Nghị định 70/2025: Hướng dẫn cập nhật mới về hóa đơn điện tử

Trong hành trình phát triển và hội nhập của doanh nghiệp, việc nắm bắt và thích ứng với những thay đổi về chính sách thuế, kế toán không chỉ là nghĩa vụ mà còn là chìa khóa để tối ưu hóa hoạt động và tạo dựng lòng tin. Gần đây, một cột mốc quan trọng mới đã được thiết lập với sự ra đời của Nghị định 70/2025/NĐ-CP, mở ra một chương mới trong công tác quản lý hóa đơn, chứng từ điện tử. Hiểu rõ những điểm mới này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn không chỉ vận hành trơn tru mà còn tận dụng được những cơ hội và ưu đãi từ cơ quan quản lý.

Nghị Định 70/2025/NĐ-CP: Bước Chuyển Mình Mạnh Mẽ Trong Quản Lý Hóa Đơn Điện Tử

Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/06/2025, được xem như một bản cập nhật toàn diện, sửa đổi và bổ sung tới 40/61 điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Mục tiêu xuyên suốt là hướng tới sự minh bạch, thuận lợi cho người nộp thuế và đẩy mạnh chuyển đổi số trong quản lý thuế. Đối với các doanh nghiệp FDI, doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), và hộ kinh doanh cá thể, đây vừa là cơ hội để hiện đại hóa, vừa là thách thức đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng.

Sự ra đời của Nghị định 70 không đơn thuần là thay đổi về mặt kỹ thuật, mà là một tầm nhìn chiến lược nhằm xây dựng một hệ sinh thái số minh bạch, hiệu quả, nơi mọi giao dịch đều được ghi nhận rõ ràng, tạo nền tảng vững chắc cho nền kinh tế số phát triển.

Những Điểm Mới Trọng Tâm Mà Doanh Nghiệp Cần Đặc Biệt Lưu Ý

1. Mở Rộng Đối Tượng Áp Dụng Và Linh Hoạt Hóa Loại Hóa Đơn

Nghị định mở rộng phạm vi áp dụng, bao gồm cả các nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam nhưng có hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số. Họ có thể đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử, cụ thể là hóa đơn giá trị gia tăng.

Bên cạnh đó, nghị định cũng bổ sung và làm rõ các loại hóa đơn đặc thù:

• Hóa đơn thương mại điện tử: Áp dụng cho hoạt động xuất khẩu, cho phép người xuất khẩu chuyển dữ liệu hóa đơn bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế.
• Hóa đơn cho doanh nghiệp chế xuất: Việc sử dụng hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng sẽ phụ thuộc vào phương pháp kê khai thuế GTGT mà doanh nghiệp áp dụng cho hoạt động kinh doanh khác ngoài hoạt động chế xuất.

2. Cập Nhật Quy Định Về Thời Điểm Lập Hóa Đơn

Đây là một trong những thay đổi thiết thực nhất, giúp giảm bớt áp lực về mặt thời gian cho doanh nghiệp:

• Xuất khẩu hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.
• Dịch vụ cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài: Lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
• Một số ngành nghề đặc thù như ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, viễn thông… được phép lập hóa đơn sau khi đối soát dữ liệu, chậm nhất là ngày 07 của tháng sau.
• Bỏ quy định lập hóa đơn tổng cuối ngày cho một số dịch vụ như ngân hàng, bảo hiểm cho người mua là cá nhân không có nhu cầu lấy hóa đơn.

3. Linh Hoạt Hơn Trong Nội Dung Trên Hóa Đơn

Nghị định thể hiện sự linh hoạt, phù hợp với thực tiễn kinh doanh:

• Bổ sung việc sử dụng số định danh cá nhân hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách thay cho mã số thuế của người mua.
• Quy định rõ ràng hơn về nội dung trên hóa đơn cho từng ngành nghề (dịch vụ ăn uống, vận tải, thương mại điện tử…).
• Cho phép một số trường hợp không nhất thiết phải có đầy đủ thông tin người mua trên hóa đơn, chẳng hạn như bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh hoặc trong hoạt động kinh doanh casino.

4. Quy Định Chi Tiết Về Hóa Đơn Điện Tử Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền

Đây là điểm nhấn quan trọng, mở rộng đối tượng bắt buộc sử dụng loại hóa đơn này, bao gồm:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên.
• Doanh nghiệp có hoạt động bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng như siêu thị, trung tâm thương mại, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải hành khách…

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền phải đảm bảo các nội dung cơ bản và kết nối, chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. Điều này nhằm khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn thông qua các chương trình khuyến mại, dự thưởng.

