Nghị định 70/2025 hướng dẫn hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp Việt Nam

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ đang diễn ra trên toàn quốc, doanh nghiệp Việt Nam – từ các tập đoàn FDI, doanh nghiệp vừa và nhỏ đến từng hộ kinh doanh cá thể – đều nhận thấy tầm quan trọng của việc thích ứng với các chính sách mới về hóa đơn, chứng từ điện tử. Điều này không chỉ đơn thuần là những thay đổi giấy tờ, thủ tục hành chính mà còn là cơ hội giúp doanh nghiệp minh bạch, tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa quản trị và quan trọng nhất: hợp pháp hóa các hoạt động kinh doanh. Đặc biệt, khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP sắp có hiệu lực, việc nắm bắt sớm những nội dung mới sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn, giảm thiểu rủi ro khi triển khai thực tế.

Nghị Định 70/2025/NĐ-CP: Bước Chuyển Mình Trong Quản Lý Hóa Đơn, Chứng Từ

Ngày 20/3/2025, chính phủ đã ban hành Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, chính thức sửa đổi, bổ sung nhiều điểm quan trọng của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Nghị định này có hiệu lực từ ngày 01/6/2025, tác động đến tất cả các chủ thể trong nền kinh tế, nhất là cộng đồng doanh nghiệp.

“Việc chủ động cập nhật, triển khai các quy định mới không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn nâng tầm uy tín, chuẩn hóa quản trị – điều kiện tiên quyết để phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh hiện đại.”
— Chuyên gia tư vấn ConsultX

Những Điểm Mới Nổi Bật Về Đối Tượng, Thủ Tục Và Minh Bạch Hóa

Mở rộng đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử

• Đối tượng nước ngoài: Các nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam, nhưng có hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh trên nền tảng số và các dịch vụ khác, được phép đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử (sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng).
• Với doanh nghiệp chế xuất: Nếu có kinh doanh ngoài lĩnh vực chế xuất, và khai VAT trực tiếp – dùng hóa đơn bán hàng; khai theo phương pháp khấu trừ – dùng hóa đơn VAT.
• Bổ sung hóa đơn thương mại điện tử áp dụng cho các tổ chức, cá nhân xuất khẩu đáp ứng phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.

Simplify thủ tục – Tăng cường khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn

• Người bán (cả doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá thể…) có thể ủy nhiệm bên thứ ba lập hóa đơn điện tử, mở rộng hơn so với quy định cũ.
• Cho phép tích hợp biên lai thu phí và hóa đơn điện tử trên cùng một định dạng, tạo sự tiện lợi và hiệu quả trong chuyển đổi số.
• Cơ quan thuế chủ động thực hiện chương trình khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ – như chương trình khách hàng thân thiết, trúng thưởng, hóa đơn may mắn… Đây là bước tiến trọng yếu, nâng cao ý thức tiêu dùng minh bạch.

Điểm mới về thời điểm lập hóa đơn

• Bổ sung rõ thời điểm lập hóa đơn cho xuất khẩu: Do người bán xác định, nhưng không chậm quá ngày làm việc kế tiếp ngày hàng hóa thông quan.
• Các dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài: Lập hóa đơn khi hoàn thành cung cấp dịch vụ – không phân biệt đã thu tiền chưa.
• Đối với các cảnh kinh doanh đặc thù (bán lẻ, ăn uống, ngân hàng, casino, chứng khoán…), thời điểm lập hóa đơn được điều chỉnh linh hoạt theo thực tế vận hành.

Các Quy Định Mới Về Nội Dung, Loại, Cách Lập Và Quản Lý Hóa Đơn

Chi tiết hơn về nội dung của hóa đơn

• Bổ sung số định danh cá nhân, hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách vào thông tin người mua.
• Đối với dịch vụ ăn uống, vận tải, dịch vụ nền tảng số và thương mại điện tử: Hóa đơn phải thể hiện mặt hàng, biển số phương tiện, hành trình hoặc thông tin người gửi hàng rõ ràng (nếu có liên quan).
• Cho phép hóa đơn điện tử ở một số lĩnh vực (xăng dầu, casino, xổ số…) được miễn một số chỉ tiêu, giảm bớt thao tác lập hóa đơn mà vẫn đảm bảo đầy đủ các yếu tố pháp lý.

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền – siết chặt đối tượng bắt buộc

• Từ 01/6/2025, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên và doanh nghiệp bán trực tiếp tới người tiêu dùng (trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ, nhà hàng, khách sạn, vận tải…) bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế.
• Nội dung tối thiểu: tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; thông tin người mua; hàng hóa/dịch vụ; thời điểm lập hóa đơn; mã của cơ quan thuế hoặc mã QR truy xuất…
• Doanh nghiệp lưu ý: gửi hóa đơn qua email, SMS, đường dẫn, QR code để khách tra cứu dễ dàng – một động thái góp phần hiện đại hóa dịch vụ, tăng trải nghiệm khách hàng.

Bắt đầu với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đôi khi có thể là thử thách với hộ kinh doanh truyền thống, tuy nhiên, đây là bước cần thiết để chuẩn hóa kinh doanh, giảm thiểu sai sót và dễ dàng chứng minh chi phí hợp lý khi quyết toán thuế về sau.

Thay đổi cách xử lý hóa đơn sai sót

• Khi cần điều chỉnh, thay thế hóa đơn sai sót, doanh nghiệp và khách hàng phải có thỏa thuận văn bản ghi rõ điểm sai (đối tượng là tổ chức, cá nhân kinh doanh). Trường hợp khách hàng là cá nhân, người bán chỉ cần thông báo rõ qua website hoặc phương tiện phù hợp.
• Cho phép việc lập 1 hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn sai cùng tháng cho cùng một khách hàng. Điều này đặc biệt tiết kiệm công sức ở các ngành phát sinh giao dịch lặp lại.
• Nghị định 70/2025/NĐ-CP bỏ quy định phải thông báo cơ quan thuế trong 01 ngày làm việc khi phát hiện sai sót. Giờ đây, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm rà soát, xử lý ngay theo hướng dẫn.

Thêm quyền lợi cho người mua

• Người mua được quyền tra cứu, nhận file gốc hóa đơn điện tử, sử dụng hóa đơn để hạch toán, kê khai các loại thuế, chứng minh nguồn gốc xuất xứ, kê khai thanh toán nguồn vốn ngân sách nhà nước, xổ số, bồi thường…
• Một mẹo nhỏ: Chủ động yêu cầu hóa đơn điện tử có đầy đủ thông tin, nhất là vận chuyển hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu hoặc thanh toán với vốn ngân sách.

Các Quy Định Đăng Ký, Ngừng Sử Dụng Hóa Đơn Và Chứng Từ Quan Trọng

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử chặt chẽ hơn

• Đăng ký trực tuyến qua Cổng thông tin Tổng cục Thuế, xác thực qua số điện thoại hoặc email của đại diện pháp luật/doanh nghiệp đã đăng ký.
• Bổ sung đối tượng được đăng ký: Tổ chức xử lý tài sản công, nhà cung cấp nước ngoài (qua cổng riêng).
• Trường hợp thay đổi người đại diện pháp luật hoặc thông tin chủ doanh nghiệp/thông tin quan trọng khác, quy trình đăng ký lại như ban đầu.

Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử – không còn là “khoảng trống”

• Thêm các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử ngoài quy định trước đây: trốn thuế, gian lận, bị cơ quan chức năng đề xuất, chuyển đổi hình thức kinh doanh, thay đổi ngành nghề không đáp ứng điều kiện bắt buộc…
  • Ví dụ: Hộ kinh doanh từ khai thuế theo kê khai sang nộp khoán hoặc nộp thuế từng lần phát sinh sẽ phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo thông báo cơ quan thuế.
• Thủ tục ngừng sử dụng hóa đơn điện tử được chia rõ thành 4 trường hợp, với vai trò chủ động của cổng thông tin điện tử, cơ quan thuế quản lý trực tiếp, hoặc thông báo quyết liệt khi người nộp thuế không kịp thời giải trình hoặc có dấu hiệu rủi ro nghiêm trọng.

Hãy luôn rà soát tình trạng hồ sơ thuế, sự tuân thủ các quy định để tránh rơi vào diện bị ngừng hóa đơn điện tử – điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, uy tín và khả năng giao dịch với đối tác.

Điểm mới liên quan đến chứng từ, biên lai

• Bổ sung loại chứng từ khấu trừ thuế áp dụng cho hoạt động thương mại điện tử, nền tảng số – một kênh giao dịch ngày càng phát triển, cần sự rõ ràng về thuế thu nhập cá nhân.
• Ràng buộc rõ về thời điểm lập chứng từ, thời điểm ký số – gắn chặt với sự kiện phát sinh nghĩa vụ thuế, thu phí, lệ phí.
• Quy định nội dung, định dạng chứng từ điện tử, nguyên tắc xử lý sai sót tương tự hóa đơn điện tử.

Mở Rộng Trách Nhiệm Các Chủ Thể Tham Gia Và Quyền Lợi Người Dùng

Người bán hàng hóa, dịch vụ

• Doanh nghiệp, hộ cá thể kinh doanh thương mại điện tử, dịch vụ qua nền tảng số không còn “vùng trũng” về thuế. Phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo bảng tổng hợp về cơ quan thuế kịp thời.
• Cách gửi hóa đơn điện tử: Gửi trực tiếp nếu bình quân từ 1.000.000 hóa đơn/tháng trở lên (tính theo năm trước đó).

Đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

• Ràng buộc chi tiết nghĩa vụ, trách nhiệm bảo mật, lưu trữ, tính toàn vẹn dữ liệu cho khách hàng – đây là “xương sống” của niềm tin số, giúp doanh nghiệp yên tâm sử dụng hóa đơn điện tử.

Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế; tổ chức thu phí, thuế, lệ phí…

• Phải tuân thủ quy trình lập, ký số, chuyển dữ liệu, lưu trữ chứng từ, hợp tác kiểm tra đối chiếu của các cơ quan quản lý.

Quyền và trách nhiệm của người mua

• Được quyền tra cứu, nhận file gốc hóa đơn, sử dụng hợp pháp như chứng cứ sở hữu, hạch toán, kê khai thuế, thanh toán… – giúp bảo vệ quyền lợi, phòng trường hợp khiếu kiện, tranh chấp.
• Mẹo nhỏ: Kiểm tra kỹ thông tin cá nhân, hàng hóa, số lượng, thuế suất… khi nhận hóa đơn để đảm bảo thực thi đầy đủ quyền lợi.

Các Quy Định Về Truy Xuất, Cung Cấp Thông Tin Và Một Số Lưu Ý Khác

Ứng dụng công nghệ – Định nghĩa và xử lý chuyển tiếp

• Bổ sung định nghĩa rõ ràng “hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền”, “máy tính tiền”, “cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế về hóa đơn điện tử”.
• Trường hợp hộ kinh doanh/chủ thể chưa đáp ứng hạ tầng CNTT để chuyển sang hóa đơn từ máy tính tiền, cơ quan thuế sẽ hỗ trợ và thông báo hướng dẫn chuyển đổi. Nếu không tuân thủ sau khi đã được hỗ trợ, đó là hành vi vi phạm và sẽ bị xử lý nghiêm.
• Thêm vào danh mục hành vi bị cấm: không chuyển dữ liệu điện tử về cơ quan thuế theo quy định hoặc làm giả hóa đơn, chứng từ…

Trách nhiệm và vai trò của các cơ quan quản lý

• Bộ Tài chính, Bộ Công Thương cùng các địa phương chủ động phối hợp, hỗ trợ kịp thời về hạ tầng công nghệ, tuyên truyền, thúc đẩy chuyển đổi số sâu rộng trong cộng đồng doanh nghiệp.
• Phát động phong trào “người tiêu dùng văn minh”, khuyến khích lấy hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ – góp phần tăng nguồn thu thuế, tạo môi trường cạnh tranh công bằng, bảo vệ người tiêu dùng.

