Nghị định 70/2025 nắm bắt xu hướng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

1. Những điểm mới nổi bật về hóa đơn điện tử trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP

1.1. Mở rộng đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử

• Thêm nhóm doanh nghiệp nước ngoài: Lần đầu tiên, nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam nhưng kinh doanh thương mại điện tử, qua nền tảng số hoặc các dịch vụ số khác, có thể đăng ký tình nguyện sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Đây là bước tiến lớn trong việc hội nhập quản lý doanh thu ngành thương mại điện tử xuyên biên giới và tạo sân chơi công bằng.
• Sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) cho nhóm này, đáp ứng các tiêu chuẩn về nội dung, hình thức.

“Việc bổ sung đối tượng này cho thấy định hướng của Chính phủ về siết chặt, minh bạch hóa dòng tiền trong thương mại điện tử – một lĩnh vực vốn tiềm ẩn rủi ro thất thu thuế rất lớn.”

1.2. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ: Tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho doanh nghiệp

• Khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn: Cơ quan thuế sẽ chủ động triển khai các chương trình như khách hàng thường xuyên, quay số may mắn, để thúc đẩy cá nhân lấy hóa đơn.
• Linh hoạt ủy nhiệm lập hóa đơn: Từ nay không chỉ doanh nghiệp, tổ chức mà hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cũng được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử (với điều kiện có quan hệ liên kết). Điều này đặc biệt phù hợp trong bối cảnh nhiều hộ kinh doanh liên kết với các sàn thương mại điện tử.
• Tích hợp biên lai thu phí và hóa đơn điện tử: Giúp đơn giản hóa thủ tục, hỗ trợ công tác số hóa, đặc biệt tiện lợi cho người mua khi lưu trữ, đối chiếu giao dịch.

1.3. Phân loại và quy định mới về hóa đơn điện tử

• Doanh nghiệp chế xuất có thể sử dụng hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT tùy phương pháp kê khai thuế (trực tiếp hoặc khấu trừ).
• Hóa đơn thương mại điện tử: Người xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài sẽ lập hóa đơn thương mại điện tử nếu đáp ứng điều kiện truyền dữ liệu đến cơ quan thuế. Nếu chưa đáp ứng điều kiện kỹ thuật, có thể dùng hóa đơn GTGT điện tử.

“Doanh nghiệp xuất khẩu cần chú trọng chuẩn hóa hệ thống công nghệ thông tin để theo kịp quy định mới, tránh chậm trễ trong truyền dữ liệu hóa đơn.”

1.4. Thời điểm lập hóa đơn: Linh hoạt hơn, sát thực tiễn

• Thời điểm xuất khẩu hàng hóa: Không muộn hơn ngày làm việc tiếp theo sau khi thông quan.
• Với dịch vụ cung cấp cho nước ngoài: Lập hóa đơn khi hoàn thành cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
• Trường hợp đối soát số liệu (đối với lĩnh vực truyền hình, vận tải, ngân hàng…): Lập hóa đơn vào thời điểm hoàn tất đối soát, nhưng không muộn quá 7 ngày sau kỳ kết thúc.
• Linh hoạt nhiều trường hợp đặc thù: Kinh doanh bảo hiểm, xổ số, casino, tín dụng, đổi ngoại tệ, bán khí tự nhiên qua đường ống… đều có quy tắc riêng, giúp khớp với thực tế nghiệp vụ.
• Bỏ quy định tổng hợp lập hóa đơn cuối ngày, cuối tháng với dịch vụ ngân hàng, bảo hiểm, chuyển tiền qua ví điện tử…

“Càng sát thực tế ngành nghề, quy tắc hóa đơn càng giúp doanh nghiệp chủ động, dễ tuân thủ và hạn chế sai sót.”

1.5. Nội dung hóa đơn: Bổ sung chi tiết, phù hợp chuyển đổi số

• Nội dung người mua: Bổ sung số định danh cá nhân hoặc mã số đơn vị nhận ngân sách; với cá nhân mua xăng dầu không nhất thiết phải ghi tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Mô tả rõ mặt hàng, dịch vụ: Đối với ăn uống, vận tải, thương mại điện tử… phải hiển thị rõ món hàng, biển kiểm soát phương tiện, hành trình, tên người gửi…
• Hỗ trợ bảng kê: Đối với điện, nước, viễn thông, dịch vụ truyền hình… có thể lập hóa đơn sau khi đối soát, kèm bảng kê.
• Rõ ràng thời điểm ký số: Nếu thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn, cần chuyển dữ liệu lên hệ thống thuế không muộn hơn ngày làm việc sau khi lập hóa đơn.
• Quy định chi tiết các trường hợp hóa đơn không bắt buộc đủ nội dung (kinh doanh casino, bán xăng cho cá nhân…)

“Các điều chỉnh về nội dung hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh nguy cơ bị xuất toán hóa đơn, đảm bảo chi phí đầu vào được chấp nhận.”

1.6. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Mở rộng đối tượng bắt buộc áp dụng

• Hộ cá nhân kinh doanh, doanh nghiệp bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng (trung tâm thương mại, siêu thị, nhà hàng, khách sạn…) có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên, bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
• Nội dung cần có:
  • Tên, địa chỉ, MST người bán
  • Nội dung người mua (nếu có)
  • Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, giá thanh toán, thuế suất, tổng tiền…
  • Mã của cơ quan thuế, hoặc mã QR để truy xuất

  Mẹo nhỏ: Chủ cửa hàng nên lựa chọn máy tính tiền chuẩn hóa, đảm bảo kết nối ổn định với hệ thống thuế để tránh lỗi kỹ thuật

1.7. Quy định rõ về thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử

• Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai sót, cần có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai giữa người bán và người mua, ngoại trừ khi người mua là cá nhân.
• Có thể lập một hóa đơn để điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng và cùng người mua.
• Nhiều hướng dẫn chi tiết mới về xử lý sai sót, chiết khấu thương mại, trả hàng, hoàn phí bảo hiểm, dịch vụ viễn thông… giúp xử lý nghiệp vụ linh hoạt.

“Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm soát hóa đơn, lưu hồ sơ biên bản điều chỉnh một cách bài bản, đặc biệt với các nghiệp vụ hậu mãi, giảm giá, đổi trả.”

2. Thủ tục đăng ký, thay đổi, ngừng sử dụng hóa đơn điện tử: Tự động hóa và quản lý chặt hơn

• Người nộp thuế đăng ký sử dụng, thay đổi thông tin hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế. Hệ thống tự động đối chiếu dữ liệu đại diện pháp luật từ cơ sở dữ liệu dân cư, định danh điện tử.
• Bổ sung cơ chế đối soát, xác minh thực tế hoặc yêu cầu giải trình nếu phát hiện các dấu hiệu rủi ro (bom MST, ngừng hoạt động chưa đóng MST, vi phạm thuế, rủi ro cao…)
• Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đối với các trường hợp doanh nghiệp, hộ kinh doanh có hành vi vi phạm, bị điều tra, trốn thuế…
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chuyển đổi hình thức nộp thuế (khoán, theo từng lần phát sinh) cũng phải thực hiện thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Lời khuyên:

“Doanh nghiệp, hộ cá nhân nên chủ động kiểm tra thông tin đăng ký trên hệ thống thuế định kỳ để phòng ngừa bị gián đoạn quyền sử dụng hóa đơn do sai sót kỹ thuật hoặc thông tin không đồng nhất.”

3. Thay đổi quan trọng về chứng từ điện tử: Đồng bộ với hóa đơn

• Bổ sung “chứng từ khấu trừ thuế” cho hoạt động kinh doanh trên nền tảng TMĐT, nền tảng số.
• Quy định rõ thời điểm lập, ký số trên chứng từ là tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, nộp các khoản thu phí, lệ phí… giúp đảm bảo minh bạch, chống thất thu.
• Mở rộng đối tượng đăng ký sử dụng chứng từ điện tử: tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế TNCN, doanh nghiệp TMĐT… đăng ký trực tiếp trên Cổng thông tin.
• Bổ sung quy định về định dạng, xử lý sai sót chứng từ điện tử tương tự “chuẩn hóa” như hóa đơn điện tử.

“Việc quản lý chặt chứng từ điện tử, nhất là trong lĩnh vực khấu trừ thuế TMĐT, tạo sân chơi minh bạch, bảo vệ uy tín cho doanh nghiệp làm ăn hợp pháp.”

4. Trách nhiệm, quyền lợi của các bên tham gia – lưu ý mấu chốt cho doanh nghiệp

4.1. Trách nhiệm người bán, tổ chức cung cấp dịch vụ

• Người bán có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử lên hệ thống thuế đúng thời hạn (chậm nhất là cùng kỳ gửi tờ khai thuế GTGT).
• Doanh nghiệp có khối lượng sử dụng trên 1 triệu hóa đơn/tháng bắt buộc chuyển dữ liệu qua hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế.
• Tổ chức, cá nhân kinh doanh bắt buộc quản lý, bảo đảm toàn vẹn dữ liệu hóa đơn, chứng từ; phối hợp cung cấp khi bị thanh tra kiểm tra.

4.2. Quyền lợi và nghĩa vụ người mua

• Được quyền tra cứu, nhận file gốc hóa đơn điện tử.
• Được dùng hóa đơn hợp pháp vào hạch toán, kê khai thuế, chứng minh quyền sở hữu, kê khai thanh toán vốn ngân sách v.v.
• Hóa đơn phục vụ mục đích này phải có đủ thông tin xác định người mua (tên, mã số thuế hoặc số định danh …)

“Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, cặp ‘hóa đơn đúng chuẩn, chứng từ đầy đủ’ là chìa khóa thành công trong quản trị tài chính, bảo vệ quyền lợi khi kiểm tra quyết toán.”

4.3. Trách nhiệm cơ quan hải quan, kết nối dữ liệu về tem điện tử

• Doanh nghiệp sản xuất, nhập khẩu sản phẩm chịu thuế tiêu thụ đặc biệt cần sử dụng tem điện tử (quét QR) trước khi tiêu thụ hoặc nhập khẩu.

Mẹo ứng dụng:Bạn nên chủ động làm việc với bên cung cấp tem điện tử từ sớm và thử nghiệm hệ thống máy quét QR để tránh bị gián đoạn giao dịch.

5. Tra cứu, khai thác và sử dụng thông tin hóa đơn điện tử: Minh bạch và dễ dàng

• Bổ sung nhiều đối tượng được quyền truy cập, khai thác thông tin hóa đơn điện tử qua cổng thông tin số – mang lại lợi ích lớn cho các doanh nghiệp trong việc đối chiếu, kiểm tra chéo giao dịch với đối tác.
• Quy trình đăng ký mới, thu hồi tài khoản… được minh bạch hóa, tạo thuận lợi linh hoạt.

6. Một số lưu ý & điểm đặc biệt cần quan tâm

• Bổ sung, thay đổi văn bản giải thích – thuật ngữ như: hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, định nghĩa máy tính tiền, Cổng thông tin Tổng cục Thuế…
• Hành vi không chuyển dữ liệu hóa đơn, làm giả hóa đơn bị cấm tuyệt đối.
• Giải pháp chuyển tiếp: Nếu hộ kinh doanh, doanh nghiệp thuộc diện bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền nhưng hạ tầng chưa đáp ứng, cơ quan thuế sẽ có giải pháp hỗ trợ. Nếu dù đã hỗ trợ mà không chịu chuyển đổi thì bị xem là vi phạm và bị xử lý nghiêm.
• Vai trò triển khai đồng bộ của các bộ, ngành, địa phương để thúc đẩy hỗ trợ doanh nghiệp, hộ cá thể cập nhật xu hướng mới.
• Bổ sung, đổi mới các mẫu biểu, quy trình trong Phụ lục của Nghị định.

