Sử Dụng Số Định Danh Cá Nhân Thay Mã Số Thuế Từ 01/07/2025

Trong hành trình phát triển kinh doanh và xây dựng sự nghiệp cá nhân, việc tuân thủ các quy định pháp luật về thuế không chỉ là nghĩa vụ mà còn là nền tảng của sự minh bạch và bền vững. Một trong những thay đổi quan trọng nhất mà các cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp cần nắm bắt kịp thời chính là quy định mới về việc sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế (MST) truyền thống. Sự chuyển đổi này, bắt đầu từ ngày 01/07/2025, đánh dấu một bước tiến lớn trong việc hiện đại hóa công tác quản lý thuế, đồng thời đem lại sự thuận tiện tối ưu cho người nộp thuế.

Sự Thay Đổi Mang Tính Bước Ngoặt: Từ Mã Số Thuế Sang Số Định Danh Cá Nhân

Theo quy định tại Thông tư 86/2024/TT-BTC, kể từ ngày 01/07/2025, số định danh cá nhân 12 số do Bộ Công an cấp sẽ chính thức được sử dụng để thay thế cho mã số thuế 10 số đối với cá nhân, hộ gia đình và hộ kinh doanh. Điều này có nghĩa là:

• Mã số thuế 10 số sẽ chỉ có hiệu lực và được sử dụng đến hết ngày 30/06/2025.
• Số định danh cá nhân sẽ trở thành mã số duy nhất được sử dụng cho mọi giao dịch về thuế, từ kê khai, nộp thuế đến quyết toán và hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

Đây là sự tích hợp thông minh, giúp giảm thiểu thủ tục hành chính cho người dân và doanh nghiệp, đồng thời tăng cường hiệu quả quản lý nhà nước thông qua việc kết nối liên thông giữa cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và hệ thống thuế.

Các Tình Huống Cụ Thể Và Cách Thức Xử Lý

Tùy thuộc vào tình trạng hiện tại của cá nhân, quy trình chuyển đổi sẽ có những điểm khác biệt. Hiểu rõ tình huống của mình sẽ giúp bạn chủ động và thực hiện đúng quy định.

Trường Hợp 1: Cá Nhân Chưa Có Mã Số Thuế TNCN

Nếu bạn chưa từng đăng ký mã số thuế, bạn cần thực hiện thủ tục đăng ký thuế trước khi phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. Điều quan trọng hàng đầu là phải kê khai chính xác tuyệt đối 03 thông tin: Họ và tên, Ngày tháng năm sinh, và Số định danh cá nhân để đảm bảo khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

• Bạn sẽ chính thức được sử dụng số định danh cá nhân làm mã số thuế kể từ ngày nhận được thông báo kết quả khớp thông tin từ cơ quan thuế qua email hoặc số điện thoại đã đăng ký.

Trường Hợp 2: Cá Nhân Đã Có Mã Số Thuế Trước 01/07/2025

Đa số chúng ta sẽ rơi vào trường hợp này. Việc xử lý sẽ phụ thuộc vào việc thông tin đăng ký thuế của bạn đã khớp với cơ sở dữ liệu quốc gia hay chưa.

Thông Tin Đã Khớp Chính Xác

Đây là tình huống lý tưởng và cũng là thuận lợi nhất. Toàn bộ dữ liệu thuế của bạn sẽ được cơ quan thuế tự động chuyển đổi và tích hợp vào số định danh cá nhân. Bạn không cần phải thực hiện bất kỳ thủ tục hành chính nào. Kể từ 01/07/2025, bạn cứ việc sử dụng số định danh cá nhân của mình cho mọi giao dịch.

Thông Tin Chưa Khớp Chính Xác

Nếu có sự chênh lệch, chẳng hạn như sai sót trong họ tên hoặc ngày sinh, mã số thuế của bạn sẽ được chuyển sang trạng thái “MST chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân”. Lúc này, bạn cần chủ động thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế để điều chỉnh cho khớp với thông tin trên căn cước công dân.

• Bạn sẽ chỉ được sử dụng số định danh thay cho MST sau khi được cơ quan thuế thông báo kết quả khớp thông tin.

Được Cấp Nhiều Mã Số Thuế

Một số cá nhân do thay đổi nơi làm việc hoặc các lý do khác có thể đã được cấp nhiều mã số thuế. Trong trường hợp này, bạn cần cập nhật số định danh cá nhân cho tất cả các mã số thuế đó. Cơ quan thuế sẽ tiến hành tích hợp và hợp nhất toàn bộ dữ liệu thuế của bạn theo số định danh cá nhân duy nhất.

