Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Cập nhật mới về quản lý hóa đơn

Trong hành trình phát triển của doanh nghiệp, việc nắm bắt và thích ứng kịp thời với những thay đổi về chính sách thuế, kế toán không chỉ là nghĩa vụ mà còn là chìa khóa để tối ưu hóa hoạt động và xây dựng nền tảng tài chính vững chắc. Gần đây, một nghị định mới đã được ban hành, mang theo những điều chỉnh quan trọng liên quan trực tiếp đến công tác quản lý hóa đơn, chứng từ – “xương sống” của mọi giao dịch kinh doanh.

Thấu hiểu những băn khoăn và nhu cầu cập nhật thông tin của cộng đồng doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh cá thể, bài viết này sẽ giúp bạn phân tích một cách hệ thống và dễ hiểu nhất những nội dung cốt lõi của Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/6/2025.

Những điểm mới nổi bật trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung 40/61 điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, với mục tiêu rõ ràng: minh bạch hóa, tạo thuận lợi tối đa cho người nộp thuế và đơn giản hóa các thủ tục hành chính. Dưới đây là những nhóm nội dung chính mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

Mở rộng đối tượng áp dụng và tạo điều kiện thuận lợi

Nghị định mới đã mở rộng phạm vi áp dụng, phù hợp hơn với xu thế kinh tế số toàn cầu:

• Bổ sung đối tượng áp dụng: Nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam nhưng có hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số nay có thể đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử.
• Ủy nhiệm lập hóa đơn: Quy định được mở rộng, cho phép hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử, không còn giới hạn ở doanh nghiệp và tổ chức kinh tế như trước đây. Đây là một điểm rất thiết thực, giúp giảm tải gánh nặng hành chính cho các hộ kinh doanh quy mô nhỏ.
• Tích hợp biên lai và hóa đơn: Cho phép tích hợp biên lai thu phí và hóa đơn điện tử trên cùng một định dạng, tạo thuận lợi tối đa cho người mua và thúc đẩy chuyển đổi số.

“Sự điều chỉnh này cho thấy xu hướng rõ rệt của cơ quan quản lý: vừa siết chặt quản lý thông qua công nghệ số, vừa tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất để doanh nghiệp tuân thủ một cách dễ dàng và hiệu quả.”

Thay đổi quan trọng về thời điểm lập hóa đơn

Đây là nội dung có ảnh hưởng trực tiếp đến kỳ kê khai thuế của doanh nghiệp. Nghị định 70/2025 đã có những điều chỉnh chi tiết cho từng ngành nghề cụ thể:

• Xuất khẩu hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn (hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử) chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.
• Dịch vụ cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài: Lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
• Một số ngành đặc thù: Quy định rõ thời điểm lập hóa đơn cho các lĩnh vực như ngân hàng (cho vay, đổi ngoại tệ), bảo hiểm, casino, xổ số, kinh doanh khí đốt, vận tải taxi… nhằm thống nhất và phù hợp với đặc thù nghiệp vụ.
  • Ví dụ: Với hoạt động cho vay, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo kỳ hạn thu lãi trong hợp đồng. Nếu đến hạn không thu được và phải theo dõi ngoại bảng, thời điểm lập hóa đơn sẽ là khi thực thu tiền lãi.
• Bãi bỏ một số quy định: Bỏ quy định lập hóa đơn tổng cuối ngày/tháng đối với một số dịch vụ như ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm cho người mua là cá nhân không có nhu cầu lấy hóa đơn.

Cập nhật nội dung bắt buộc trên hóa đơn

Nghị định bổ sung một số thông tin bắt buộc và linh hoạt hơn trong một số trường hợp:

• Thông tin người mua: Ngoài tên, địa chỉ, mã số thuế, có thể sử dụng thêm số định danh cá nhân hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách.
• Tên hàng hóa, dịch vụ: Yêu cầu chi tiết hơn:
  • Dịch vụ ăn uống: phải thể hiện mặt hàng ăn, uống cụ thể.
  • Vận tải: phải thể hiện biển kiểm soát phương tiện và hành trình (điểm đi – điểm đến).
  • Vận tải qua nền tảng số: phải thể hiện tên hàng hóa vận chuyển, thông tin người gửi hàng.
• Thời điểm ký số và khai thuế: Quy định rõ: nếu thời điểm lập và thời điểm ký số khác nhau, thời điểm ký và gửi cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn, người mua khai thuế theo thời điểm nhận được hóa đơn hợp lệ.
• Linh hoạt trong một số trường hợp: Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh hoặc trong hoạt động casino không nhất thiết phải có đầy đủ thông tin người mua và chữ ký số của người mua.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Ai phải áp dụng?