“Chuyển đổi số về hóa đơn – chứng từ không chỉ là yêu cầu pháp luật, mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng quản trị hiện đại, tiết kiệm thời gian, nhân lực quản lý.”

7. So sánh nhanh: Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 123/2020/NĐ-CP (cũ)

• Mở rộng đối tượng, bám sát thực tiễn thương mại điện tử, kinh tế nền tảng.
• Linh hoạt xử lý hóa đơn, chứng từ, thích ứng với các loại hình kinh doanh hiện đại.
• Tăng trách nhiệm pháp lý, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số.
• Siết chặt các hành vi gian lận, chuyển đổi dữ liệu chủ động và minh bạch hơn.

8. Một số bí quyết thực tiễn để doanh nghiệp SMES, hộ kinh doanh tuân thủ hiệu quả

• Chủ động cập nhật kiến thức, tập huấn nhân sự về quy định hóa đơn, quy trình phát hành, điều chỉnh, kiểm soát lỗi hóa đơn điện tử.
• Làm việc với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, bố trí kỹ thuật viên sẵn sàng xử lý lỗi
• Soát xét định kỳ quy trình nội bộ, hóa đơn đã phát hành để phát hiện – xử lý sớm rủi ro sai sót.
• Lưu giữ đầy đủ biên bản, thỏa thuận về điều chỉnh hóa đơn giữa các bên.
• Tăng cường trao đổi, đối chiếu định kỳ với kế toán, cơ quan thuế để giải đáp các điểm chưa rõ.
• Tận dụng các nền tảng tra cứu hóa đơn điện tử trực tuyến để xác thực hóa đơn đầu vào – đầu ra.
• Chủ động chuyển đổi hệ thống thiết bị, máy tính tiền sang chuẩn hóa trước thời hạn bắt buộc.

Dù bạn là doanh nghiệp lớn, SME hay hộ cá thể, sự chủ động và cập nhật kiến thức luôn mang lại “tấm khiên” vững chắc giúp phòng ngừa phạt hành chính, tranh chấp tài chính, bảo vệ quyền lợi hợp pháp tối ưu.

9. Kết nối thông tin và nguồn tham khảo hữu ích

Trong quá trình chuyển đổi số, mỗi doanh nghiệp hãy xem việc nắm bắt, tuân thủ chuẩn hóa hóa đơn – chứng từ là một “bước đệm” để tiến vào sân chơi lớn, minh bạch, chuyên nghiệp và hội nhập sâu rộng hơn.

Thực tế vận hành cho thấy, hiểu và thực thi nghiêm quy định không chỉ để “chống phạt”, mà còn là nền tảng nâng cao uy tín thương hiệu, chuyên nghiệp sổ sách, phòng tránh toàn diện các rủi ro về kế toán – thuế.

Chính vì thế, tôi khuyến khích các doanh nghiệp, hộ kinh doanh luôn giữ tinh thần chủ động, đón nhận chuyển đổi thông minh, chọn cho mình con đường phát triển bền vững, minh bạch – bởi sự vững vàng của một doanh nghiệp bắt đầu từ sự chuẩn chỉ từng hóa đơn, từng chứng từ nhỏ nhất.

Nếu bạn cần thêm tư vấn, hãy tham khảo thông tin cập nhật, các bài viết, webinar phân tích từ những chuyên gia – hoặc gửi câu hỏi cho những tổ chức tư vấn chuyên sâu.

Bạn hãy theo dõi các thông tin mới nhất và các tư vấn giá trị từ ConsultX tại website Công ty tư vấn ConsultX và Facebook ConsultX để luôn nắm bắt kịp thời chính sách quản lý tài chính, thuế và kế toán mới nhất.

Nguồn tham khảo

• Báo điện tử Chính phủ, chinhphu.vn
• Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ
• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ
• Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính
• Các trang thông tin về hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế

Mọi giải đáp, thắc mắc hoặc chia sẻ thêm kinh nghiệm ứng dụng thực tiễn, bạn có thể để lại bình luận bên dưới bài viết hoặc liên lạc trực tiếp với đơn vị tư vấn chuyên sâu về thuế – kế toán.