Một số điều chỉnh, thay đổi mẫu biểu

• Bổ sung, sửa đổi một loạt mẫu biểu về hóa đơn, chứng từ trong các phụ lục kèm theo nghị định.
• Thay thế cách diễn đạt về hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cho đồng bộ các điều khoản luật.
• Bãi bỏ/hủy bỏ những quy định, giải thích không còn phù hợp với thực tiễn áp dụng trong bối cảnh chuyển đổi số.

Những Lưu Ý Dành Cho Doanh Nghiệp Vừa, Nhỏ Và Hộ Cá Thể

• Chủ động cập nhật: Theo dõi sát các cột mốc hiệu lực và tuân thủ khi nghị định có hiệu lực từ 01/6/2025 – đừng để đến sát ngày mới chạy “nước rút”.
• Xác định đúng đối tượng: Đánh giá xem doanh nghiệp/hộ cá thể của mình rơi vào diện bắt buộc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hoặc có yếu tố thương mại điện tử không.
• Đầu tư vào giải pháp công nghệ phù hợp: Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử chất lượng, đơn vị cung cấp uy tín để quản lý, lưu trữ, tra cứu, bảo mật thông tin… tránh phạt do lỗi kỹ thuật hoặc dữ liệu.
• Thường xuyên tập huấn/chia sẻ thông tin với nhân viên kế toán, thuế: Kịp thời nâng cao năng lực nội bộ. Những sai sót nhỏ có thể dẫn tới rủi ro phạt nặng, thiệt hại về tài chính và uy tín.
• Chủ động phối hợp với cơ quan thuế: Đối thoại, hỏi đáp, xin tư vấn và giải trình kịp thời nếu gặp vướng mắc hoặc bị yêu cầu bổ sung giấy tờ.
• Mẹo nhỏ: Đánh dấu lịch nhắc nhở các thời điểm nộp tờ khai, chuyển dữ liệu, kê khai thuế và lập hóa đơn khi phát sinh nghiệp vụ.

Đồng hành cùng pháp luật và chuyển đổi số là bí quyết tiên quyết giúp doanh nghiệp phát triển ổn định, giảm thiểu rủi ro, tăng khả năng tiếp cận đối tác – khách hàng lớn và bền vững trên thị trường.

Bạn hãy theo dõi các thông tin mới nhất và các tư vấn giá trị từ ConsultX tại website Công ty tư vấn ConsultX và Facebook ConsultX để không bỏ lỡ những cập nhật quan trọng, cũng như các giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp thích nghi nhanh với chính sách mới và đảm bảo vận hành an toàn, hiệu quả.

Nâng Cao Ý Thức, Đổi Mới Tư Duy Kinh Doanh – Lời Nhắn Gửi Từ Người Làm Nghề

Thay đổi về quy định hóa đơn, chứng từ đôi khi tạo cảm giác “ngợp” cho nhiều doanh nghiệp, nhất là các đơn vị vừa và nhỏ hoặc hộ kinh doanh truyền thống. Tuy nhiên, hướng đi này cũng chính là động lực thúc đẩy kinh tế sáng tạo, minh bạch và bền vững hơn trong bối cảnh hội nhập.
Hãy coi mỗi lần chuyển đổi, cập nhật là một lần nâng cấp giá trị doanh nghiệp. Bởi lẽ, doanh nghiệp vận hành đúng pháp luật, minh bạch – luôn là đối tác tiềm năng được ngân hàng, nhà đầu tư, đối tác lớn lựa chọn và yên tâm hợp tác lâu dài.
Đừng ngại thay đổi. Nếu cần, hãy tận dụng tối đa sự hỗ trợ từ chuyên gia, các nguồn thông tin chính thống và tư vấn chuyên nghiệp. Hành trình chuyển đổi số không ai đơn độc – chúng ta luôn có cộng đồng doanh nghiệp, những người đồng hành cùng phát triển bền vững.
Chúc quý doanh nghiệp, hộ kinh doanh luôn nắm bắt hiệu quả mọi chính sách mới, khẳng định được giá trị và uy tín trên thị trường!

Nguồn tham khảo

• Nghị định số 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ (Chinhphu.vn)
• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
• Thông tư số 78/2021/TT-BTC, Bộ Tài chính
• Cổng thông tin Tổng cục Thuế (gdt.gov.vn)