Một điểm đáng lưu ý và rất nhân văn: Tất cả các hóa đơn, chứng từ, hồ sơ thuế đã lập trước đây sử dụng mã số thuế cũ vẫn có giá trị pháp lý. Bạn không cần phải điều chỉnh hay làm lại các giấy tờ này, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí.

Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Đăng Ký Mã Số Thuế (Số Định Danh) Qua Mạng

Đối với cá nhân chưa có MST, có hai cách thức đăng ký phổ biến: Tự đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế hoặc Ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập (doanh nghiệp nơi bạn làm việc) thực hiện. Phương án ủy quyền thường được lựa chọn nhiều hơn do tính tiện lợi.

Bước Chuẩn Bị: Tra Cứu Trạng Thái Mã Số Thuế

Trước tiên, hãy xác định chắc chắn mình chưa có MST bằng cách tra cứu trên trang web của Tổng cục Thuế: https://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstcn.jsp. Chỉ cần nhập số CCCD/CMND và họ tên, hệ thống sẽ cho bạn biết ngay kết quả.

Quy Trình Đăng Ký Qua Doanh Nghiệp (Ủy Quyền)

Đây là quy trình bài bản dành cho kế toán doanh nghiệp hoặc cá nhân muốn tìm hiểu:

1. Người lao động (NLĐ) làm Văn bản ủy quyền theo Mẫu số 41/UQ-ĐKT (ban hành kèm TT 86) và nộp cho doanh nghiệp, kèm theo bản sao công chứng CCCD.
2. Doanh nghiệp tổng hợp thông tin và lập Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TH-TCT cho NLĐ.
3. Kết xuất tờ khai thành file XML từ phần mềm HTKK.
4. Đăng nhập vào hệ thống https://thuedientu.gdt.gov.vn hoặc https://dichvucong.gdt.gov.vn bằng tài khoản doanh nghiệp.
5. Tải file XML lên, kiểm tra thông tin, ký điện tử bằng chữ ký số của doanh nghiệp và nộp tờ khai.
6. Theo dõi kết quả qua email đăng ký. Thông thường, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo tiếp nhận và thông báo kết quả cấp mã số thuế.

Mẹo nhỏ cho kế toán: Khi kê khai trên phần mềm HTKK, hãy đảm bảo nhập chính xác số định danh cá nhân, họ tên và ngày sinh của NLĐ. Hệ thống sẽ kiểm tra và báo lỗi ngay nếu thông tin không khớp với cơ sở dữ liệu quốc gia, giúp bạn kịp thời điều chỉnh trước khi nộp.

Lời Khuyên Chuyên Gia Và Những Điều Cần Lưu Ý

• Ưu tiên tính chính xác: Sai sót dù nhỏ trong họ tên hoặc ngày sinh cũng sẽ khiến hồ sơ của bạn bị treo lại, gây chậm trễ và phiền phức. Hãy kiểm tra kỹ thông tin trên CCCD trước khi kê khai.
• Chủ động tra cứu: Đừng chờ đến khi phát sinh nghĩa vụ thuế mới kiểm tra. Hãy tra cứu MST của mình ngay hôm nay để chủ động xử lý các tình huống không khớp thông tin.
• Hiểu rõ thời hạn: Thời hạn đăng ký thuế là 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế. Đăng ký chậm có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt từ cảnh cáo đến 10 triệu đồng.
• Bảo mật thông tin: Số định danh cá nhân là thông tin cực kỳ quan trọng. Hãy cẩn trọng khi cung cấp và chỉ chia sẻ với các tổ chức, doanh nghiệp có đủ độ tin cậy và có mục đích rõ ràng.

Hành trình tuân thủ thuế luôn đi kèm với những thay đổi và cập nhật mới. Thay vì xem đó là gánh nặng, chúng ta hãy coi đó là cơ hội để hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý tài chính của cá nhân và doanh nghiệp. Việc chuyển đổi sang sử dụng số định danh cá nhân không chỉ đơn thuần là thay đổi một dãy số, mà là bước đi quan trọng trong việc hiện đại hóa, minh bạch hóa và tạo điều kiện tối đa cho người nộp thuế. Sự chủ động nắm bắt thông tin và thực hiện đúng ngay từ đầu chính là chìa khóa để tránh những rủi ro không đáng có và tập trung nguồn lực cho sự phát triển kinh doanh dài hạn.

Bạn hãy theo dõi các thông tin mới nhất và các tư vấn giá trị từ ConsultX tại website Công ty tư vấn ConsultX và Facebook ConsultX.

Nguồn tham khảo chính:

• Thông tư 86/2024/TT-BTC ngày 13/11/2024 quy định về đăng ký thuế.
• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.
• Công văn 2065/CT-NVT ngày 26/06/2025 về việc triển khai sử dụng số định danh cá nhân.
• Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế.