Hướng dẫn kế toán hộ kinh doanh theo Thông tư 152/2025

Trong hành trình khởi nghiệp và phát triển doanh nghiệp, có một “ngôn ngữ” mà bất kỳ chủ thể kinh doanh nào, từ hộ gia đình, cá nhân cho đến các doanh nghiệp FDI, đều cần phải học để thành thạo. Đó không phải là ngoại ngữ, mà là ngôn ngữ của số liệu, của dòng tiền và sự minh bạch – ngôn ngữ kế toán. Đối với nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ, công tác kế toán thường bị xem nhẹ, coi là gánh nặng hành chính. Tuy nhiên, một bộ sổ sách rõ ràng chính là “la bàn” định hướng tài chính, giúp bạn không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn nhìn thấu sức khỏe doanh nghiệp, từ đó đưa ra những quyết định kinh doanh sáng suốt.

Nhận thức được tầm quan trọng đó, Bộ Tài chính đã ban hành một văn bản hướng dẫn chi tiết, mang tính đột phá, tạo hành lang pháp lý rõ ràng và phù hợp hơn cho khu vực kinh tế tư nhân sôi động này. Đó chính là Thông tư 152/2025/TT-BTC. Với hiệu lực từ ngày 01/01/2026, thông tư này không đơn thuần là một quy định mới, mà thực sự là một công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp việc ghi chép kế toán trở nên đơn giản, hệ thống và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Thông tư 152/2025/TT-BTC ra đời như một lời giải cho bài toán kế toán cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, biến một nhiệm vụ tưởng chừng phức tạp thành một quy trình có thể nắm bắt và thực hiện một cách khoa học, góp phần nâng cao văn hóa kinh doanh và tính minh bạch của nền kinh tế.

Thông tư 152/2025/TT-BTC: Bước tiến lớn trong chuẩn hóa kế toán cho kinh tế tư nhân

Thông tư 152/2025/TT-BTC được xây dựng với cấu trúc 3 Chương, 8 Điều, tập trung vào ba nội dung cốt lõi: hướng dẫn việc ghi sổ kế toán, tổ chức công tác kế toán và quy định về sổ kế toán cùng việc lưu trữ tài liệu. Điểm đáng chú ý nhất là thông tư đã phân loại rất rõ ràng các đối tượng áp dụng, giúp mỗi chủ thể kinh doanh biết mình thuộc nhóm nào và cần tuân thủ những gì.

Ba nhóm đối tượng chính cần nắm rõ

Việc đầu tiên bạn cần làm là xác định mình thuộc nhóm nào trong ba nhóm dưới đây:

• Nhóm 1: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN. Đây thường là các hộ kinh doanh có mức doanh thu dưới ngưỡng phải đăng ký nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và áp dụng thuế khoán. Công tác kế toán cho nhóm này được hướng dẫn đơn giản nhất, tập trung vào việc ghi chép thu, chi tiền mặt và tài sản một cách cơ bản.
• Nhóm 2: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chịu thuế GTGT và phải nộp thuế TNCN. Nhóm này bao gồm các đơn vị đã đăng ký nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc có doanh thu vượt ngưỡng quy định. Kế toán cho nhóm này cần chi tiết hơn, phải phản ánh đầy đủ doanh thu, chi phí, thuế GTGT đầu vào, đầu ra để làm căn cứ kê khai thuế chính xác.
• Nhóm 3: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động thuộc diện chịu các loại thuế khác. Ví dụ như thuế tài nguyên, thuế bảo vệ môi trường, thuế tiêu thụ đặc biệt… Kế toán cần mở thêm các chỉ tiêu để theo dõi riêng các loại thuế này.

Việc phân nhóm rõ ràng này giúp loại bỏ tình trạng “râu ông nọ cắm cằm bà kia”, tránh cho các hộ kinh doanh nhỏ phải áp dụng những quy định kế toán phức tạp không phù hợp với quy mô, đồng thời vẫn đảm bảo yêu cầu quản lý đối với những đơn vị có quy mô lớn hơn.

Hướng dẫn chi tiết về sổ kế toán và cách ghi chép

Trái tim của Thông tư 152 nằm ở phần hướng dẫn về sổ kế toán. Thay vì bắt buộc một hệ thống sổ sách cứng nhắc, thông tư đưa ra các mẫu sổ linh hoạt, phù hợp với từng nhóm đối tượng.

Các loại sổ kế toán cơ bản

• Sổ theo dõi thu, chi tiền mặt: Đây là sổ quan trọng nhất, ghi lại từng khoản thu vào và chi ra hàng ngày, giúp bạn kiểm soát dòng tiền chặt chẽ.
• Sổ theo dõi doanh thu, chi phí: Phản ánh tổng hợp doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ và các khoản chi phí phát sinh như mua nguyên vật liệu, trả lương, chi phí mặt bằng, điện nước…
• Sổ theo dõi tài sản, công cụ dụng cụ: Ghi chép các tài sản có giá trị như máy móc, thiết bị, phương tiện vận chuyển, công cụ làm việc để quản lý hao mòn và thanh lý.
• Sổ theo dõi thuế GTGT (dành cho nhóm 2): Ghi chép riêng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và thuế GTGT đầu ra phải nộp.

