Lợi ích và hướng dẫn chuyển đổi kê khai thuế cho hộ kinh doanh nhỏ 2025

Khi hành trình kinh doanh bắt đầu mở rộng và ngày càng nhiều cơ hội mới gõ cửa, một trong những quyết định quan trọng đối với các hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ chính là lựa chọn phương pháp nộp thuế phù hợp, vừa đảm bảo tuân thủ quy định của nhà nước, vừa tạo nền tảng phát triển bền vững. Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, phương pháp kê khai thuế dần trở thành chuẩn mực, không chỉ minh bạch hóa hoạt động mà còn mang lại nhiều giá trị thiết thực cho người kinh doanh. Nếu bạn từng loay hoay giữa những quy định mới, băn khoăn trước thủ tục và chưa biết bắt đầu từ đâu, thì bài viết dưới đây sẽ là “cẩm nang sống” hữu ích dành cho bạn.

Vì sao hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ nên chuyển sang phương pháp kê khai thuế?

Việc chính thức chuyển đổi từ phương pháp khoán sang phương pháp kê khai không chỉ đơn thuần để đáp ứng yêu cầu quản lý của cơ quan thuế, mà còn là bước ngoặt quan trọng giúp hộ kinh doanh chuyên nghiệp hóa từng công đoạn, nâng cao năng lực cạnh tranh dài lâu.

• Nâng cao tính minh bạch và chuyên nghiệp: Khi kê khai thuế dựa trên sổ sách, hóa đơn, chứng từ rõ ràng, hộ kinh doanh buộc phải ghi nhận doanh thu, chi phí một cách chính xác, minh bạch. Điều này không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật, mà còn nâng tầm uy tín trong giao dịch với khách hàng, đối tác.
• Chủ động kiểm soát nghĩa vụ thuế: Khác với phương pháp khoán, khi kê khai bạn được quyền tự xác định doanh thu thực tế phát sinh, chủ động tính toán số thuế phù hợp. Nếu hoạt động kinh doanh gặp khó khăn, doanh thu sụt giảm, bạn không lo bị ấn định thuế “trên trời”.
• Dễ chứng minh tài chính khi tiếp cận vốn: Sổ sách kế toán đầy đủ là “chiếc chìa khóa vàng” khi bạn cần vay vốn ngân hàng, hợp tác với nhà đầu tư hoặc tham gia các chuỗi cung ứng lớn.
• Thúc đẩy chuyển đổi mô hình kinh doanh: Kê khai thuế, sử dụng hóa đơn điện tử, quản lý dòng tiền qua ngân hàng chính là những viên gạch đầu tiên giúp hộ kinh doanh tiến gần hơn đến mô hình doanh nghiệp chính quy – mở rộng quy mô, tiếp cận thị trường hiện đại.
• Tạo nền tảng dữ liệu cho các chính sách hỗ trợ: Khi toàn bộ hoạt động đều được kê khai minh bạch, nhà nước sẽ có dữ liệu thực chất từ khu vực kinh tế tư nhân để xây dựng chính sách hiệu quả, sát thực tế.

Việc lựa chọn chuyển sang phương pháp kê khai thuế không chỉ xuất phát từ yêu cầu của pháp luật, mà còn là một chiến lược đầu tư cho sự minh bạch, trường tồn và phát triển bài bản của hộ kinh doanh cũng như doanh nghiệp nhỏ.

5 lợi ích thực tế khi áp dụng phương pháp kê khai thuế

1. Minh bạch hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao uy tín

• Doanh thu, chi phí đều phản ánh đúng thực tế, thể hiện qua hóa đơn, chứng từ. Điều này giúp bạn dễ dàng giải trình, bảo vệ quyền lợi hợp pháp khi cần thiết.
• Việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng góp phần số hóa giao dịch, giúp khách hàng an tâm, tăng mức độ tin cậy từ đối tác.

2. Chủ động quản trị, hạn chế rủi ro bị ấn định thuế

• Bạn hoàn toàn chủ động tính toán số thuế phải nộp trên thực tế phát sinh, không bị phụ thuộc vào mức khoán dựa trên ước tính như trước đây.
• Nếu gặp biến động bất thường về doanh thu hay chi phí, có thể kịp thời khai báo điều chỉnh – giảm thiểu nguy cơ bị ấn định thuế cao bất hợp lý.

3. Tạo thuận lợi khi giải trình, mở rộng hợp tác, vay vốn

• Hồ sơ tài chính đầy đủ giúp bạn vững tin làm việc với ngân hàng và đối tác:
• Vay vốn sẽ dễ được chấp thuận hơn vì ngân hàng tin vào khả năng chi trả thực.
• Đối tác tin tưởng hơn khi hồ sơ sổ sách rõ ràng, minh bạch.

Kinh nghiệm thực tế: Một chủ cửa hàng bán đồ điện máy khu vực Hà Nội sau nhiều năm kinh doanh khoán đã chuyển sang kê khai thuế từ 2023. Từ khi làm chặt sổ sách, anh dễ dàng tiếp cận một khoản vay ưu đãi để mở rộng kinh doanh – điều mà trước đây gần như bất khả thi vì thiếu hồ sơ tài chính minh bạch.

4. Đặt nền móng cho chuyển đổi số và chuyên nghiệp hóa hoạt động

• Chuyển đổi sang kê khai khiến các hộ kinh doanh buộc phải ứng dụng phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, ngân hàng số… Đây là động lực lớn thúc đẩy đổi mới quản trị, nâng cao chất lượng hoạt động, chuẩn hóa quy trình.

5. Góp phần hoàn thiện chính sách và thụ hưởng các ưu đãi thiết thực

• Từ số liệu kê khai thực tế, cơ quan quản lý có đủ thông tin để xây dựng các chính sách hỗ trợ sát nhu cầu thật. Hộ kinh doanh được tiếp cận các gói hỗ trợ vốn vay, đào tạo, xúc tiến thương mại, chuyển đổi mô hình… phù hợp hơn.

Điều kiện và đối tượng chuyển sang phương pháp kê khai thuế

Theo Thông tư số 40/2021/TT-BTC, các hộ kinh doanh trước đây áp dụng phương pháp khoán (tức là nộp một khoản thuế cố định theo mức ước tính của nhà nước) có quyền lựa chọn chuyển sang kê khai, hoặc được yêu cầu chuyển đổi khi đáp ứng một số tiêu chí (quy mô, doanh thu…).

• Hộ kinh doanh có doanh thu lớn, hoạt động ở quy mô ổn định, hoặc có mong muốn tiếp cận hợp đồng với cơ quan, doanh nghiệp lớn nên chuyển sang kê khai thuế.
• Cần thực hiện điều chỉnh, bổ sung tờ khai thuế theo Mẫu 01/CNKD đính kèm Thông tư số 40/2021/TT-BTC và đánh dấu vào mục “Hộ khoán chuyển đổi phương pháp tính thuế” để được điều chỉnh giảm mức thuế khoán còn lại.
• Thời hạn nộp tờ khai điều chỉnh chậm nhất 10 ngày kể từ ngày bắt đầu chuyển đổi phương pháp tính thuế.

Sau khi chuyển đổi, hộ kinh doanh thực hiện theo chế độ kế toán hướng dẫn tại Thông tư số 88/2021/TT-BTC. Quá trình này đòi hỏi sự chủ động trong ghi chép sổ sách, lập và lưu trữ hóa đơn – bước khởi đầu cho sự quản lý chuyên nghiệp về sau.

Hướng dẫn chi tiết cách khai, nộp thuế theo phương pháp kê khai

1. Hồ sơ khai thuế gồm những gì?

• Tờ khai thuế theo mẫu 01/CNKD (Thông tư 40/2021/TT-BTC)
• Phụ lục Bảng kê hoạt động kinh doanh trong kỳ theo mẫu số 01-2/BK-HĐKD (nếu có). Nếu doanh thu đã được xác nhận bởi cơ quan chức năng thì không cần nộp phụ lục này.

Mẹo nhỏ: Hãy chuẩn bị sẵn các file mẫu điện tử, thường xuyên cập nhật từ website của Tổng cục Thuế, để giảm rủi ro nhầm lẫn, tiết kiệm thời gian thao tác mỗi lần lập tờ khai.

2. Hình thức nộp hồ sơ khai thuế

• Nộp điện tử qua:
  • Cổng Thuế điện tử https://thuedientu.gdt.gov.vn (phân hệ “CÁ NHÂN”)
  • Cổng Dịch vụ công quốc gia https://dichvucong.gov.vn
• Nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của chi cục thuế, hoặc qua hệ thống bưu chính nếu không thể nộp điện tử.

3. Nơi nộp hồ sơ khai thuế

Đội Thuế quản lý trực tiếp tại địa bàn nơi hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoạt động sản xuất, kinh doanh.

4. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế

• Kê khai theo tháng: Chậm nhất ngày 20 tháng liền sau tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Kê khai theo quý: Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế.

Mẹo nhớ nhanh: Tháng sau nộp trước ngày 20, Quý sau nộp trước ngày kết thúc tháng đầu của quý đó.

5. Thời hạn nộp thuế

• Chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đã nêu ở trên.
• Với hồ sơ kê khai bổ sung (nếu phát sinh sai sót), thời hạn nộp là theo kỳ tính thuế có sai lệch.

6. Hình thức nộp thuế

• Ứng dụng eTax Mobile
• Cổng Thuế điện tử (https://thuedientu.gdt.gov.vn)
• Cổng Dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn)

Kinh nghiệm cá nhân: Nên tạo tài khoản ngân hàng chuyên biệt dành riêng cho doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh để dễ quản lý dòng tiền và đối chiếu nhanh chóng khi cần giao dịch nộp thuế.

7. Khai thuế khi tạm ngừng hoạt động, kinh doanh

• Phải thông báo cho cơ quan thuế về việc tạm ngừng theo quy định Điều 91 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, Điều 4 Nghị định 126/2020/NĐ-CP…
• Không cần nộp hồ sơ khai thuế trong thời gian tạm ngừng, trừ trường hợp: nếu tạm ngừng không trọn tháng/quý khi áp dụng khai thuế theo tháng/quý.

Những quy định và điểm mới cần lưu ý từ năm 2025

1. Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử với một số trường hợp

Ngày 20/3/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 70/2025/NĐ-CP với quy định từ 1/6/2025:

• Các hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử có kết nối máy tính tiền.

Đây là bước chuyển quan trọng giúp các hộ kinh doanh đổi mới quản trị, ứng dụng công nghệ vào quy trình bán hàng và quản lý thu chi, góp phần tiến tới bỏ thuế khoán và chuyển sang phương pháp kê khai hoàn toàn từ 2026 theo Nghị quyết số 198/2025/QH15.

Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp hộ kinh doanh hiện đại hóa hoạt động, tăng uy tín với khách hàng mà còn giảm thiểu các rủi ro sai sót, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí.

2. Sử dụng số định danh thay cho mã số thuế cá nhân từ 01/7/2025

Việc sử dụng số định danh cá nhân thay thế mã số thuế là một thay đổi lớn giúp đồng bộ hóa dữ liệu quản lý, thuận tiện cho người nộp thuế trong tra cứu và giao dịch nộp thuế điện tử về sau.

3. Chính phủ tăng cường quản lý thuế nền tảng thương mại điện tử

Nếu bạn kinh doanh online trên các nền tảng TMĐT (Lazada, Shopee, Tiki,…), đừng quên cập nhật quy định mới về khai báo danh tính, nộp thuế phù hợp để tránh những rắc rối phát sinh không đáng có.

Lưu ý quan trọng: “Không nhận chuyển khoản, chỉ nhận tiền mặt” nhằm trốn tránh nghĩa vụ thuế sẽ bị cơ quan chức năng theo dõi sát và xử lý nghiêm. Càng tuân thủ các quy định minh bạch, bạn càng xây dựng được nền tảng kinh doanh vững chắc lâu dài.

Bí quyết quản lý thuế – kế toán hiệu quả khi kê khai

• Chủ động lưu giữ hóa đơn, chứng từ đầy đủ theo lô hàng, giao dịch: Dùng giải pháp phần mềm kế toán chuyên dụng, hoặc Excel chuẩn mẫu, sẵn sàng tra cứu khi cần giải trình.
• Tách bạch tài khoản cá nhân & kinh doanh: Tạo dựng thói quen chi tiêu, giao dịch qua tài khoản ngân hàng riêng cho hoạt động hộ kinh doanh/doanh nghiệp nhỏ. Điều này giúp theo dõi dòng tiền và chống nhầm lẫn số liệu kế toán.
• Cập nhật tin tức và quy định thường xuyên: Nhà nước liên tục ban hành các chính sách mới, do đó hãy theo dõi thông tin từ các kênh chính thống (Tổng cục Thuế; Bộ Tài chính; Kế toán Thuế Online…).
• Xây dựng thói quen lập sổ quỹ, theo dõi nhập-xuất-tồn: Giúp bạn kiểm soát tồn kho, phát hiện sớm những sai sót, hạn chế rủi ro bị truy thu thuế hoặc xử phạt về sau.
• Đừng ngại tìm kiếm sự hỗ trợ: Hợp tác với các đơn vị tư vấn thuế – kế toán chuyên nghiệp hoặc sử dụng dịch vụ online giúp bạn tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa chi phí và giảm rủi ro vi phạm.

Bí quyết cho hộ kinh doanh mới chuyển đổi: “Ngay tháng đầu tiên, hãy xây dựng mẫu bảng kê thu chi đơn giản theo mẫu 01-2/BK-HĐKD để làm quen, sau đó từng bước hoàn thiện và chuẩn hóa theo quy định.”

Tầm nhìn dài hạn khi chuyển đổi sang kê khai thuế

Chính sách đẩy mạnh áp dụng phương pháp kê khai thuế cùng hóa đơn điện tử và chuẩn hóa mã số thuế là nền tảng giúp khu vực kinh tế tư nhân phát triển chuyên nghiệp, bền vững hơn. Khi đã quen với cách quản trị mới, các hộ kinh doanh sẽ có lợi thế lớn để mở rộng quy mô, tiếp cận thị trường hiện đại, mạnh dạn đầu tư và tăng khả năng cạnh tranh ở tầm cao mới.

Bên cạnh đó, việc chủ động kê khai và quản lý tài chính hiệu quả còn giúp bạn sớm phát hiện các dấu hiệu sai sót, kịp thời khắc phục, tránh bị xử phạt hoặc truy thu gây gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Với phương pháp kê khai thuế, không chỉ là tuân thủ pháp luật, bạn còn đang đầu tư cho chính tương lai kinh doanh bền vững và minh bạch của mình!

Hướng dẫn tự tra cứu, kết nối và nhận hỗ trợ chuyên nghiệp

• Thường xuyên kiểm tra email, thông báo từ Tổng cục Thuế để cập nhật thông tin mới nhất.
• Khai thác các tiện ích tra cứu trên Cổng Thuế điện tử, Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc qua app eTax Mobile.
• Nếu gặp khó khăn trong kê khai, nộp thuế, có thể gọi tổng đài hỗ trợ hoặc tìm kiếm sự tư vấn từ các đơn vị uy tín như Kế toán Thuế Online.
• Khuyến khích tham gia các nhóm cộng đồng, diễn đàn kinh doanh để học hỏi kinh nghiệm và chia sẻ vướng mắc thực tế.

Bạn có thể thường xuyên cập nhật chính sách và nhận tư vấn chất lượng từ Kế toán Thuế Online (KTO) thông qua website chính thức hoặc trang Facebook của KTO để không bỏ lỡ những thay đổi mới nhất về tài chính, kế toán, thuế.

Chia sẻ cuối cùng từ góc nhìn chuyên gia

Chuyển đổi sang kê khai thuế là một hành trình cần sự chủ động, tâm thế cầu thị và sẵn sàng thích ứng với những thay đổi không ngừng của môi trường pháp lý. Mỗi bước đi nhỏ hôm nay sẽ góp phần gầy dựng lên nền móng vững chắc cho tương lai kinh doanh minh bạch, bền lâu và phát triển mạnh mẽ hơn.

Nếu bạn là doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh cá thể – hãy coi đây là bước chuyển mình tất yếu trên đường hòa nhập cùng nền kinh tế số hóa hiện đại. Đừng ngại học hỏi thêm, đừng e ngại sự thay đổi. Sự chủ động tuân thủ hôm nay chính là sự đảm bảo bình an, thành công cho ngày mai!

Nguồn tham khảo hữu ích

• Thông tư số 40/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính
• Thông tư số 88/2021/TT-BTC về chế độ kế toán cho hộ, cá nhân kinh doanh
• Nghị định số 126/2020/NĐ-CP (bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP)
• Luật Quản lý thuế hiện hành
• Các văn bản hướng dẫn của Tổng cục Thuế Việt Nam

Chúc bạn thành công – vững vàng trên hành trình phát triển bền vững cùng kinh tế Việt Nam hiện đại và minh bạch!