Chế độ kế toán mới cho hộ kinh doanh từ 2026

Bước ngoặt lớn: Chế độ kế toán mới cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh

Nếu bạn đang là chủ một cửa hàng nhỏ, một xưởng sản xuất gia đình, hay một cá nhân kinh doanh tự do, hẳn bạn đã quen với cụm từ “thuế khoán” và những quy định kế toán đơn giản. Nhưng có lẽ, thời điểm “quen thuộc” ấy sắp khép lại để nhường chỗ cho một hành trình mới bài bản, minh bạch và đầy cơ hội phát triển. Gần đây, một thông tin quan trọng đang được thảo luận sôi nổi trong cộng đồng doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ: Bộ Tài chính đang lấy ý kiến cho một dự thảo Thông tư mới, hướng dẫn chế độ kế toán cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, thay thế cho Thông tư 88/2021/TT-BTC hiện hành.

Động thái này không đơn thuần là một sự thay đổi về mặt quy trình. Nó là một phần trong lộ trình lớn hơn, thể hiện quyết tâm của Nhà nước trong việc hoàn thiện môi trường kinh doanh, khuyến khích và tạo mọi điều kiện để các hộ kinh doanh chuyển mình, trở thành những doanh nghiệp chính thức, vững mạnh. Điều này mở ra một trang mới đầy hứa hẹn, nhưng cũng đặt ra không ít câu hỏi về cách thức thực hiện. Bài viết này sẽ cùng bạn phân tích sâu sắc những điểm mới, ý nghĩa và cách để các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chuẩn bị sẵn sàng cho bước chuyển quan trọng này.

Tại sao lại có sự thay đổi này? Bối cảnh và tầm nhìn chiến lược

Mọi sự thay đổi đều có nguyên nhân sâu xa của nó. Việc xây dựng chế độ kế toán mới cho hộ kinh doanh không nằm ngoài quy luật đó. Nó được thúc đẩy bởi một tầm nhìn chiến lược lớn, được cụ thể hóa qua các văn bản quan trọng.

Nghị quyết 68-NQ/TW của Bộ Chính trị ngày 4/5/2025 đã nêu rõ: “Rà soát, hoàn thiện khung khổ pháp lý về kinh doanh cá thể; thu hẹp tối đa sự chênh lệch, tạo mọi điều kiện thuận lợi về tổ chức quản trị và chế độ tài chính, kế toán để khuyến khích hộ kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp.”

Mục tiêu xuyên suốt là “xóa bỏ hình thức thuế khoán đối với hộ kinh doanh chậm nhất trong năm 2026”. Điều này đồng nghĩa với việc tất cả hộ kinh doanh sẽ chuyển sang phương pháp “tự khai, tự nộp thuế” giống như các doanh nghiệp. Và để làm được điều đó một cách công bằng, minh bạch, một chế độ kế toán phù hợp, làm cơ sở cho việc kê khai là yếu tố then chốt.

Ông Trịnh Đức Vinh, Phó Cục trưởng Cục Quản lý, giám sát kế toán, kiểm toán (Bộ Tài chính) cũng nhấn mạnh tính cấp thiết: Thông tư mới cần được ban hành trong năm 2025 để kịp thời đồng bộ với hiệu lực thi hành của pháp luật thuế từ ngày 1/1/2026. Đây là một cuộc cải cách đồng bộ, toàn diện nhằm nâng tầm khu vực kinh tế tư nhân.

Phân tích chi tiết những điểm mới trong dự thảo

Dự thảo Thông tư mới được xây dựng rất chi tiết, phân loại rõ ràng dựa trên quy mô doanh thu và phương pháp tính thuế. Điều này giúp các hộ kinh doanh dễ dàng xác định nghĩa vụ của mình.