Nguyên tắc ghi sổ “vàng” cho hộ kinh doanh

Dù kinh doanh ở quy mô nào, bạn cũng nên tuân thủ một số nguyên tắc sau để sổ sách có giá trị:

• Ghi chép hàng ngày, kịp thời: Đừng để dồn việc. Ghi ngay khi phát sinh nghiệp vụ sẽ tránh sai sót và quên sót.
• Đầy đủ chứng từ: Mọi khoản thu, chi đều phải có chứng từ gốc đi kèm (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, biên lai…). Đây là bằng chứng pháp lý quan trọng.
• Rõ ràng, dễ hiểu: Ghi chép mạch lạc, nội dung đầy đủ, tránh viết tắt khó hiểu. Hãy coi như bạn đang viết để một người khác có thể đọc và hiểu được.
• Kiểm tra, đối chiếu định kỳ: Cuối ngày, cuối tuần hoặc cuối tháng, nên dành thời gian kiểm tra lại sổ sách, đối chiếu với số tiền mặt tồn quỹ thực tế để phát hiện chênh lệch kịp thời.

Một cuốn sổ kế toán minh bạch không chỉ là nghĩa vụ với cơ quan thuế, mà còn là tấm gương phản chiếu trung thực nhất sức khỏe tài chính của chính doanh nghiệp bạn. Nó cho bạn biết mình đang lãi hay lỗ, mặt hàng nào hiệu quả, khoản chi nào chưa hợp lý.

Lợi ích kép từ việc tuân thủ Thông tư 152

Việc áp dụng nghiêm túc Thông tư 152/2025/TT-BTC không đơn thuần là để “đối phó” mà mang lại những lợi ích thiết thực:

• Tuân thủ pháp luật thuận lợi: Khi có sổ sách rõ ràng, việc kê khai thuế, quyết toán thuế trở nên dễ dàng, nhanh chóng, giảm thiểu rủi ro phạt thuế do sai sót.
• Quản trị nội bộ hiệu quả: Bạn sẽ nắm được chính xác doanh thu, chi phí, lợi nhuận, từ đó có cơ sở để định giá sản phẩm, kiểm soát chi phí, lập kế hoạch kinh doanh và dự báo tài chính.
• Tạo dựng uy tín: Đối tác, ngân hàng, nhà đầu tư sẽ đánh giá cao một doanh nghiệp có hệ thống sổ sách minh bạch. Điều này mở ra cơ hội tiếp cận vốn vay, hợp tác kinh doanh.
• Tiết kiệm thời gian, chi phí: Một hệ thống kế toán ngăn nắp ngay từ đầu sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức khi cần tra cứu số liệu hoặc khi có đoàn kiểm tra đến. Nó cũng giúp bạn tiết kiệm chi phí thuê ngoài sửa chữa sổ sách hỗn độn.

Lời khuyên thực tế cho từng đối tượng doanh nghiệp

Đối với hộ kinh doanh cá thể, quy mô rất nhỏ

Đừng ngại ngần! Hãy bắt đầu với một cuốn sổ tay hoặc một file Excel đơn giản theo mẫu gợi ý của Thông tư. Tập thói quen ghi chép mỗi ngày. Bạn có thể tham khảo mẫu sổ đơn giản sau cho việc theo dõi thu chi:

Ngày | Diễn giải | Thu | Chi | Tồn quỹ-------------------------------------------------01/03 | Bán hàng | 5.000.000 | | 5.000.00001/03 | Mua NVL | | 2.000.000 | 3.000.000

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs)

Đã đến lúc cần hệ thống hóa hơn. Nên cân nhắc sử dụng các phần mềm kế toán đơn giản, phù hợp túi tiền. Phần mềm sẽ giúp bạn tự động hóa nhiều khâu, in sổ sách, báo cáo và giảm thiểu sai sót. Đầu tư một khóa học ngắn về kế toán căn bản cho chủ doanh nghiệp hoặc thuê một kế toán viên bán thời gian là sự đầu tư xứng đáng.

Đối với doanh nghiệp FDI hoặc doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài

Các bạn thường đã có hệ thống kế toán bài bản. Thông tư 152 là cơ sở pháp lý quan trọng để rà soát và đảm bảo hệ thống nội bộ của mình tuân thủ đầy đủ quy định Việt Nam, đặc biệt là đối với các giao dịch với đối tác trong nước là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Hãy chú ý đến việc hướng dẫn và yêu cầu các đối tác này cung cấp chứng từ hợp lệ, hợp pháp theo quy định mới.

Hành trình kinh doanh là hành trình của sự học hỏi và hoàn thiện không ngừng. Việc nắm bắt và chủ động thực hiện theo các quy định mới như Thông tư 152/2025/TT-BTC không chỉ thể hiện tinh thần trách nhiệm của một công dân doanh nghiệp tốt, mà còn chính là cách bạn trang bị cho mình một công cụ quản lý mạnh mẽ. Khi tài chính được sáng tỏ, con đường phát triển phía trước cũng sẽ trở nên rõ ràng và vững chắc hơn. Hãy xem đây là một cơ hội để nâng tầm quản trị, xây dựng nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp mình.

Để luôn cập nhật những thông tin mới nhất, chính xác nhất về chính sách thuế, kế toán và các giải pháp tư vấn tài chính hiệu quả, bạn có thể theo dõi các chia sẻ giá trị từ đội ngũ chuyên gia tại website ConsultX và Facebook ConsultX.

Nguồn tham khảo chính:
Toàn văn Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn kế toán cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ (chinhphu.vn).