Chuyển đổi từ thuế khoán sang kê khai: Hướng dẫn chi tiết

Trong hành trình khởi nghiệp và phát triển kinh doanh, có một cột mốc quan trọng mà bất kỳ hộ kinh doanh, cá thể nào cũng sẽ đối mặt: sự chuyển mình từ mô hình quản lý “khoán” truyền thống sang mô hình “kê khai” chuyên nghiệp. Đây không chỉ là yêu cầu bắt buộc từ phía cơ quan quản lý, mà còn là chìa khóa mở ra cánh cửa phát triển bền vững, minh bạch và đầy tiềm năng. Nếu bạn đang loay hoay với sổ sách thủ công, cảm thấy bất an với mức thuế khoán cố định, hoặc khao khát mở rộng quy mô, thì đây chính là thời điểm để trang bị cho mình kiến thức về phương pháp kê khai thuế – một bước đi tất yếu để hội nhập vào nền kinh tế số hiện đại.

Vì sao chuyển đổi sang kê khai thuế là xu thế tất yếu?

Trước đây, phương pháp thuế khoán với ưu điểm đơn giản, dễ thực hiện đã phù hợp với nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ. Tuy nhiên, khi quy mô phát triển, thị trường biến động và yêu cầu minh bạch hóa ngày càng cao, phương pháp này bộc lộ nhiều hạn chế. Việc chuyển sang nộp thuế theo phương pháp kê khai không đơn thuần là tuân thủ pháp luật, mà còn mang lại 5 lợi ích chiến lược sau đây:

1. Nâng tầm uy tín và sự chuyên nghiệp

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, sổ sách kế toán rõ ràng và kê khai thuế dựa trên doanh thu thực tế, hình ảnh của bạn trong mắt đối tác, khách hàng và ngân hàng sẽ hoàn toàn khác. Đây là nền tảng của sự tin cậy trong kinh doanh.

“Minh bạch tài chính không chỉ là nghĩa vụ, đó còn là tài sản vô hình quý giá nhất của một doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ.”

2. Chủ động tài chính, hạn chế rủi ro bị ấn định thuế

Với phương pháp khoán, số thuế phải nộp thường dựa trên doanh thu ước tính hoặc năm trước, có thể không phản ánh đúng thực tế kinh doanh khó khăn hay thuận lợi của kỳ hiện tại. Phương pháp kê khai trao cho bạn quyền tự chủ động kê khai theo doanh thu, chi phí thực tế phát sinh. Nếu năm đó kinh doanh không thuận lợi, số thuế phải nộp sẽ giảm theo, giúp bạn giảm bớt gánh nặng tài chính.

3. Mở rộng cánh cửa tiếp cận vốn và đối tác

Một bộ hồ sơ kế toán, báo cáo thuế minh bạch là “bộ mặt tài chính” của bạn khi đàm phán với ngân hàng để vay vốn mở rộng sản xuất, hoặc khi tìm kiếm đối tác chiến lược. Không một tổ chức tín dụng hay đối tác lớn nào sẵn sàng hợp tác nếu không nhìn thấy được dòng tiền và lợi nhuận rõ ràng của bạn.

4. Thúc đẩy chuyển đổi mô hình và nâng cao năng lực quản trị

Quá trình thực hiện kê khai buộc bạn phải quan tâm đến quản lý dòng tiền, theo dõi chi phí, và sử dụng công cụ như hóa đơn điện tử, máy tính tiền. Đây chính là áp lực tích cực để nâng cấp năng lực quản trị, từng bước chuyên nghiệp hóa và tiến tới mô hình doanh nghiệp chính thức khi đủ điều kiện.

5. Đóng góp vào việc hoạch định chính sách kinh tế chính xác

Khi cộng đồng hộ kinh doanh chuyển sang kê khai minh bạch, Nhà nước sẽ có được bức tranh tổng thể, chính xác về sức khỏe của khu vực kinh tế tư nhân. Từ đó, các chính sách hỗ trợ, cắt giảm thuế hay gói kích thích kinh tế sẽ được xây dựng sát với thực tế và mang lại lợi ích thiết thực hơn cho chính bạn.

Hướng dẫn chi tiết quy trình chuyển đổi từ thuế khoán sang kê khai

Nếu bạn là hộ kinh doanh đang nộp thuế khoán (hộ khoán) và muốn chuyển đổi, dưới đây là các bước pháp lý cần thực hiện:

Bước 1: Điều chỉnh, bổ sung tờ khai thuế khoán

Căn cứ vào Thông tư 40/2021/TT-BTC, bạn cần thực hiện điều chỉnh giảm mức thuế đã khoán cho thời gian chuyển đổi. Cụ thể:

• Hồ sơ: Sử dụng Mẫu 01/CNKD ban hành kèm Thông tư 40.
• Lưu ý quan trọng: Trên tờ khai, bạn phải tích chọn mục “Hộ khoán chuyển đổi phương pháp tính thuế”.
• Thời hạn nộp: Chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày bạn bắt đầu chuyển đổi sang phương pháp kê khai.

Mẹo nhanh: Hãy liên hệ trực tiếp với Đội Thuế quản lý địa bàn của bạn để được hướng dẫn cụ thể về thời điểm bắt đầu chuyển đổi và nhận sự hỗ trợ trong quá trình điều chỉnh tờ khai.

Bước 2: Thiết lập và tuân thủ chế độ kế toán

Sau khi chuyển đổi, bạn phải thực hiện chế độ kế toán theo hướng dẫn tại Thông tư 88/2021/TT-BTC. Điều này bao gồm việc ghi chép sổ sách (có thể là sổ sách đơn giản), lưu giữ hóa đơn, chứng từ đầy đủ để làm căn cứ kê khai.

Những điều cần lưu ý khi đã trở thành hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai

Khi đã chính thức áp dụng phương pháp kê khai, bạn cần nắm vững các quy định sau để tránh sai sót và phạt nộp chậm:

1. Về hồ sơ khai thuế hàng kỳ

• Tờ khai thuế mẫu 01/CNKD.
• Phụ lục Bảng kê hoạt động kinh doanh mẫu 01-2/BK-HĐKD (trừ trường hợp đã có căn cứ xác định doanh thu được cơ quan chức năng xác nhận).

2. Về hình thức và nơi nộp hồ sơ

• Ưu tiên số 1: Nộp điện tử qua Cổng Thuế điện tử (https://thuedientu.gdt.gov.vn) tại phân hệ “CÁ NHÂN” hoặc Cổng DVC quốc gia (https://dichvucong.gov.vn).
• Hình thức khác: Nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan thuế hoặc gửi qua bưu chính.
• Nơi nộp: Đội Thuế quản lý trực tiếp nơi bạn đăng ký kinh doanh.

3. Về thời hạn khai và nộp thuế

Đây là điểm then chốt cần ghi nhớ để tránh bị phạt:

• Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế:
  • Kê khai theo tháng: Chậm nhất ngày 20 của tháng tiếp theo.
  • Kê khai theo quý: Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo (Ví dụ: Quý I (tháng 1,2,3) thì hạn nộp là 30/4).
• Thời hạn nộp tiền thuế: Chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế nêu trên.

4. Về hình thức nộp tiền thuế

Bạn có thể nộp tiền thuế một cách thuận tiện thông qua:

• Ứng dụng eTax Mobile trên điện thoại.
• Cổng Thuế điện tử hoặc Cổng DVC quốc gia.

5. Trường hợp tạm ngừng kinh doanh

Nếu tạm ngừng hoạt động, bạn phải thông báo cho cơ quan thuế theo quy định. Bạn sẽ không phải nộp hồ sơ khai thuế trong thời gian ngừng, trừ trường hợp tạm ngừng không trọn tháng (nếu khai theo tháng) hoặc không trọn quý (nếu khai theo quý).

Lộ trình pháp lý và những thay đổi quan trọng sắp tới

Để thấy rõ tầm quan trọng của việc chuyển đổi, chúng ta cần nhìn vào lộ trình mà Nhà nước đang thực hiện:

• Từ 01/6/2025: Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các hộ khoán có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có kết nối máy tính tiền. Đây là bước đệm công nghệ đầu tiên.
• Từ 01/1/2026: Theo Nghị quyết 198/2025/QH15, mục tiêu là tiến tới xóa bỏ thuế khoán, chuyển toàn bộ hộ và cá nhân kinh doanh sang phương pháp kê khai thuế. Việc chuẩn bị từ bây giờ là vô cùng cần thiết.
• Từ 01/7/2025: Số định danh cá nhân sẽ được sử dụng thay cho mã số thuế, đơn giản hóa thủ tục cho người nộp thuế.

Những thay đổi này không phải là rào cản, mà là những “trợ lực” của Chính phủ nhằm tạo ra một môi trường kinh doanh minh bạch, công bằng và hiện đại, nơi mọi nỗ lực làm ăn chân chính đều được ghi nhận và tạo điều kiện phát triển.

Hành trình từ một hộ kinh doanh nhỏ lẻ trở thành một thực thể kinh doanh chuyên nghiệp, minh bạch chắc chắn sẽ có những thử thách ban đầu về thủ tục và tư duy quản lý. Nhưng hãy nhìn nhận đây là cơ hội để bạn xây dựng nền móng vững chắc cho sự phát triển lâu dài. Một khi đã vận hành trơn tru, bạn sẽ cảm nhận được sự chủ động hoàn toàn trong tài chính, sự tin tưởng từ đối tác và sự yên tâm khi tuân thủ pháp luật. Sự thay đổi luôn bắt đầu từ nhận thức và hành động kiên định. Hãy bắt đầu ngay từ hôm nay, từ việc tìm hiểu kỹ các quy định, thiết lập thói quen lưu giữ hóa đơn chứng từ, và mạnh dạn chuyển đổi sang phương pháp kê khai. Con đường phía trước có thể rộng mở hơn bạn tưởng rất nhiều.

Để luôn cập nhật những thông tin mới nhất về chính sách thuế, kế toán và các hướng dẫn thực tế dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, bạn có thể theo dõi thêm các bài viết chia sẻ giá trị từ đội ngũ chuyên gia tại website ConsultX và Facebook ConsultX.

Nguồn tham khảo chính:

• Thông tư số 40/2021/TT-BTC ngày 01/6/2021 của Bộ Tài chính.
• Thông tư số 88/2021/TT-BTC ngày 11/10/2021 của Bộ Tài chính.
• Thông tư số 152/2025/TT-BTC hướng dẫn kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
• Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 sửa đổi về hóa đơn điện tử.
• Nghị quyết số 198/2025/QH15 về cơ chế phát triển kinh tế tư nhân.
• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.