt do sai sót, nhầm lẫn hoặc thiếu minh bạch. Bạn sẽ chủ động và an tâm hơn trong mọi cuộc kiểm tra.
• Tạo dựng niềm tin với đối tác: Sự chuyên nghiệp trong quản lý nội bộ, bao gồm cả tài chính-kế toán, sẽ nâng cao uy tín và hình ảnh của bạn trong mắt nhà cung cấp, khách hàng lớn.