Dữ liệu thông suốt: Chìa khóa vàng cho doanh nghiệp tái cơ cấu

Dữ liệu thông suốt: Chìa khóa vàng cho doanh nghiệp trong kỷ nguyên chuyển đổi số và tái cơ cấu

Trong dòng chảy không ngừng của nền kinh tế, việc sắp xếp lại tổ chức, tinh gọn bộ máy hay chuyển đổi mô hình hoạt động không còn là câu chuyện xa lạ. Từ các tập đoàn lớn, doanh nghiệp FDI đến các công ty vừa và nhỏ, thậm chí là hộ kinh doanh cá thể, ai cũng đã hoặc sẽ trải qua những giai đoạn chuyển mình này. Và ở mỗi bước ngoặt ấy, có một yếu tố then chốt quyết định sự thành bại, không chỉ với hoạt động kiểm toán nhà nước mà còn với chính sự sống còn của doanh nghiệp: đó là hệ thống dữ liệu thông suốt, chính xác và đồng bộ.

Nếu bạn từng loay hoay khi sáp nhập phòng ban, chuyển đổi phần mềm kế toán, hay đơn giản là “lạc trôi” các chứng từ quan trọng sau một đợt thay đổi nhân sự, bạn sẽ hiểu giá trị của một “dòng dữ liệu trong suốt”. Bài viết này không chỉ phân tích góc nhìn từ phía nhà nước, mà còn mang đến cho bạn – những nhà quản lý, chủ doanh nghiệp – những bài học thực tế, kinh nghiệm và giải pháp để biến thách thức sau tái cơ cấu thành “thời cơ vàng” kiến tạo nền tảng vững chắc cho tương lai.

Bài học từ “cuộc đại phẫu” hệ thống: Thách thức và cơ hội song hành

Gần đây, Kiểm toán Nhà nước (KTNN) đã chỉ ra một thực trạng chung: sau các đợt sắp xếp, tinh gọn bộ máy từ cấp trung ương đến địa phương, nhiều đầu mối cũ bị giải thể, trong khi các đơn vị mới được thành lập. Điều này dẫn đến một hệ lụy tất yếu: dòng chảy thông tin, dữ liệu tài chính – kế toán bị đứt gãy. Hồ sơ, chứng từ có nguy cơ thất lạc, việc xác định trách nhiệm và tính kế thừa trở nên vô cùng khó khăn.

“Nhiều đầu mối trước đây bị giải thể, trong khi nhiều đơn vị mới được thành lập, đòi hỏi phải nhanh chóng nắm bắt, kết nối lại thông tin, dữ liệu để bảo đảm phục vụ kịp thời cho hoạt động kiểm toán” – Đại diện Vụ Tổng hợp, KTNN.

Đối với doanh nghiệp, điều này cũng tương tự như khi bạn sáp nhập hai công ty con, thay đổi mã số thuế của chi nhánh, hay chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên công ty TNHH. Nếu không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về dữ liệu, bạn sẽ đối mặt với hàng loạt rủi ro:

• Gián đoạn hoạt động: Bộ phận kế toán không thể tổng hợp báo cáo do thiếu dữ liệu từ đơn vị cũ.
• Rủi ro thuế: Số liệu kê khai thuế không liên tục, dẫn đến khả năng bị truy thu, phạt.
• Mất tính minh bạch: Khó truy xuất nguồn gốc chứng từ, ảnh hưởng đến uy tín và công tác kiểm toán nội bộ.
• Chi phí phát sinh lớn: Phải bỏ ra nhiều thời gian, nhân lực để thu thập, sắp xếp lại dữ liệu từ đầu.

Tuy nhiên, như cách KTNN nhìn nhận, đây cũng chính là “thời cơ vàng”. Một cuộc tái cơ cấu buộc chúng ta phải nhìn lại toàn bộ hệ thống. Thay vì vá víu, đây là lúc để chuẩn hóa, số hóa và làm giàu kho dữ liệu của doanh nghiệp một cách bài bản ngay từ đầu.

Xây dựng “bộ khung số” vững chắc: Bài toán cho mọi quy mô doanh nghiệp

Dù bạn điều hành một công ty đa quốc gia hay một cửa hàng kinh doanh nhỏ, nguyên tắc cốt lõi vẫn giống nhau: cần một bộ khung để quản lý dữ liệu hiệu quả. Dưới đây là một số gợi ý thực tế, phân theo quy mô:

Đối với hộ kinh doanh cá thể và doanh nghiệp siêu nhỏ

• Nguyên tắc “Một nơi lưu trữ”: Hãy tập thói quen lưu trữ tất cả hóa đơn, chứng từ (cả bản giấy lẫn bản scan) vào một thư mục được phân loại rõ ràng theo tháng, quý. Có thể sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây miễn phí hoặc chi phí thấp (Google Drive, OneDrive) với cấu trúc thư mục rõ ràng.
• Số hóa ngay từ đầu: Đầu tư một máy scan nhỏ hoặc sử dụng ứng dụng scan trên điện thoại. Scan ngay các hóa đơn mua vào, bán ra và lưu vào thư mục đã phân loại. Đặt tên file theo cú pháp thống nhất, ví dụ: HD_BAN_20250115_KHACHHANG_A.pdf.
• Sổ sách đơn giản nhưng đầy đủ: Duy trì một file Excel hoặc Google Sheet với các sheet cơ bản: Thu – Chi, Tồn kho, Công nợ. Cập nhật hàng ngày hoặc hàng tuần.

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs)

• Đầu tư phần mềm kế toán phù hợp: Đây là bước quan trọng để chuẩn hóa dữ liệu. Chọn phần mềm có đầy đủ chức năng, dễ sử dụng và quan trọng nhất là có thể xuất/nhập dữ liệu dễ dàng. Điều này cực kỳ quan trọng cho các tình huống sáp nhập, chia tách sau này.
• Quy trình hóa việc luân chuyển chứng từ: Xây dựng quy định nội bộ về việc ai chịu trách nhiệm nộp hóa đơn, chứng từ, thời hạn nộp và hình thức lưu trữ (bản giấy + bản số).
• Backup dữ liệu định kỳ: Không chỉ lưu trên máy chủ công ty, hãy thiết lập cơ chế sao lưu tự động hàng tuần lên đám mây. Đảm bảo dữ liệu luôn an toàn dù có thay đổi nhân sự kế toán.

Đối với doanh nghiệp FDI và tập đoàn

• Hệ thống ERP tích hợp: Cân nhắc đầu tư hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) để tích hợp dữ liệu xuyên suốt từ bán hàng, kho vận, đến kế toán, tài chính. Điều này tạo ra một “nguồn sự thật duy nhất” (Single Source of Truth) cho toàn tập đoàn.
• Chính sách dữ liệu toàn cầu, vận hành địa phương: Thiết lập các chuẩn mực chung về mã danh mục, định dạng dữ liệu, quy trình báo cáo, nhưng vẫn linh hoạt để phù hợp với quy định pháp luật địa phương tại Việt Nam.
• Chuẩn bị kế hoạch chuyển đổi dữ liệu (Data Migration Plan) cho mọi thay đổi: Bất kỳ dự án sáp nhập (M&A), chia tách hay nâng cấp hệ thống nào cũng cần có kế hoạch chi tiết về việc làm sạch, ánh xạ và chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang mới, đảm bảo tính toàn vẹn và liên tục.

Làm giàu dữ liệu – Không chỉ là lưu trữ, mà là khai thác giá trị

Lưu trữ dữ liệu đầy đủ là bước đầu. Bước tiếp theo, như xu hướng mà KTNN và các nền kinh tế tiên tiến đang hướng tới, là làm giàu dữ liệu để khai thác giá trị phục vụ cho quản trị và ra quyết định.

“Việt Nam đang hướng tới phát triển nền kinh tế dữ liệu. Việc thu thập, kết nối và ứng dụng hiệu quả các nguồn dữ liệu này vào hoạt động… sẽ góp phần quan trọng thúc đẩy định hướng phát triển đó của đất nước” – PGS.TS. Đinh Thế Hùng.