1. Phân loại theo doanh thu và phương pháp kế toán

Dự thảo chia đối tượng áp dụng thành 3 nhóm chính, với yêu cầu về chứng từ, sổ sách khác nhau:

• Nhóm 1: Doanh thu năm ≤ 200 triệu đồng
  • Đây là nhóm có quy mô rất nhỏ. Yêu cầu kế toán tối giản nhất.
  • Chỉ cần sử dụng sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (mẫu S1a-HKD) để ghi chép doanh thu.
• Nhóm 2: Doanh thu năm trên 200 triệu đến 3 tỷ đồng
  • Nhóm này được phân thành 2 trường hợp dựa trên phương pháp nộp thuế GTGT và thuế TNCN:
    1. Nộp thuế GTGT và TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu: Sử dụng hóa đơn bán hàng và các sổ kế toán theo mẫu quy định.
    2. Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, TNCN theo % doanh thu: Sử dụng hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng và sổ kế toán.
• Nhóm 3: Doanh thu năm > 3 tỷ đồng
  • Nhóm có quy mô lớn hơn, yêu cầu cao hơn. Cũng chia làm 2 trường hợp:
    1. Thuế GTGT theo % doanh thu, Thuế TNCN tính trên thu nhập tính thuế: Sử dụng hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, bảng kê mua vào (nếu bán ra không có hóa đơn) và sổ kế toán.
    2. Thuế GTGT khấu trừ, Thuế TNCN tính trên thu nhập tính thuế: Sử dụng bộ chứng từ tương tự trường hợp 1, nhưng việc hạch toán sẽ phức tạp hơn để phục vụ cho khấu trừ thuế GTGT.

2. Linh hoạt trong cách thức thực hiện công tác kế toán

Hiểu rõ nguồn lực hạn chế của nhiều hộ kinh doanh, dự thảo đưa ra nhiều lựa chọn linh hoạt về người làm kế toán:

• Tự chủ hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh tự ghi chép sổ sách.
• Bố trí người trong gia đình (vợ/chồng, cha/mẹ, con cái, anh/chị/em ruột) làm kế toán.
• Bố trí nhân viên kiêm nhiệm (thủ kho, thủ quỹ, người mua bán thường xuyên) làm kế toán.
• Thuê người làm kế toán chuyên trách hoặc sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài.

Điều này giúp các hộ kinh doanh có thể lựa chọn phương án phù hợp nhất với khả năng tài chính và trình độ quản lý của mình.

3. Ưu tiên số hóa và lưu trữ điện tử

Dự thảo khuyến khích mạnh mẽ việc số hóa:Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được lựa chọn lưu trữ các tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử.Thời hạn lưu trữ tối thiểu là 5 năm. Đây là bước đi phù hợp với xu thế chung, giúp giảm tải công việc giấy tờ, dễ dàng tra cứu và báo cáo.

4. Các trường hợp đặc thù

Dự thảo cũng dự liệu các trường hợp kinh doanh đặc thù như cho thuê tài sản, thương mại điện tử (nộp thuế theo tỷ lệ) sẽ sử dụng mẫu sổ S2a-HKD. Các hoạt động chịu thuế đặc thù khác sẽ sử dụng thêm mẫu sổ S5a-HKD để theo dõi.

Lộ trình và những việc cần làm ngay từ bây giờ

Với mục tiêu áp dụng từ 1/1/2026, thời gian không còn nhiều. Để chuyển đổi một cách suôn sẻ, các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh nên chủ động thực hiện những bước sau:

• Bước 1: Xác định rõ nhóm của mình. Dựa trên doanh thu bình quân và dự kiến phương pháp thuế sẽ áp dụng (kê khai theo % doanh thu hay tính trên thu nhập thực tế), hãy xác định bạn thuộc nhóm nào trong 3 nhóm kể trên.
• Bước 2: Lựa chọn phương án thực hiện kế toán. Tự làm, giao cho người nhà, hay thuê dịch vụ? Hãy cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên độ phức tạp của hoạt động kinh doanh và ngân sách của bạn.
• Bước 3: Chuẩn bị về công cụ và nhận thức.
  • Đăng ký và sử dụng thành thạo hóa đơn điện tử (bắt buộc với nhiều trường hợp).
  • Tìm hiểu về các mẫu sổ kế toán mới (S1a-HKD, S2a-HKD, S5a-HKD…).
  • Theo dõi các phần mềm kế toán dùng chung miễn phí mà Nhà nước sẽ cung cấp theo tinh thần Nghị quyết 138/NQ-CP.
  • Tham gia các khóa đào tạo, hướng dẫn miễn phí về kế toán, thuế do cơ quan chức năng hoặc các hiệp hội tổ chức.
• Bước 4: Sắp xếp và hệ thống lại chứng từ gốc ngay từ bây giờ. Hãy bắt đầu thói quen lưu trữ đầy đủ hóa đơn mua vào, bán ra, hợp đồng, phiếu thu chi một cách khoa học. Đây là nền tảng của mọi công tác kế toán.

Lời khuyên từ chuyên gia: Đừng coi đây là gánh nặng, hãy nhìn thấy cơ hội

Thay đổi luôn đi kèm với thách thức. Việc phải ghi chép sổ sách, lưu trữ chứng từ có thể khiến nhiều chủ hộ cảm thấy phiền phức so với cách làm “khoán” cũ. Tuy nhiên, nếu nhìn xa hơn, bạn sẽ thấy vô vàn lợi ích:

• Minh bạch tài chính: Bạn sẽ biết chính xác doanh nghiệp của mình lãi bao nhiêu, lỗ chỗ nào, chi phí nào đang bất hợp lý. Đây là cơ sở để ra quyết định kinh doanh đúng đắn.
• Dễ dàng tiếp cận vốn: Ngân hàng và các tổ chức tín dụng luôn đánh giá cao những doanh nghiệp có báo cáo tài chính minh bạch. Đây là chìa khóa để bạn vay vốn mở rộng sản xuất kinh doanh.
• Chuẩn bị cho chuyển đổi lên doanh nghiệp: Khi đã quen với việc kế toán bài bản, bước chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên công ty TNHH hay cổ phần sẽ trở nên nhẹ nhàng, tự nhiên hơn rất nhiều.
• Hưởng các chính sách ưu đãi: Nhiều chính sách hỗ trợ của Nhà nước chỉ áp dụng cho doanh nghiệp. Việc làm quen với kế toán là bước đệm để bạn sẵn sàng đón nhận những ưu đãi này trong tương lai.

Hãy coi đây như việc bạn “khám sức khỏe định kỳ” cho chính đứa con tinh thần của mình. Kế toán không phải để đối phó với cơ quan thuế, mà là công cụ đắc lực nhất để bạn quản trị và phát triển doanh nghiệp bền vững.

Cuộc cách mạng số hóa và minh bạch hóa này là xu thế tất yếu. Thay vì lo lắng, chúng ta hãy chủ động nắm bắt, học hỏi và thích nghi. Nhà nước đang rất quyết tâm hỗ trợ thông qua các chương trình đào tạo, phần mềm miễn phí và lộ trình chuyển đổi rõ ràng. Điều quan trọng nhất lúc này là tinh thần sẵn sàng và sự chủ động của chính các chủ hộ kinh doanh.

Hành trình từ một hộ kinh doanh nhỏ lẻ trở thành một doanh nghiệp có vị thế chưa bao giờ dễ dàng, nhưng với khung pháp lý ngày càng thông thoáng và hỗ trợ thiết thực như hiện nay, con đường ấy đã trở nên rõ ràng và khả thi hơn bao giờ hết. Hãy bắt đầu ngay hôm nay, từ những việc nhỏ nhất như sắp xếp lại hóa đơn, tìm hiểu về hóa đơn điện tử, hoặc tham gia một buổi tập huấn trực tuyến về thuế. Mỗi bước chuẩn bị nhỏ là một viên gạch vững chắc cho tương lai lớn của chính bạn và sự phát triển chung của nền kinh tế.

Để không bỏ lỡ bất kỳ hướng dẫn chính thức nào hay những phân