Chuyển đổi kê khai thuế hộ kinh doanh cá thể chuẩn mới 2024

Trong bối cảnh kinh tế ngày càng phát triển, việc vận hành một hộ kinh doanh không đơn thuần chỉ là buôn bán, mà còn phải theo sát nhiều quy định pháp luật và yêu cầu minh bạch tài chính. Nhiều năm về trước, chủ hộ kinh doanh thường ngại tiếp cận với các thủ tục kê khai thuế, bởi lẽ hệ thống hồ sơ, sổ sách kế toán nghe có vẻ phức tạp. Tuy nhiên, cùng với sự hội nhập quốc tế và chuyển đổi số mạnh mẽ, sự thay đổi trong cách thức quản lý tài chính – mà điển hình là chuyển từ hình thức nộp thuế khoán sang kê khai thực tế – đang mở ra những cánh cửa mới cho cả doanh nghiệp FDI, doanh nghiệp vừa và nhỏ, và đặc biệt là hộ kinh doanh cá thể. Nếu biết tận dụng và hiểu đúng, đây sẽ là bước ngoặt giúp hộ kinh doanh không chỉ lớn mạnh hơn mà còn phát triển bền vững, minh bạch, hội nhập với nền kinh tế số hiện nay.

Những chuyển biến lớn trong chính sách thuế đối với hộ kinh doanh

Trong nhiều năm, phương pháp khoán thuế từng là lựa chọn quen thuộc đối với đa phần các hộ, cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ. Thông thường, mức thuế khoán được cơ quan quản lý dựa trên doanh thu năm trước hoặc phán đoán thực tế, nhiều khi đưa đến cảm giác không công bằng hoặc thiếu linh hoạt khi thị trường biến động.

Tuy nhiên, cùng với làn sóng chuyển đổi số và yêu cầu minh bạch tài chính trên diện rộng, chuyển sang phương pháp kê khai thuế đang trở thành một xu hướng tất yếu và mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động kinh doanh hiện đại.

Vì sao nên chuyển sang nộp thuế theo phương pháp kê khai?

1. Nâng cao tính minh bạch và chuyên nghiệp

• Việc áp dụng phương pháp kê khai giúp hoạt động của hộ kinh doanh ghi nhận đầy đủ doanh thu, chi phí, lợi nhuận dựa trên sổ sách kế toán và hóa đơn chứng từ rõ ràng.
• Sử dụng hóa đơn điện tử trở thành công cụ khẳng định uy tín, tạo dấu ấn chuyên nghiệp đối với khách hàng, đối tác và dễ dàng đối chiếu, truy xuất khi cần thiết.

“Một nền tảng kế toán minh bạch, hiện đại là tấm vé thông hành để các hộ kinh doanh bứt phá và hội nhập sâu rộng vào chuỗi cung ứng – chuyên gia tài chính tại ConsultX nhận định.”

2. Tăng chủ động trong việc xác định thuế phải nộp

• Kê khai thuế cho phép các hộ kinh doanh tự xác định nghĩa vụ thuế dựa theo diễn biến thực tế thay vì hoàn toàn phụ thuộc vào mức khoán cứng nhắc của năm trước.
• Khi có biến động kinh doanh (như kinh tế khó khăn, doanh thu giảm), hộ kinh doanh được kê khai đúng thực tế, giảm đáng kể rủi ro bị ấn định thuế cao không phù hợp năng lực hiện tại.

3. Thuận lợi trong tiếp cận vốn và mở rộng kinh doanh

• Sổ sách, chứng từ minh bạch giúp chứng minh năng lực tài chính trước ngân hàng, đối tác đầu tư – yếu tố then chốt để nâng cao khả năng vay vốn hoặc huy động nguồn lực.
• Đáp ứng các yêu cầu về kế toán còn là “bước đệm” vững chắc hỗ trợ hộ kinh doanh mở rộng quy mô, chi nhánh hoặc liên kết, hợp tác dễ dàng hơn với khách hàng & doanh nghiệp lớn.

“Việc quản lý chặt chẽ dòng tiền và sổ sách chẳng những đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn là điều kiện ‘tiên quyết’ để gây dựng lòng tin với các đối tác lớn, các định chế tài chính.”