Đối với doanh nghiệp, “làm giàu dữ liệu” có thể bắt đầu từ những việc đơn giản:

• Phân tích dòng tiền: Từ dữ liệu thu chi chi tiết, hãy dùng công cụ để phân tích xu hướng, dự báo dòng tiền trong tương lai, nhận diện các khoản mục chi phí bất thường.
• Đánh giá hiệu quả từng bộ phận/chi nhánh: Số hóa và chuẩn hóa báo cáo giúp bạn so sánh hiệu quả hoạt động một cách trực quan, từ đó có điều chỉnh kịp thời.
• Kết nối với dữ liệu bên ngoài: Ví dụ, doanh nghiệp xuất nhập khẩu có thể kết nối dữ liệu tồn kho với dữ liệu về tỷ giá, thời gian vận chuyển để tối ưu chi phí.

Một mẹo nhỏ cho doanh nghiệp SMEs: Hãy tận dụng các công cụ trực quan hóa dữ liệu (Data Visualization) có sẵn trong chính phần mềm kế toán hoặc các công cụ như Google Data Studio. Biến những con số khô khan thành biểu đồ, bản đồ nhiệt sinh động sẽ giúp bạn và đối tác dễ dàng nắm bắt tình hình hơn.

Đồng hành cùng quy định nhà nước: Từ tuân thủ đến tận dụng lợi thế

Việc KTNN đẩy mạnh kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, đất đai, với Ngân hàng Nhà nước, Bảo hiểm Xã hội… là một tín hiệu rõ ràng về tương lai của công tác kiểm tra, thanh tra. Điều này không chỉ dừng lại ở khu vực công, mà sẽ sớm ảnh hưởng sâu rộng đến môi trường kinh doanh.

Doanh nghiệp chủ động chuẩn bị sẽ không chỉ “tuân thủ” một cách thụ động, mà còn tận dụng được lợi thế:

• Giảm thiểu rủi ro pháp lý: Khi dữ liệu của bạn minh bạch, thống nhất, việc đối chiếu với cơ quan thuế, hải quan sẽ trở nên nhanh chóng, suôn sẻ, hạn chế tối đa sai sót và tranh chấp.
• Tạo dựng uy tín: Một hệ thống dữ liệu bài bản là minh chứng cho phong cách quản trị chuyên nghiệp, giúp tăng độ tin cậy với đối tác, nhà đầu tư và ngân hàng.
• Tận dụng các chính sách ưu đãi: Nhiều chính sách hỗ trợ của nhà nước (ví dụ: hỗ trợ chuyển đổi số, ưu đãi thuế) yêu cầu doanh nghiệp có hệ thống báo cáo, dữ liệu số rõ ràng. Bạn sẽ sẵn sàng đáp ứng ngay khi có cơ hội.

Hãy xem việc xây dựng hệ thống dữ liệu thông suốt không chỉ là nghĩa vụ, mà là một khoản đầu tư chiến lược cho sự bền vững và tăng trưởng của doanh nghiệp.

Hành trình bắt đầu từ hôm nay: Lời khuyên từ chuyên gia

Thay đổi có thể khiến ta ngần ngại, nhất là khi liên quan đến những con số và quy trình khô khan. Nhưng hãy bắt đầu từ những bước nhỏ, chắc chắn:

1. Đánh giá hiện trạng: Dành một buổi để xem xét toàn bộ dữ liệu tài chính – kế toán của bạn đang nằm ở đâu, ở dạng nào (giấy, file rời, phần mềm cũ) và ai đang quản lý.
2. Lập kế hoạch số hóa và chuẩn hóa: Ưu tiên số hóa các dữ liệu lịch sử quan trọng (hóa đơn, hợp đồng, báo cáo thuế). Thiết lập quy tắc đặt tên, lưu trữ thống nhất cho tương lai.
3. Lựa chọn công cụ phù hợp: Dựa trên quy mô và ngân sách, chọn phần mềm kế toán hoặc giải pháp lưu trữ đám mây phù hợp. Đừng ngại tham khảo ý kiến từ các chuyên gia.
4. Đào tạo và trao quyền: Đảm bảo nhân sự liên quan (kế toán, admin, thậm chí là trưởng các bộ phận) hiểu và tuân thủ quy trình mới. Sự đồng thuận nội bộ là chìa khóa thành công.
5. Kiểm tra và điều chỉnh: Định kỳ rà soát hệ thống, đảm bảo d