5. Cơ Chế Điều Chỉnh, Thay Thế Hóa Đơn Linh Hoạt Và Minh Bạch Hơn

Thủ tục điều chỉnh hóa đơn sai được siết chặt nhưng cũng linh hoạt hơn:

• Bắt buộc có văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua (nếu người mua là tổ chức/doanh nghiệp) khi điều chỉnh hóa đơn sai.
• Cho phép lập một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai trong cùng một tháng cho cùng một người mua, giảm thiểu thủ tục phức tạp.
• Quy định rõ ràng về việc xử lý hóa đơn trong các trường hợp như chiết khấu thương mại, trả lại hàng hóa, hoàn phí bảo hiểm…

6. Tăng Cường Trách Nhiệm Giải Trình Và Quản Lý Rủi Ro

Nghị định bổ sung nhiều trường hợp có thể bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, như:

• Người nộp thuế có hành vi trốn thuế hoặc thuộc diện rủi ro rất cao.
• Có hành vi lập hóa đơn điện tử để bán khống hàng hóa.
• Bị cơ quan công an, viện kiểm sát, tòa án đề nghị ngừng sử dụng.

Quy trình ngừng sử dụng cũng được phân loại rõ ràng thành các thủ tục khác nhau, từ tự động ngừng trên hệ thống đến việc phải có thông báo và cho phép giải trình.

Lời Khuyên Chuyên Gia Để Doanh Nghiệp Chuẩn Bị & Ứng Phó Hiệu Quả

Đứng trước những thay đổi này, việc chủ động chuẩn bị là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp của bạn vượt qua thách thức và nắm bắt cơ hội.

• Rà soát và cập nhật hệ thống: Kiểm tra lại phần mềm kế toán, hệ thống máy tính tiền để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật mới về kết nối và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.
• Đào tạo nội bộ: Tổ chức tập huấn cho bộ phận kế toán, thu ngân và nhân viên bán hàng về các quy định mới, đặc biệt là thời điểm lập hóa đơn và cách xử lý các tình huống điều chỉnh, thay thế.
• Thiết lập quy trình nội bộ: Xây dựng quy trình rõ ràng để xử lý các yêu cầu lấy hóa đơn của khách hàng, đồng thời tận dụng các chương trình khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn để vừa tuân thủ pháp luật, vừa gia tăng lòng trung thành của khách hàng.
• Chuẩn bị sẵn sàng cho giải trình: Luôn sẵn sàng các tài liệu, hồ sơ để giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu, đặc biệt liên quan đến các giao dịch điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.

Một mẹo nhỏ dành cho các hộ kinh doanh: Hãy tận dụng các phần mềm bán hàng tích hợp xuất hóa đơn điện tử có chi phí hợp lý. Đầu tư ban đầu này không chỉ giúp bạn tuân thủ luật một cách dễ dàng mà còn giúp quản lý doanh thu, tồn kho hiệu quả hơn, từ đó phát triển công việc kinh doanh một cách bền vững.

Kết Thúc Hành Trình Cập Nhật

Hành trình chuyển đổi số và tuân thủ pháp luật chưa bao giờ là dễ dàng, nhưng nó chính là nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững và chuyên nghiệp hóa của mọi doanh nghiệp. Nghị định 70/2025/NĐ-CP với những điểm mới mẻ, linh hoạt chính là người bạn đồng hành, thúc đẩy chúng ta tiến lên phía trước trong một nền kinh tế số đầy sôi động. Hãy xem đây là cơ hội để hoàn thiện mình, để xây dựng một văn hóa doanh nghiệp minh bạch, hiệu quả và đáng tin cậy.

Hãy bắt đầu ngay từ hôm nay, từ những thay đổi nhỏ nhất. Mỗi bước chuẩn bị kỹ lưỡng hiện tại chính là sự đầu tư thông minh cho thành công lâu dài của doanh nghiệp bạn trong tương lai. Hãy luôn nhớ rằng, tuân thủ không phải là gánh nặng, mà là cách để chúng ta cùng nhau xây dựng một môi trường kinh doanh lành mạnh và phát triển thịnh vượng.

Bạn hãy theo dõi các thông tin mới nhất và các tư vấn giá trị từ ConsultX tại website Công ty tư vấn ConsultX và Facebook ConsultX

Nguồn tham khảo chính:

• Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ.
• Công văn hướng dẫn của Cục Thuế, Bộ Tài chính.
• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung).