Bài học chuyển đổi số từ chính quyền cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh kinh tế số đang phát triển mạnh mẽ, không chỉ các cơ quan nhà nước mà mỗi doanh nghiệp, từ tập đoàn đa quốc gia đến hộ kinh doanh cá thể, đều đang đứng trước một cơ hội và thách thức mang tên “chuyển đổi số”. Nếu như chính quyền địa phương coi đây là đòn bẩy để vận hành thông suốt và phục vụ người dân tốt hơn, thì với cộng đồng doanh nghiệp, đây chính là chìa khóa để tối ưu hóa vận hành, nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững. Bài viết này sẽ khai thác góc nhìn từ câu chuyện chuyển đổi số của chính quyền, để rút ra những bài học và gợi ý thiết thực cho doanh nghiệp của bạn.

Chuyển đổi số: Từ “bà đỡ” của chính quyền đến “trợ thủ” đắc lực của doanh nghiệp

Mô hình chính quyền địa phương 2 cấp đặt ra bài toán về khối lượng công việc khổng lồ dồn về cấp cơ sở. Giải pháp được tìm thấy chính là chuyển đổi số. Việc ứng dụng Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, hệ thống định danh điện tử và các nền tảng dịch vụ công trực tuyến đã giúp giảm tải áp lực hành chính một cách đáng kể.

Chuyển đổi số không chỉ giúp “đỡ việc”, mà còn góp phần nâng cao kỷ luật, kỷ cương hành chính, bảo đảm sự chỉ đạo, điều hành thông suốt và minh bạch.

Điều này gợi cho chúng ta điều gì? Nếu chính quyền có thể dùng số hóa để xử lý hàng nghìn thủ tục cho hàng triệu người dân, thì doanh nghiệp của bạn hoàn toàn có thể áp dụng triết lý tương tự để quản lý hàng trăm giao dịch, chứng từ và tương tác với khách hàng. Câu chuyện thành công của chính quyền số chính là một minh chứng sống động về sức mạnh của công nghệ trong việc tối ưu hóa quy trình.

Bài học cho doanh nghiệp: Số hóa để giảm tải và tăng tốc

Hãy nhìn vào ví dụ về lĩnh vực tư pháp – hộ tịch. Thay vì gửi công văn qua đường bưu điện mất nhiều ngày, giờ đây cán bộ có thể tra cứu, đối chiếu thông tin ngay trên phần mềm. Tương tự, doanh nghiệp bạn có thể:

• Số hóa toàn bộ quy trình kế toán – thuế: Thay vì lưu trữ chứng từ giấy, hãy sử dụng phần mềm kế toán điện tử, hóa đơn điện tử. Việc tra cứu, đối chiếu với cơ quan thuế sẽ trở nên tức thì.Mẹo nhỏ: Ưu tiên lựa chọn phần mềm kế toán có kết nối trực tiếp với Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để việc kê khai, nộp tờ khai và nhận thông báo trở nên tự động hóa.
• Xây dựng cơ sở dữ liệu nội bộ tập trung: Từ thông tin khách hàng, hợp đồng, đến hồ sơ nhân sự. Một hệ thống dữ liệu thống nhất giúp mọi phòng ban truy cập và cập nhật thông tin nhanh chóng, tránh tình trạng “silo” dữ liệu gây chậm trễ công việc.
• Triển khai hệ thống quản trị doanh nghiệp (ERP): Đây là bước tiến cao hơn, giúp tích hợp mọi quy trình từ bán hàng, sản xuất, kho vận đến tài chính trên một nền tảng duy nhất, tạo ra sự thông suốt và minh bạch tuyệt đối.

Xây dựng “công dân số” trong doanh nghiệp: Nền tảng của thành công

Báo cáo chính trị trình Đại hội XIV nhấn mạnh: Chính quyền số chỉ có thể vận hành hiệu quả khi xã hội số được hình thành, trong đó người dân trở thành chủ thể trung tâm. Điều này càng đúng với doanh nghiệp. Bạn có thể đầu tư những phần mềm đắt tiền nhất, nhưng nếu đội ngũ nhân viên không sẵn sàng đón nhận và sử dụng thành thạo, mọi nỗ lực đều có thể đổ vỡ.

Thực tế tại nhiều địa phương cho thấy, nơi nào làm tốt công tác tuyên truyền, hướng dẫn “cầm tay chỉ việc”, người dân sẽ nhanh chóng thích ứng và hình thành thói quen giao dịch số. Doanh nghiệp cần học tập điều này:

• Đào tạo và đồng hành: Đừng chỉ triển khai phần mềm rồi bỏ mặc. Hãy tổ chức các buổi đào tạo bài bản, có tài liệu hướng dẫn cụ thể và bộ phận hỗ trợ kỹ thuật sẵn sàng giải đáp thắc mắc.
• Lãnh đạo phải đi đầu: Văn hóa số phải bắt đầu từ chính những người lãnh đạo. Khi CEO, giám đốc tích cực sử dụng các nền tảng số để phê duyệt, điều hành, nhân viên sẽ nhìn thấy sự nghiêm túc và noi theo.
• Gắn với lợi ích thiết thực: Hãy chỉ cho nhân viên thấy chuyển đổi số giúp họ giảm bớt công việc thủ công nhàm chán nào, tiết kiệm thời gian ra sao, từ đó họ sẽ có động lực thay đổi.

Những thách thức và giải pháp thực tế cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Cũng như chính quyền cấp xã gặp khó khăn về nguồn lực tài chính và nhân sự, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) và hộ kinh doanh thường e ngại trước bài toán chi phí đầu tư cho chuyển đổi số.

Vượt qua rào cản về chi phí và nhân lực

Tin vui là, bạn không cần phải “ôm” một hệ thống ERP khổng lồ ngay từ đầu. Hãy bắt đầu với những bước nhỏ, thiết thực và có tính lan tỏa:

• Ưu tiên các giải pháp SaaS (Phần mềm như một dịch vụ): Thay vì bỏ ra khoản tiền lớn để mua bản quyền vĩnh viễn và đầu tư máy chủ, hãy sử dụng các phần mềm trả phí theo tháng/năm. Mô hình này giúp giảm gánh nặng vốn ban đầu và dễ dàng nâng cấp, mở rộng.Ví dụ: Sử dụng phần mềm kế toán điện tử, phần mềm bán hàng, CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) trên nền tảng đám mây.
• Tận dụng các nền tảng miễn phí hoặc chi phí thấp: Từ Google Workspace/ Microsoft 365 cho công việc văn phòng, đến các công cụ quản lý dự án như Trello, Asana. Chúng là bước đệm hoàn hảo để xây dựng thói quen làm việc số.
• Thuê ngoài dịch vụ chuyên môn: Thay vì tuyển một kế toán viên am hiểu cả nghiệp vụ lẫn công nghệ (vốn rất khó tìm và chi phí cao), bạn có thể thuê dịch vụ kế toán thuế trọn gói từ các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp. Họ sẽ giúp bạn vận hành bộ máy tài chính-kế toán trên nền tảng số một cách bài bản, đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Đảm bảo an toàn, an ninh thông tin

Đây là thách thức chung của cả chính quyền và doanh nghiệp. Khi mọi thứ lên “mây”, rủi ro về rò rỉ dữ liệu, tấn công mạng là có thật. Doanh nghiệp cần:

• Nâng cao nhận thức về bảo mật: Đào tạo nhân viên về các thủ thuật lừa đảo trực tuyến (phishing), cách đặt mật khẩu mạnh, bảo vệ tài khoản.
• Lựa chọn nhà cung cấp uy tín: Khi sử dụng dịch vụ SaaS, hãy tìm hiểu kỹ về chính sách bảo mật, cam kết bảo vệ dữ liệu và khả năng phục hồi sau sự cố của nhà cung cấp.
• Thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ: Dù dữ liệu được lưu trữ trên đám mây, việc có một bản sao lưu độc lập tại một nơi an toàn là nguyên tắc bất di bất dịch.

Lợi ích kép: Tuân thủ pháp luật thuận lợi và nâng tầm kinh doanh

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp không chỉ là câu chuyện nội bộ. Nó đang trở thành yêu cầu ngầm định từ phía cơ quan nhà nước. Khi bạn sử dụng hóa đơn điện tử, kê khai thuế qua mạng, báo cáo bảo hiểm xã hội điện tử… bạn đang trực tiếp kết nối với “chính quyền số”. Quá trình này giúp:

• Giảm thiểu sai sót và rủi ro pháp lý: Hệ thống số sẽ tự động kiểm tra, cảnh báo các lỗi sai về mã số thuế, thông tin khách hàng trước khi phát hành hóa đơn hoặc nộp tờ khai.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí tuân thủ: Không còn cảnh xếp hàng chờ nộp tờ khai thuế hay chạy đi chạy lại để nộp báo cáo. Mọi thứ được giải quyết nhanh chóng qua mạng internet.
• Tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, hiện đại: Đối tác và khách hàng sẽ đánh giá cao một doanh nghiệp biết ứng dụng công nghệ vào quản lý và giao dịch. Đây là lợi thế cạnh tranh quan trọng trong thời đại số.

Khi được triển khai đồng bộ, lấy người dân (và ở đây là khách hàng, nhân viên) làm trung tâm, chuyển đổi số sẽ trở thành động lực quan trọng xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch, hiệu lực, hiệu quả.

Hành trình chuyển đổi số của chính quyền địa phương 2 cấp cho chúng ta thấy một lộ trình rõ ràng: bắt đầu từ nền tảng, chú trọng con người, giải quyết vấn đề thiết thực và hướng tới sự minh bạch, hiệu quả. Đối với doanh nghiệp, đặc biệt là các SMEs và hộ kinh doanh, con đường này có thể gập ghềnh hơn vì hạn chế về nguồn lực. Nhưng hãy nhớ, bạn không cần phải chạy một mạch đến đích. Hãy bắt đầu bằng một bước đi nhỏ, vững chắc ngay hôm nay: số hóa một quy trình đơn giản nhất, đào tạo cho một nhóm nhân viên nhiệt huyết, hoặc tìm kiếm sự tư vấn từ những chuyên gia am hiểu cả công nghệ lẫn luật pháp. Mỗi thay đổi nhỏ đều đang đưa doanh nghiệp của bạn tiến gần hơn đến một mô hình vận hành thông minh, linh hoạt và bền vững trong kỷ nguyên số.

Để cập nhật thường xuyên các thông tin mới nhất về chính sách thuế, kế toán và những giải pháp chuyển đổi số thiết thực cho doanh nghiệp, bạn có thể theo dõi các chia sẻ giá trị từ đội ngũ chuyên gia tại website ConsultX và Facebook ConsultX.

Nguồn tham khảo chính:
Bài viết “Chuyển đổi số – đòn bẩy chiến lược vận hành chính quyền địa phương 2 cấp” – Báo Đại Biểu Nhân Dân.
Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia.