Hướng dẫn chuyển từ thuế khoán sang kê khai thuế

Trong hành trình phát triển của một doanh nghiệp, có những bước ngoặt tưởng chừng như thử thách nhưng lại mở ra cánh cửa mới đầy cơ hội. Đối với hàng triệu hộ kinh doanh cá thể và doanh nghiệp siêu nhỏ tại Việt Nam, việc chuyển đổi từ phương pháp nộp thuế khoán truyền thống sang phương pháp kê khai hiện đại chính là một bước ngoặt như vậy. Đây không chỉ là yêu cầu tuân thủ pháp luật, mà còn là cơ hội vàng để nâng tầm quản trị, tăng cường uy tín và mở rộng quy mô hoạt động.

Nếu bạn đang cảm thấy băn khoăn về những thay đổi này, lo lắng về thủ tục phức tạp hay tự hỏi liệu lợi ích có thực sự xứng đáng, thì bài viết này chính là dành cho bạn. Chúng ta sẽ cùng nhau khám phá một cách chi tiết và thân thiện hành trình chuyển đổi này, từ những lợi ích thiết thực đến quy trình thực hiện cụ thể, giúp bạn tự tin bước vào một giai đoạn kinh doanh minh bạch và chuyên nghiệp hơn.

Không chỉ là nghĩa vụ: 5 lợi ích “vàng” khi chuyển sang kê khai thuế

Việc chuyển từ phương pháp khoán (ấn định thuế) sang phương pháp kê khai thường được nhìn nhận dưới góc độ tuân thủ pháp luật. Tuy nhiên, góc nhìn từ các chuyên gia và từ chính những hộ kinh doanh đã chuyển đổi thành công cho thấy, đây thực sự là một bước đệm vững chắc cho sự phát triển bền vững.

“Chuyển sang kê khai thuế không phải là gánh nặng, mà là công cụ để quản lý doanh nghiệp tốt hơn. Nó buộc bạn phải nhìn vào dòng tiền, doanh thu, chi phí một cách có hệ thống – điều mà bất kỳ chủ doanh nghiệp thành công nào cũng cần làm.” – Một chuyên gia tư vấn thuế chia sẻ.

Nâng cao tính minh bạch và uy tín thương hiệu

Khi áp dụng kê khai, mọi hoạt động của bạn sẽ được phản ánh qua sổ sách kế toán, hóa đơn, chứng từ rõ ràng. Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ là tuân thủ quy định mới (theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP), mà còn tạo hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng. Một hóa đơn điện tử đầy đủ thông tin chính là lời cam kết về sự minh bạch và đáng tin cậy.

Chủ động tài chính, giảm thiểu rủi ro bị ấn định thuế

Với phương pháp khoán, số thuế phải nộp thường dựa trên doanh thu ước tính hoặc năm trước, có thể không phản ánh đúng thực tế kinh doanh đầy biến động. Chuyển sang kê khai, bạn được tự xác định số thuế phải nộp dựa trên doanh thu, chi phí thực tế. Trong năm gặp khó khăn, doanh thu giảm, số thuế phải nộp cũng sẽ giảm theo, giúp bạn chủ động hơn về dòng tiền.

Mở rộng cánh cửa tiếp cận vốn và đối tác

Ngân hàng và các nhà đầu tư luôn cần những báo cáo tài chính minh bạch để đánh giá rủi ro. Sổ sách kế toán đầy đủ từ việc kê khai thuế chính là “hồ sơ năng lực” tài chính tốt nhất. Nó giúp bạn dễ dàng chứng minh hiệu quả kinh doanh, từ đó tăng cơ hội vay vốn mở rộng sản xuất hoặc thu hút đối tác chiến lược.

Thúc đẩy chuyển đổi số và nâng cao năng lực quản trị

Quá trình này đòi hỏi bạn làm quen với việc ghi chép sổ sách, sử dụng phần mềm kế toán đơn giản, quản lý hóa đơn điện tử và theo dõi dòng tiền qua tài khoản ngân hàng. Đây chính là “áp lực tích cực” để bạn nâng cấp năng lực quản trị, tiến gần hơn đến mô hình doanh nghiệp chính quy, sẵn sàng cho các bước phát triển nhảy vọt.

Đóng góp vào việc hoạch định chính sách thiết thực

Khi cộng đồng hộ kinh doanh chuyển sang kê khai, dữ liệu thuế trở nên chính xác và đầy đủ hơn. Điều này giúp Nhà nước có cái nhìn thực tế về sức khỏe khu vực kinh tế tư nhân, từ đó đưa ra các chính sách hỗ trợ, miễn giảm thuế phù hợp và kịp thời hơn. Sự tuân thủ của bạn hôm nay góp phần tạo nên môi trường kinh doanh tốt đẹp hơn cho ngày mai.

Hướng dẫn chi tiết quy trình chuyển đổi từ thuế khoán sang kê khai

Quy trình chuyển đổi được thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư 40/2021/TT-BTC. Để thực hiện suôn sẻ, bạn cần nắm vững các bước sau:

Bước 1: Điều chỉnh, bổ sung tờ khai thuế khoán cuối cùng

Khi quyết định chuyển đổi, việc đầu tiên là bạn phải thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng cách nộp tờ khai điều chỉnh.

• Mẫu tờ khai: Sử dụng Mẫu số 01/CNKD (ban hành kèm Thông tư 40).
• Cách điền: Trên tờ khai, bạn cần tích chọn vào mục “Hộ khoán chuyển đổi phương pháp tính thuế”. Việc này giúp cơ quan thuế căn cứ để điều chỉnh giảm mức thuế khoán đã tính cho phần thời gian còn lại của kỳ tính thuế.
• Thời hạn nộp: Chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày bạn bắt đầu áp dụng phương pháp kê khai (thường là ngày đầu tháng hoặc đầu quý).

Mẹo nhanh: Hãy liên hệ trực tiếp với Đội thuế quản lý địa bàn của bạn để được hướng dẫn cụ thể về thời điểm chuyển đổi và nhận sự hỗ trợ trong quá trình điền tờ khai điều chỉnh này.

Bước 2: Thiết lập và thực hiện chế độ kế toán đơn giản

Sau khi chuyển đổi, bạn phải thực hiện chế độ kế toán theo hướng dẫn tại Thông tư 88/2021/TT-BTC (hướng dẫn kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh). Đừng lo lắng, chế độ này được thiết kế đơn giản, phù hợp với quy mô nhỏ.

• Ghi chép sổ sách: Bạn cần ghi chép lại đầy đủ doanh thu, chi phí phát sinh hàng ngày.
• Lưu trữ chứng từ: Giữ lại tất cả hóa đơn mua vào, bán ra; hợp đồng; phiếu thu, chi; giấy tờ ngân hàng… một cách có hệ thống.
• Công cụ hỗ trợ: Có thể sử dụng sổ tay, file Excel hoặc các phần mềm kế toán miễn phí/chi phí thấp dành cho hộ kinh doanh để dễ dàng theo dõi và tổng hợp số liệu.

Những lưu ý quan trọng khi đã trở thành hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai

Khi đã chính thức áp dụng phương pháp kê khai, bạn cần tuân thủ các quy định về khai thuế, nộp thuế một cách đều đặn và chính xác.

Hồ sơ khai thuế hàng kỳ

Hồ sơ khai thuế định kỳ (tháng/quý) của bạn sẽ bao gồm:

• Tờ khai thuế mẫu 01/CNKD.
• Phụ lục Bảng kê hoạt động kinh doanh (Mẫu số 01-2/BK-HĐKD) – Lưu ý: Không phải nộp phụ lục này nếu bạn có căn cứ xác định doanh thu từ hóa đơn điện tử đã được xác nhận của cơ quan chức năng.

Hình thức và địa điểm nộp hồ sơ

Ưu tiên hàng đầu là nộp trực tuyến để tiết kiệm thời gian và công sức:

• Cổng Thuế điện tử (https://thuedientu.gdt.gov.vn) tại phân hệ “CÁ NHÂN”.
• Cổng Dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn).
• Trường hợp không nộp điện tử được: Nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc gửi qua đường bưu chính đến Đội Thuế quản lý trực tiếp nơi bạn hoạt động.

Thời hạn khai và nộp thuế

Đây là mốc thời gian quan trọng cần ghi nhớ để tránh bị phạt chậm nộp:

• Khai theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo.
• Khai theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên trong quý tiếp theo (Ví dụ: Quý I (tháng 1,2,3) thì hạn nộp là ngày 30/4).
• Thời hạn nộp tiền thuế: Chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế nêu trên.

Công thức nhớ nhanh: "20 hàng tháng, cuối tháng đầu quý" cho hạn khai thuế. Hãy đặt lịch nhắc nhở trên điện thoại để không bao giờ bỏ lỡ!

Hình thức nộp tiền thuế

Bạn có thể nộp tiền thuế dễ dàng qua:

• Ứng dụng eTax Mobile.
• Cổng Thuế điện tử hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia (như trên).

Trường hợp tạm ngừng kinh doanh

Nếu cần tạm ngừng hoạt động, bạn phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan thuế theo quy định. Khi đã thông báo tạm ngừng trọn kỳ (trọn tháng hoặc trọn quý), bạn sẽ không phải nộp tờ khai thuế cho kỳ đó.

Lộ trình tương lai và những thay đổi cần nắm bắt

Việc chuyển đổi sang kê khai thuế đang là xu hướng tất yếu, được Nhà nước khuyến khích thông qua nhiều chính sách cụ thể:

• Từ 01/6/2025: Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ khoán có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có kết nối máy tính tiền. Đây được xem là bước đệm quan trọng để làm quen với tính minh bạch của kê khai.
• Từ 01/1/2026: Theo Nghị quyết 198/2025/QH15, lộ trình tiến tới xóa bỏ thuế khoán và chuyển sang phương pháp kê khai sẽ được đẩy mạnh. Việc chủ động tìm hiểu và chuyển đổi sớm ngay từ bây giờ sẽ giúp bạn tránh được sự bỡ ngỡ và áp lực thời gian sau này.

Hành trình từ một hộ kinh doanh nhỏ lẻ trở thành một thực thể kinh doanh chuyên nghiệp, minh bạch luôn bắt đầu từ những thay đổi nhỏ trong nhận thức và hành động. Việc chuyển sang nộp thuế theo phương pháp kê khai chính là một trong những bước đi vững chắc đầu tiên trên hành trình đó. Nó không chỉ giúp bạn an tâm tuân thủ pháp luật, mà còn mở ra không gian phát triển mới, xây dựng niềm tin vững chắc với khách hàng, đối tác và các tổ chức tài chính.

Hãy xem đây không phải là gánh nặng hành chính, mà là cơ hội để bạn nhìn lại toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình một cách bài bản hơn. Sự chủ động hôm nay sẽ là nền tảng cho sự phát triển bền vững và thịnh vượng trong tương lai. Bạn hoàn toàn có thể làm được!

Để luôn cập nhật những thông tin mới nhất về chính sách thuế, kế toán và các hướng dẫn thực tế dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh, bạn có thể theo dõi các kênh thông tin chuyên môn uy tín. Ngoài các