Đây là điểm được các hộ kinh doanh và doanh nghiệp bán lẻ đặc biệt quan tâm. Nghị định quy định rõ đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, bao gồm:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu hàng năm từ 01 tỷ đồng trở lên.
• Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng trong các lĩnh vực: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, xe máy), ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ giải trí, chiếu phim…

Nghị định cũng nêu rõ nội dung tối thiểu phải có trên loại hóa đơn này và cách thức gửi cho người mua (qua tin nhắn, email, mã QR…).

Quy trình thay thế, điều chỉnh hóa đơn được siết chặt và rõ ràng hơn

Việc điều chỉnh hóa đơn sai sót nay được quy định chặt chẽ nhằm ngăn ngừa rủi gian lận:

• Văn bản thỏa thuận: Trước khi điều chỉnh, người bán và người mua (nếu là tổ chức, doanh nghiệp) phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Với người mua là cá nhân, người bán phải thông báo cho người mua hoặc trên website của mình.
• Lập một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai: Cho phép lập 01 hóa đơn để điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn đã lập sai trong cùng một tháng cho cùng một người mua, giảm thiểu thủ tục.
• Trách nhiệm giải trình: Khi cơ quan thuế phát hiện hóa đơn sai, họ sẽ thông báo để người bán kiểm tra và có trách nhiệm điều chỉnh, thay thế.

Nghị định cũng hướng dẫn rất chi tiết việc lập hóa đơn điều chỉnh trong các trường hợp cụ thể như: chiết khấu thương mại, trả lại hàng hóa, hoàn phí bảo hiểm, huỷ giao dịch bất động sản, hoàn phí dịch vụ ngân hàng…

Bổ sung các trường hợp bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Nghị định bổ sung nhiều trường hợp có thể bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, cho thấy sự siết chặt quản lý đối với các hành vi vi phạm:

• Người nộp thuế có hành vi trốn thuế.
• Bị cơ quan công an, viện kiểm sát, tòa án đề nghị ngừng sử dụng.
• Cơ quan chức năng phát hiện và thông báo về hành vi vi phạm pháp luật thuế, hóa đơn.
• Thuộc diện rủi ro rất cao theo mức độ rủi ro người nộp thuế.
• Thay đổi ngành nghề dẫn đến không đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Lời khuyên hành động cho doanh nghiệp

Đứng trước những thay đổi này, doanh nghiệp cần chủ động để vừa tuân thủ pháp luật, vừa tận dụng được những thuận lợi mà chính sách mới mang lại.

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh

• Rà soát lại doanh thu: Xác định xem mình có thuộc đối tượng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hay không (doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên).
• Đầu tư hệ thống: Nếu thuộc diện bắt buộc, hãy lên kế hoạch đầu tư, lựa chọn máy tính tiền và phần mềm phù hợp có kết nối với cơ quan thuế. Lưu ý, nghị định có quy định về lộ trình và hỗ trợ cho những đơn vị chưa đáp ứng ngay được điều kiện về hạ tầng công nghệ.
• Đào tạo nội bộ: Đảm bảo nhân viên, đặc biệt là bộ phận kế toán, bán hàng, hiểu rõ về thời điểm lập hóa đơn mới cho từng nghiệp vụ và cách thức xử lý khi có sai sót.

Đối với doanh nghiệp FDI và doanh nghiệp có quy mô lớn

• Cập nhật quy trình nội bộ: Điều chỉnh lại các quy trình về xuất hóa đơn, đặc biệt là với các giao dịch xuất khẩu, cung cấp dịch vụ cho đối tác nước ngoài, và các giao dịch lớn phát sinh thường xuyên cần đối soát.
• Phối hợp với đối tác: Thông báo và thống nhất với các đối tác về quy trình mới trong việc thỏa thuận và lập văn bản khi cần điều chỉnh hóa đơn.
• Kiểm tra hệ thống ERP/Phần mềm kế toán: Đảm bảo hệ thống phần mềm hiện tại đã được cập nhật để đáp ứng các yêu cầu định dạng và nội dung mới theo nghị định.

Một mẹo nhỏ dành cho bạn: Hãy tận dụng các chương trình khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn mà Nghị định này đề cập (như chương trình khách hàng thường xuyên, hóa đơn may mắn). Đây không chỉ là cách tuân thủ luật mà còn là một công cụ marketing và xây dựng lòng trung thành của khách hàng rất hiệu quả.

Việc chuyển đổi và thích ứng với các quy định mới chưa bao giờ là dễ dàng, nhưng nó là cơ hội để mỗi doanh nghiệp hoàn thiện mình, hoạt động minh bạch và chuyên nghiệp hơn. Sự thay đổi của Nghị định 70/2025/NĐ-CP hướng tới một hệ sinh thái số an toàn, hiệu đại và thân thiện, nơi các giao dịch được ghi nhận đầy đủ và chính xác, bảo vệ quyền lợi của cả người bán lẫn người mua.

Hãy xem đây là một bước tiến cần thiết trong hành trình phát triển bền vững. Bằng cách chủ động nắm bắt thông tin, điều chỉnh quy trình kịp thời và tìm kiếm sự tư vấn ch