Vượt qua rào cản thuế cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Trong hành trình xây dựng và phát triển doanh nghiệp, có một “ngã rẽ” mà hầu hết các chủ doanh nghiệp, từ FDI đến các hộ kinh doanh cá thể, đều phải đối mặt: những thay đổi về chính sách thuế. Đôi khi, việc cập nhật thông tin chậm trễ hoặc một sơ suất nhỏ trong khai báo cũng có thể khiến bạn gặp phải những rào cản bất ngờ, tương tự như thông báo “Truy cập bị từ chối” mà bạn thỉnh thoảng thấy trên internet. Nhưng đừng lo, sự chuẩn bị kỹ lưỡng và hiểu biết sâu sắc sẽ là chìa khóa giúp bạn vượt qua mọi trở ngại, biến thách thức thành cơ hội để phát triển bền vững.

Hiểu rõ “luật chơi” để không bị “chặn” trên hành trình kinh doanh

Thế giới kinh doanh ngày nay gắn liền với kỹ thuật số, và việc tuân thủ các quy định pháp lý, đặc biệt là về thuế, cũng giống như việc bạn cần có một “chứng chỉ bảo mật” để truy cập thông suốt. Khi bạn hiểu rõ và thực hiện đúng, mọi cánh cửa cơ hội sẽ mở ra. Ngược lại, một chút lơ là có thể dẫn đến những “lỗi kết nối” không đáng có, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động và uy tín của doanh nghiệp.

Tuân thủ thuế không chỉ là nghĩa vụ, đó là một chiến lược kinh doanh thông minh. Một doanh nghiệp minh bạch về tài chính và thuế sẽ luôn nhận được sự tin tưởng từ đối tác, ngân hàng và các nhà đầu tư.

Những “từ khóa” dễ gây “block” nhất trong quản lý thuế doanh nghiệp

Dựa trên kinh nghiệm thực tế, có một số lĩnh vực mà các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) và hộ kinh doanh, thường gặp phải sai sót, dẫn đến những rủi ro pháp lý không đáng có.

Hóa đơn điện tử – Bài toán khó không của riêng ai

Việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử là một bước tiến lớn, nhưng cũng tiềm ẩn nhiều thách thức:

• Lập hóa đơn không kịp thời: Nhiều doanh nghiệp vẫn có thói quen xuất hóa đơn sau khi đã phát sinh giao dịch một thời gian dài, dẫn đến việc kê khai thuế GTGT và thuế TNDN không chính xác.
• Sai sót về thông tin: Viết sai mã số thuế, tên người mua, hoặc áp dụng sai mức thuế suất là những lỗi phổ biến. Chỉ một lỗi nhỏ cũng có thể khiến hóa đơn đó không được khấu trừ thuế.
• Bảo mật và lưu trữ: Hóa đơn điện tử cần được bảo mật tuyệt đối. Việc để lộ thông tin hoặc mất dữ liệu có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng.

Mẹo nhỏ dành cho bạn:

Thiết lập một quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ: Mọi hóa đơn trước khi phát hành cần được ít nhất hai người kiểm tra (người lập và người phê duyệt). Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có tích hợp sẵn các cảnh báo lỗi thông tin sẽ giúp giảm thiểu rủi ro đáng kể.

Phân biệt chi phí hợp lý và không hợp lý

Đây là vấn đề “muôn thuở” khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Không phải mọi khoản chi thực tế đều được trừ khi tính thuế.

• Chi phí được trừ: Là các khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh (ví dụ: tiền lương, nguyên vật liệu, khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài…).
• Chi phí không được trừ: Cần đặc biệt lưu ý các khoản như chi không có hóa đơn, chứng từ; chi phí trả lương không đóng bảo hiểm; chi vượt mức khống chế (tiếp khách, quảng cáo…); chi trả lãi vay vượt quy định…

So sánh để dễ nhớ:

• ❌ Chi phí “bị chặn”: Tiền mua hàng không có hóa đơn, tiền tiếp khách vượt quá 15 triệu đồng/tháng (với doanh nghiệp có doanh thu dưới 50 tỷ/năm).
• ✅ Chi phí “thông thoáng”: Tiền mua nguyên liệu có hóa đơn GTGT, tiền lương đã đóng bảo hiểm đầy đủ, chi phí khấu hao tài sản cố định theo quy định.

