Ứng dụng AI hiệu quả và tránh nợ công nghệ cho doanh nghiệp

Làn sóng trí tuệ nhân tạo (AI) đang cuộn trào mạnh mẽ, mang đến một làn gió mới đầy hứa hẹn cho cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam. Từ những hộ kinh doanh nhỏ lẻ đến các tập đoàn lớn, ai cũng có thể cảm nhận được sức nóng và tiềm năng cải thiện hiệu suất, tăng trưởng doanh thu mà AI hứa hẹn. Tuy nhiên, giữa nhịp độ triển khai nhanh chóng, một câu hỏi quan trọng cần được đặt ra: Liệu chúng ta đang xây dựng nền móng vững chắc cho tương lai, hay đang vô tình chất thêm gánh nặng “nợ công nghệ” lên vai doanh nghiệp của mình?

Thực trạng ứng dụng AI tại Việt Nam: Cơ hội rõ ràng và thách thức tiềm ẩn

Theo báo cáo “Unlocking Vietnam’s AI Potential” từ Amazon Web Services (AWS) và Strand Partners, tốc độ ứng dụng AI tại nước ta đã tăng tới 39% chỉ trong vòng một năm. Khoảng 18% doanh nghiệp đã bắt đầu đưa AI vào hoạt động ở các mức độ khác nhau. Những con số ấn tượng hơn nằm ở kết quả thực tế: 61% doanh nghiệp ghi nhận doanh thu tăng trung bình 16%, và 58% đã cắt giảm được tới 20% chi phí vận hành nhờ AI.

Điều này khẳng định AI không còn là một khái niệm xa vời hay một dự án thử nghiệm tốn kém. Nó đã trở thành một công cụ hữu hiệu, một “động lực tăng trưởng” có thể đo lường được. Tuy nhiên, câu chuyện không chỉ có màu hồng. Sự phát triển nhanh chóng này đồng thời cũng hé lộ một bài toán chiến lược mà nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) và các hộ kinh doanh đang mở rộng, chưa thực sự giải quyết triệt để.

“AI không nên được xem như một dự án công nghệ độc lập. Nếu triển khai rời rạc, các ứng dụng AI có thể tạo ra nhiều rủi ro hơn giá trị.” – Ông Thực Nguyễn, Senior Manager, CIO Advisory, ABeam Consulting Vietnam.

Ba thách thức cốt lõi khi doanh nghiệp ứng dụng AI

Việc thiếu một chiến lược tổng thể dẫn đến tình trạng các sáng kiến AI thường nảy sinh một cách tự phát, rời rạc theo từng phòng ban. Marketing có thể dùng một công cụ tạo nội dung tự động, Nhân sự áp dụng AI để sàng lọc hồ sơ, còn bộ phận Sản xuất lại đầu tư vào một nền tảng AI khác để dự báo nhu cầu. Mỗi bộ phận đều thấy hiệu quả cục bộ, nhưng từ góc nhìn tổng thể, doanh nghiệp có thể đang đối mặt với ba thách thức lớn:

1. Dữ liệu chưa sẵn sàng: “Vàng” vẫn còn nằm trong quặng

AI vận hành dựa trên dữ liệu. Nếu dữ liệu của bạn phân tán, không đồng bộ, thiếu chuẩn hóa hoặc chất lượng thấp, thì kết quả AI đưa ra sẽ không đáng tin cậy. Nhiều doanh nghiệp nhỏ chưa có hệ thống quản lý dữ liệu tập trung (như ERP), dẫn đến dữ liệu bị “mắc kẹt” trong các file Excel, các phần mềm riêng lẻ, khiến việc khai thác cho AI trở nên vô cùng khó khăn và tốn kém.

2. Hệ thống lõi phân tán: “Một cây làm chẳng nên non”

Các ứng dụng AI khi được triển khai riêng lẻ sẽ trở thành những “ốc đảo công nghệ”. Chúng khó tích hợp với hệ thống cốt lõi hiện có (phần mềm kế toán, quản lý kho, CRM…), dẫn đến tình trạng nhân đôi công việc nhập liệu, thông tin không thống nhất và gia tăng độ phức tạp trong vận hành. Đây chính là mầm mống của “nợ công nghệ” – những vấn đề tích tụ do lựa chọn giải pháp ngắn hạn, sẽ phải trả giá đắt hơn trong tương lai để sửa chữa hoặc thay thế.