4. Tạo áp lực tích cực để chuyên nghiệp hóa và chuyển đổi mô hình

• Khi thực thi kê khai, các hộ kinh doanh tự mình nâng cấp quản trị, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ và hướng tới chuyển đổi thành doanh nghiệp chính quy, đáp ứng chuẩn mực thị trường hiện đại.
• Chỉ khi chuyên nghiệp hóa, các hộ mới thuận lợi tiếp cận các chuỗi, nhà cung ứng lớn trong và ngoài nước.

Mẹo nhỏ: Nếu bạn còn lúng túng trong quản lý hóa đơn điện tử, hãy cân nhắc sử dụng các phần mềm kế toán phổ biến tích hợp sẵn tính năng quản lý hóa đơn, kiểm soát doanh thu, báo cáo nhanh hàng kỳ.

5. Góp phần xây dựng chính sách nhà nước ngày càng sát thực tiễn

• Khi mọi dữ liệu doanh thu – chi phí – lợi nhuận đều kê khai minh bạch, cơ quan quản lý có cái nhìn toàn diện, từ đó hoạch định các chính sách, giải pháp hỗ trợ đúng “trúng”, sát thực tế.
• Việc này giúp phát triển môi trường kinh doanh công bằng, thúc đẩy kinh tế tư nhân tăng trưởng lành mạnh hơn.

“Chỉ số minh bạch càng cao, lòng tin của đối tác và Nhà nước càng lớn. Đó là chìa khóa vàng cho doanh nghiệp muốn phát triển vượt bậc trong kinh tế số.”

Bạn cần chuẩn bị những gì khi chuyển từ thuế khoán sang phương pháp kê khai?

1. Các bước chuyển đổi theo quy định mới nhất

• Căn cứ Thông tư 40/2021/TT-BTC, hiện các hộ đang thuộc diện thuế khoán có thể tự chuyển đổi sang phương pháp kê khai theo hướng dẫn.
• Trước hết, hộ kinh doanh cần lập tờ khai điều chỉnh thuế khoán (Mẫu 01/CNKD).
• Trên tờ khai, tích chọn mục: “Hộ khoán chuyển đổi phương pháp tính thuế” để cơ quan thuế làm căn cứ điều chỉnh, giảm mức thuế đã khoán.
• Thời hạn nộp tờ khai: Chậm nhất 10 ngày kể từ khi bắt đầu chuyển đổi phương pháp tính thuế.

Bạn cũng nên tìm hiểu hướng dẫn về chế độ kế toán áp dụng theo Thông tư 88/2021/TT-BTC. Việc thiết lập hệ thống sổ sách ngay từ đầu giúp bạn dễ dàng kiểm soát chi phí, doanh thu và phòng tránh các rủi ro về pháp lý.

2. Bỏ túi bộ hồ sơ kê khai thuế cần thiết

• Tờ khai thuế theo mẫu số 01/CNKD (Thông tư 40/2021/TT-BTC): Được sử dụng định kỳ khi kê khai nghĩa vụ thuế.
• Phụ lục bảng kê hoạt động kinh doanh trong kỳ (Mẫu số 01-2/BK-HĐKD): Đính kèm nếu doanh thu có xác nhận của các cơ quan chức năng. Lưu ý, nếu doanh thu đã có xác nhận, bạn không cần nộp phụ lục này nữa.

Lưu ý chuyên gia: Với doanh nghiệp nhỏ chưa quen kê khai, nên tạo checklist riêng từng loại giấy tờ, hồ sơ và file lưu trữ điện tử ngay từ đầu kỳ tính thuế.

3. Hình thức và nơi nộp hồ sơ khai thuế

• Nộp trực tuyến: Qua cổng Thuế điện tử https://thuedientu.gdt.gov.vn (phân hệ “CÁ NHÂN”) hoặc qua Cổng dịch vụ công quốc gia https://dichvucong.gov.vn.
• Nộp trực tiếp: Tại bộ phận một cửa của cơ quan thuế quản lý nơi kinh doanh hoặc gửi qua bưu điện.
• Nơi nộp: Đội hoặc Chi cục thuế tại địa bàn hoạt động sản xuất, kinh doanh của bạn.

4. Thời hạn kê khai và nộp thuế

Điểm cần lưu tâm: Việc nộp đúng hạn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp giữ uy tín với pháp luật, tránh phát sinh phạt chậm nộp, bị kiểm tra hoặc truy thu.

• Khai thuế theo tháng: Chậm nhất ngày 20 của tháng tiếp theo.
• Khai thuế theo quý: Chậm nhất ngày cuối cùng tháng đầu quý tiếp theo.
• Nộp tiền thuế: Cùng thời hạn với hạn nộp tờ khai. Đối với tờ khai điều chỉnh bổ sung, thời hạn dựa trên kỳ tính thuế gốc có sai sót.

Mẹo ứng dụng nhanh:

Tạo lịch nhắc nhở trên điện thoại/máy tính mỗi đầu tháng (hoặc đầu quý), để nhắc bạn khai và nộp thuế kịp thời.

5. Cách nộp thuế hiện đại, tiện lợi

• Sử dụng ứng dụng eTax Mobile của Tổng cục Thuế trên điện thoại thông minh.
• Thực hiện các thao tác thanh toán trên Cổng Thuế điện tử hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia.

Hình thức nộp qua ngân hàng số, ví điện tử dần thay thế nộp tiền mặt, giúp kiểm soát dòng tiền và tránh nhầm lẫn, thất lạc chứng từ.

6. Nếu hộ kinh doanh tạm ngừng hoạt động, lưu ý gì?

• Bạn cần thông báo tạm ngừng với cơ quan thuế (theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP, Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Thông tư 86/2024/TT-BTC).
• Không phải nộp hồ sơ khai thuế nếu tạm ngừng trọn tháng/quý tương ứng với kỳ kê khai.
• Nếu chỉ tạm ngừng một phần/thời gian ngắn trong tháng/quý, vẫn cần kê khai nghĩa vụ phát sinh.

Cập nhật quy định mới về hóa đơn điện tử và định danh thuế cá nhân

1. Sử dụng hóa đơn điện tử có kết nối máy tính tiền

Theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, các hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên sẽ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có kết nối máy tính tiền kể từ ngày 1/6/2025.

• Quy định này giúp tăng cường kiểm soát giao dịch, phòng tránh thất thu thuế và tạo thói quen lưu trữ, quản lý doanh thu chuyên nghiệp hơn.
• Cũng là bước “chạy đà” để tiến tới xóa bỏ thuế khoán, áp dụng toàn diện phương pháp kê khai cho hộ cá thể từ 1/1/2026 theo Nghị quyết 198/2025/QH15.

Dữ liệu điện tử giúp giảm gian lận, tạo lòng tin đối với nhà cung cấp dịch vụ, và là động lực để hộ kinh doanh sớm nâng tầm vị thế trong thị trường ngày càng hội nhập.

2. Định danh mã số thuế cá nhân: thay đổi lớn từ 1/7/2025

• Số định danh cá nhân sẽ thay thế cho mã số thuế truyền thống, giúp đồng bộ dữ liệu quản lý dân cư – thuế vụ hiệu quả trên toàn quốc.
• Đơn giản hóa quy trình, giảm thiểu trùng lặp, thủ tục và tạo sự kết nối thông suốt giữa hệ thống quản lý các cấp.

Mẹo nhỏ: Nên chủ động cập nhật thông tin cá nhân, số định danh để đảm bảo dữ liệu thuế không bị “treo”, tránh rắc rối thủ tục về lâu dài.

Những lưu ý thực tế cho hộ kinh doanh khi nộp thuế kê khai

• Thường xuyên cập nhật thay đổi chính sách: Quy định về mức thuế, cách kê khai, sử dụng hóa đơn ngày càng cải tiến. Đừng ngại hỏi cơ quan thuế hoặc chuyên gia để tránh bị phạt do không nắm được quy định mới.
• Ghi chép nghiệp vụ ngay khi phát sinh: Để tránh ước lượng, mất hóa đơn hoặc khó đối chiếu sau này. Những phần mềm sổ sách miễn phí dành cho hộ cá thể có thể là giải pháp tiết kiệm chi phí.
• Phân biệt rõ khoản chi phí hợp lệ: Chỉ chi phí hợp lý, hợp lệ (có chứng từ, hóa đơn đúng chuẩn) mới được khấu trừ khi xác định thuế phải nộp.
• Chớ ngại “hỏi sớm”: Khi có khó khăn, nên hỏi trước khi phát sinh sai sót lớn. Cơ quan thuế, các tổ chức tư vấn như ConsultX luôn sẵn sàng giải đáp và hỗ trợ cá nhân, hộ kinh doanh.

Bí quyết: Hãy coi việc kê khai, nộp thuế đúng hạn và minh bạch như một khoản “đầu tư” vào uy tín lâu dài cho thương hiệu cá nhân, thay vì chỉ là “gánh nặng” pháp lý.

Một số câu hỏi thường gặp về kê khai thuế hộ kinh doanh cá thể

• Làm thế nào để xác định tháng nào nên kê khai/quý nào nên kê khai?
  Hãy dựa vào quy mô, đặc thù hoạt động và tần suất phát sinh giao dịch; nếu doanh thu lớn, nên kê khai tháng để dễ kiểm soát, còn ngược lại có thể chọn kê khai theo quý.
• Khi nào phải chuyển sang hóa đơn điện tử có kết nối máy tính tiền?
  Từ 1/6/2025 đối với hộ doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nên chủ động chuẩn bị giải pháp sớm để không bị động khi áp dụng đồng loạt.
• Nếu ngừng kinh doanh tạm thời có bị truy thu thuế không?
  Nếu có thông báo tạm ngừng theo quy định và không phát sinh nghĩa vụ thuế, bạn không bị truy thu; nhưng nên giữ đủ tài liệu chứng minh thời gian ngừng kinh doanh hợp lệ.
• Không nhận chuyển khoản, chỉ nhận tiền mặt có an toàn không?
  Điều này tiềm ẩn rủi ro bị kiểm tra, truy thu và nảy sinh vướng mắc khi khách hàng, ngân hàng cần đối chiếu giao dịch đầu vào/ra.

Đồng hành cùng doanh nghiệp hộ cá thể trên hành trình minh bạch hóa tài chính

Mỗi bước tiến nhỏ trong quản lý sổ sách, chủ động kê khai đúng hạn và ứng dụng hóa đơn điện tử sẽ là nền móng vững chắc giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh vươn lên, tiếp cận nhiều cơ hội hợp tác, tín dụng và nâng cao uy tín trên thương trường. Hãy coi việc tuân thủ quy định thuế và kế toán không chỉ là trách nhiệm mà còn là “chìa khóa” để bứt phá bền vững trong giai đoạn chuyển đổi số mạnh mẽ hiện nay.

Đừng ngần ngại tự học hỏi, tư vấn chuyên gia hoặc cập nhật xu hướng quy định mới. Hành trình này không hề cô đơn, bởi luôn có đội ngũ chuyên gia tài chính, kế toán và thuế đồng hành – trong đó có các tổ chức như ConsultX. Nếu bạn đang cần thông tin sâu hơn về các quy định mới hoặc những giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp, đừng quên theo dõi các cập nhật từ ConsultX hoặc kênh Facebook chính thức của ConsultX để không bỏ lỡ những tư vấn giá trị và thiết thực nhất.

Chúc các bạn – những doanh nghiệp nhỏ, các hộ kinh doanh cá thể và cả cộng đồng FDI – sẽ bền sức, tự tin, và chủ động vượt qua mọi thách thức để mỗi ngày lại thêm vững bền trong hành trình phát triển.

Nguồn tham khảo

• Thông tư 40/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.
• Thông tư 88/2021/TT-BTC về chế độ kế toán cho hộ kinh doanh.
• Nghị định số 70/2025/NĐ-CP và Nghị quyết số 198/2025/QH15 về hóa đơn điện tử và quản lý thuế.
• Nghị định số 126/2020/NĐ-CP; Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn liên quan.
• Cổng thông tin Tổng cục Thuế Việt Nam.