Báo cáo thuế định kỳ – Đừng để nước đến chân mới nhảy

Việc nộp các tờ khai thuế GTGT, thuế TNDN tạm tính, và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng tháng/quý là nghĩa vụ bắt buộc. Chậm nộp không chỉ dẫn đến tiền phạt mà còn ảnh hưởng đến điểm tín dụng thuế của doanh nghiệp.

Hãy xem lịch nộp thuế như một nhịp tim của doanh nghiệp. Nó đập đều đặn, minh chứng cho một cơ thể doanh nghiệp khỏe mạnh và kỷ luật. Sự chậm trễ, dù chỉ một ngày, cũng giống như một nhịp tim bất thường, cần được điều chỉnh ngay lập tức.

Giải pháp “mở khóa” an toàn cho doanh nghiệp của bạn

Để không bao giờ rơi vào tình trạng “bị chặn” bởi các vấn đề về thuế, hãy chủ động xây dựng một hệ thống phòng thủ vững chắc.

Xây dựng văn hóa tuân thủ từ bên trong

Tuân thủ thuế không chỉ là nhiệm vụ của kế toán, mà là trách nhiệm của toàn bộ đội ngũ, từ chủ doanh nghiệp đến nhân viên.

• Đào tạo nhận thức: Tổ chức các buổi đào tạo ngắn về tầm quan trọng của hóa đơn, chứng từ và các quy định thuế cơ bản cho nhân viên có liên quan.
• Số hóa quy trình: Ứng dụng công nghệ vào quản lý hóa đơn, chứng từ và theo dõi công nợ. Điều này không chỉ giảm thiểu sai sót mà còn tiết kiệm thời gian đáng kể.

Tận dụng sự hỗ trợ từ chuyên gia

Với sự phức tạp ngày càng tăng của luật thuế, việc “tự bơi” có thể mang lại nhiều rủi ro. Một đơn vị tư vấn chuyên nghiệp sẽ đóng vai trò như một “bộ lọc” và “hệ thống bảo mật” cho doanh nghiệp bạn.

• Tư vấn kịp thời: Họ sẽ cập nhật cho bạn những thay đổi mới nhất về chính sách thuế và hướng dẫn cách áp dụng phù hợp với mô hình kinh doanh cụ thể.
• Rà soát và phòng ngừa rủi ro: Định kỳ kiểm tra, rà soát sổ sách kế toán và hồ sơ thuế để phát hiện sớm các điểm bất thường trước khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra.
• Đại diện giải quyết: Khi có vấn đề phát sinh, họ sẽ là người đại diện cho doanh nghiệp bạn để làm việc với cơ quan thuế một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.

Trong một thị trường đầy biến động, việc tìm kiếm một đối tác tin cậy để đồng hành là vô cùng quan trọng. Bạn có thể tham khảo các giải pháp và tư vấn chuyên sâu từ ConsultX để xây dựng một nền tảng tài chính – thuế vững chắc cho doanh nghiệp của mình.

Hành trình tuân thủ thuế – Một lựa chọn của sự tử tế và bền vững

Cuối cùng, hãy nhìn nhận việc tuân thủ thuế không phải là gánh nặng, mà là một sự đầu tư khôn ngoan cho tương lai. Một doanh nghiệp hoạt động minh bạch, đóng thuế đầy đủ không chỉ góp phần vào sự phát triển chung của đất nước mà còn khẳng định vị thế và giá trị cốt lõi của mình. Đó là nền tảng để thu hút nhân tài, tạo dựng niềm tin với khách hàng và mở rộng quy mô kinh doanh.

Hành trình kinh doanh của bạn chắc chắn sẽ còn nhiều chặng đường phía trước. Những thay đổi về chính sách là điều không thể tránh khỏi, nhưng với sự chủ động, một tinh thần cầu thị và sẵn sàng hợp tác cùng các chuyên gia, bạn hoàn toàn có thể biến những thử thách thành bàn đạp vững chắc. Hãy để sự am hiểu và tuân thủ pháp luật trở thành lợi thế cạnh tranh đặc biệt nhất của doanh nghiệp bạn.

Bạn hãy theo dõi các thông tin mới nhất và các tư vấn giá trị từ ConsultX tại website Công ty tư vấn ConsultX và Facebook ConsultX.

Nguồn tham khảo:

• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử.
• Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.