3. Thiếu cơ chế quản trị rõ ràng: “Thuyền nhiều lái”

Ai sẽ chịu trách nhiệm về kết quả đầu ra của AI? Ai kiểm soát tính đạo đức, minh bạch và tuân thủ pháp luật trong các quyết định do AI hỗ trợ? Việc thiếu một khung quản trị (AI Governance) rõ ràng khiến doanh nghiệp dễ gặp rủi ro về bảo mật dữ liệu, sai lệch trong phân tích (bias), và khó chứng minh hiệu quả tài chính tổng thể của các khoản đầu tư vào AI.

Lộ trình ứng dụng AI bài bản: Từ chiến lược đến thực thi

Vậy, làm thế nào để doanh nghiệp, đặc biệt là SMEs, có thể tận dụng AI một cách thông minh và bền vững? Câu trả lời nằm ở việc chuyển từ tư duy “ứng dụng lẻ” sang “tích hợp chiến lược”.

Bước 1: Xác định mục tiêu kinh doanh gắn với AI

Đừng bắt đầu bằng câu hỏi “Mình nên dùng AI công cụ nào?”. Hãy bắt đầu bằng: “Vấn đề kinh doanh cấp bách nhất của tôi là gì, và AI có thể giúp giải quyết nó ra sao?”. Mục tiêu có thể là:

• Tăng tỷ lệ chốt đơn hàng từ khách hàng tiềm năng.
• Giảm 20% chi phí kiểm tra chất lượng sản phẩm.
• Tối ưu hóa lượng tồn kho, giảm lãng phí.
• Tự động hóa 80% công việc kế toán phát sinh hàng tháng.

Bước 2: Đánh giá và chuẩn bị nền tảng dữ liệu

Hãy xem đây là bước đầu tư quan trọng nhất. Trước khi nghĩ đến những mô hình AI phức tạp, hãy:

• Tập trung hóa dữ liệu: Cố gắng đưa các luồng dữ liệu quan trọng (bán hàng, kho, tài chính, khách hàng) về một hệ thống trung tâm, có thể bắt đầu bằng một phần mềm ERP phù hợp với quy mô.
• Làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu: Dành thời gian để loại bỏ dữ liệu trùng lặp, sai lệch, và thiết lập các quy tắc nhập liệu thống nhất.
• Bắt đầu nhỏ: Chọn một nguồn dữ liệu “sạch” và có giá trị nhất để làm dự án AI thí điểm.

Bước 3: Lựa chọn giải pháp và tích hợp có kiến trúc

Khi chọn một giải pháp AI, hãy đặt câu hỏi về khả năng tích hợp:

• Nó có kết nối được với phần mềm kế toán, CRM hiện tại của tôi không?
• Nó có tuân theo các tiêu chuẩn mở để dễ dàng mở rộng sau này không?
• Chi phí vận hành, bảo trì dài hạn là bao nhiêu?

Ưu tiên các giải pháp có thể “nói chuyện” được với hệ sinh thái công nghệ hiện có của bạn, thay vì tạo ra một silo (ốc đảo) mới.

Bước 4: Thiết lập cơ chế quản trị và đo lường

Dù quy mô nhỏ, hãy xác định rõ:

• Người chịu trách nhiệm: Ai là người sở hữu và giám sát dự án AI này?
• Chỉ số đo lường hiệu quả (KPIs): Làm sao để biết dự án thành công? (Ví dụ: thời gian xử lý giảm X%, doanh thu tăng Y%, lỗi giảm Z%).
• Rà soát định kỳ: Định kỳ đánh giá xem giải pháp AI có còn phù hợp với mục tiêu kinh doanh đang thay đổi hay không.

Nhìn ra thế giới: Bài học từ các mô hình quản trị hiện đại

Để quản lý sự thay đổi công nghệ một cách có hệ thống, các doanh nghiệp lớn thường vận dụng hai mô hình nền tảng:

• Quản lý Kiến trúc Doanh nghiệp (Enterprise Architecture – EA): Giống như một bản thiết kế tổng thể ngôi nhà công nghệ thông tin. EA giúp bạn có cái nhìn toàn cảnh về mọi ứng dụng, dữ liệu, hạ tầng hiện có và mối liên hệ giữa chúng, từ đó đưa ra quyết định đầu tư AI sao cho hài hòa, tránh chồng chéo.
• Quản lý Danh mục Chiến lược (Strategic Portfolio Management – SPM): Giúp bạn ưu tiên hóa các dự án công nghệ (bao gồm cả AI) dựa trên sự đóng góp vào mục tiêu chiến lược chung của doanh nghiệp và nguồn lực tài chính có hạn.

“Trong làn sóng AI hiện nay, lợi thế không nhất thiết thuộc về doanh nghiệp triển khai nhanh nhất, mà thuộc về những doanh nghiệp có khả năng nhìn nhận toàn cảnh và đưa ra quyết định dựa trên cấu trúc quản trị rõ ràng.” – Ông Thực Nguyễn.

Đối với SMEs, có thể bạn chưa cần đến một khung EA hay SPM phức tạp, nhưng tinh thần cốt lõi của chúng là vô cùng giá trị: luôn đặt công nghệ phục vụ cho mục tiêu kinh doanh, và quản lý sự thay đổi một cách có tổ chức.

Lời khuyên thực tế cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh

Là một chuyên gia tư vấn tài chính – kế toán, tôi hiểu rằng nguồn lực của các bạn là có hạn. Vì vậy, hãy tiếp cận AI một cách thực tế và khôn ngoan:

• Bắt đầu từ nhu cầu thiết yếu, có tính lặp lại cao: Ưu tiên tự động hóa các công việc thủ công, tốn thời gian như nhập liệu hóa đơn, phân loại email khách hàng, dự báo nhu cầu hàng tồn kho cơ bản.
• Không ngại dùng các công cụ AI “có sẵn” (SaaS): Thay vì đầu tư xây dựng riêng, hãy khai thác các nền tảng AI dạng dịch vụ đăng ký theo tháng. Chúng có chi phí thấp, dễ dùng và được cập nhật liên tục. Hãy chọn nhà cung cấp uy tín, có chính sách bảo mật rõ ràng.
• Chú trọng đến yếu tố tuân thủ: Khi ứng dụng AI trong xử lý hóa đơn, chứng từ, báo cáo thuế, hãy đảm bảo giải pháp đó tuân thủ các quy định của Luật Kế toán, Luật Thuế và thông tư hướng dẫn. Tính pháp lý và độ chính xác phải đặt lên hàng đầu.
• Đầu tư vào con người: Đào tạo nhân viên của bạn làm quen và sử dụng hiệu quả các công cụ AI. Một công cụ mạnh mẽ sẽ trở nên vô dụng nếu không có người vận hành đúng đắn và biết cách diễn giải kết quả.

Hành trình chuyển đổi số với AI không phải là một cuộc chạy nước rút, mà là một hành trình marathon đòi hỏi sự kiên nhẫn, chiến lược và nền tảng vững chắc. Đừng để áp lực “phải có AI” dẫn đến những quyết định vội vàng, làm gia tăng gánh nặng “nợ công nghệ” và rối rắm trong quản lý. Hãy bắt đầu bằng những bước đi nhỏ, có chủ đích, lấy mục tiêu kinh doanh làm kim chỉ nam và sự tuân thủ pháp luật làm nền tảng.

Trong thế giới kinh doanh đầy biến động, việc nắm bắt công nghệ một cách sáng suốt chính là chìa khóa để tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững. Hãy xây dựng doanh nghiệp của bạn không chỉ thông minh hơn nhờ AI, mà còn vững mạnh hơn nhờ một nền tảng công nghệ được quản trị bài bản và minh bạch. Hành trình này có thể đầy thử thách, nhưng phần thưởng là sự tăng trưởng ổn định, hiệu quả vượt trội và khả năng thích nghi linh hoạt trước mọi thay đổi của thị trường.

Bạn có thể theo dõi thêm các phân tích chuyên sâu và cập nhật thông tin mới nhất về quản trị tài chính, công nghệ số tại website ConsultX và fanpage của ConsultX.

Nguồ