Chế độ kế toán mới cho hộ kinh doanh từ 2026

Nếu bạn đang điều hành một cửa hàng nhỏ, một xưởng sản xuất gia đình, hay một công ty khởi nghiệp với quy mô khiêm tốn, hẳn bạn đã quá quen thuộc với cụm từ “thuế khoán” và những cuốn sổ ghi chép thu chi đơn giản. Đó là cách thức đã đồng hành cùng hàng triệu hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trong suốt thời gian qua. Nhưng có lẽ, đã đến lúc chúng ta cần chuẩn bị tâm thế cho một sự thay đổi mang tính bước ngoặt. Một làn gió mới từ các nghị quyết của Đảng và Chính phủ đang thổi vào khu vực kinh tế tư nhân, với tham vọng tạo ra một sân chơi minh bạch, bình đẳng và chuyên nghiệp hơn. Trọng tâm của sự thay đổi này chính là việc xóa bỏ thuế khoán và hoàn thiện chế độ kế toán – những “luật chơi” mới mà mọi chủ thể kinh doanh, dù lớn hay nhỏ, đều cần nắm vững để phát triển bền vững.

Đây không chỉ là câu chuyện tuân thủ pháp luật, mà còn là cơ hội để nâng tầm quản trị, xây dựng nền tảng vững chắc cho sự mở rộng trong tương lai. Bài viết này sẽ cùng bạn phân tích sâu sắc dự thảo quy định mới về chế độ kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, giúp bạn hiểu rõ những điểm mới, lộ trình áp dụng và cách thức chuẩn bị tốt nhất cho hành trình chuyển đổi sắp tới.

Bối cảnh và động lực thúc đẩy thay đổi

Mọi sự thay đổi chính sách lớn đều xuất phát từ một tầm nhìn và nhu cầu thực tế. Việc Bộ Tài chính khẩn trương xây dựng dự thảo Thông tư mới thay thế Thông tư 88/2021/TT-BTC không nằm ngoài quy luật đó. Động lực cốt lõi đến từ hai văn bản quan trọng.

Nghị quyết số 68-NQ/TW ngày 4/5/2025 của Bộ Chính trị về phát triển kinh tế tư nhân nêu rõ: “Rà soát, hoàn thiện khung khổ pháp lý về kinh doanh cá thể; thu hẹp tối đa sự chênh lệch, tạo mọi điều kiện thuận lợi về tổ chức quản trị và chế độ tài chính, kế toán để khuyến khích hộ kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp.”

Đây chính là “kim chỉ nam” cho toàn bộ quá trình cải cách. Mục tiêu không chỉ dừng lại ở việc sửa đổi quy định, mà là tạo ra một cú hích mạnh mẽ, khuyến khích các hộ kinh doanh mạnh dạn chuyển đổi lên mô hình doanh nghiệp – mô hình được kỳ vọng sẽ có tính ổn định cao hơn, khả năng tiếp cận vốn và thị trường tốt hơn.

Tiếp đó, Nghị quyết số 138/NQ-CP của Chính phủ đã cụ thể hóa lộ trình hành động, giao nhiệm vụ rõ ràng cho Bộ Tài chính trong việc nghiên cứu, hoàn thiện khung pháp lý. Một điểm đáng chú ý là cam kết “xóa bỏ hình thức thuế khoán đối với hộ kinh doanh chậm nhất trong năm 2026”. Điều này đồng nghĩa với việc, từ ngày 1/1/2026, phần lớn hộ kinh doanh sẽ phải chuyển sang phương thức tự khai, tự nộp thuế như các doanh nghiệp.

Tại sao phải đồng bộ kế toán và thuế?

Ông Trịnh Đức Vinh, Phó Cục trưởng Cục Quản lý, giám sát kế toán, kiểm toán (Bộ Tài chính), đã nhấn mạnh: việc ban hành Thông tư kế toán mới trong năm 2025 là cần thiết để “kịp thời đảm bảo sự đồng bộ về pháp luật và hiệu lực thi hành giữa kế toán và chính sách thuế”.

Hãy hiểu đơn giản thế này: Chính sách thuế mới (tự khai, tự nộp) đòi hỏi bạn phải có căn cứ để xác định doanh thu, chi phí, từ đó tính ra số thuế phải nộp. Căn cứ đó chính là sổ sách kế toán. Nếu không có một chế độ kế toán rõ ràng, phù hợp, việc thực thi chính sách thuế mới sẽ trở nên rất khó khăn, dễ dẫn đến sai sót và không công bằng. Vì vậy, hai hệ thống này phải được thiết kế ăn khớp với nhau ngay từ đầu.

Phân tích chi tiết những điểm mới trong dự thảo chế độ kế toán

Dự thảo Thông tư mới được xây dựng theo hướng phân loại rõ ràng dựa trên quy mô doanh thu và phương pháp nộp thuế, giúp hộ kinh doanh dễ dàng xác định nghĩa vụ của mình. Đây là một bước tiến lớn so với quy định cũ, thể hiện tinh thần “dễ tuân thủ, dễ thực hiện”.

Phân loại theo doanh thu và phương pháp kế toán tương ứng

Dự thảo chia các đối tượng thành 3 nhóm chính, với yêu cầu về chứng từ và sổ sách khác nhau:

• Nhóm 1: Doanh thu năm ≤ 200 triệu đồng
  • Yêu cầu kế toán rất đơn giản: Chỉ cần sử dụng Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (mẫu S1a-HKD) để ghi chép doanh thu.
  • Đây là cách tiếp cận tối giản, phù hợp với các hộ kinh doanh rất nhỏ, chủ yếu để phục vụ cho việc theo dõi nội bộ và làm căn cứ khi cần.
• Nhóm 2: Doanh thu năm trên 200 triệu đến 3 tỷ đồng
  • Nhóm này được phân thành 2 trường hợp dựa trên phương pháp nộp thuế GTGT và thuế TNCN:
    • Trường hợp 2.1: Nộp thuế GTGT và TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu. Sử dụng hóa đơn bán hàng và các sổ kế toán theo mẫu quy định.
    • Trường hợp 2.2: Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, thuế TNCN theo % doanh thu. Phải sử dụng hóa đơn GTGT (cho các giao dịch với đối tượng khấu trừ) hoặc hóa đơn bán hàng, cùng hệ thống sổ kế toán.
• Nhóm 3: Doanh thu năm trên 3 tỷ đồng
  • Đây là nhóm có yêu cầu cao nhất, tiệm cận với chế độ kế toán của doanh nghiệp nhỏ. Cũng chia làm 2 trường hợp:
    • Trường hợp 3.1 & 3.2: Phân biệt bởi phương pháp nộp thuế GTGT (% doanh thu hoặc khấu trừ), nhưng điểm chung là thuế TNCN đã phải tính trên thu nhập tính thuế. Điều này đòi hỏi hộ kinh doanh phải ghi chép không chỉ doanh thu mà còn cả chi phí được trừ để xác định thu nhập chịu thuế. Chứng từ bắt buộc bao gồm hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng và Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ (đối với trường hợp mua vào không có hóa đơn).

Mẹo thực tế: Anh/chị chủ hộ kinh doanh nên dự kiến mức doanh thu của năm tới để biết mình thuộc nhóm nào. Nếu doanh thu đang ở ngưỡng gần 3 tỷ, việc đầu tư một hệ thống sổ sách bài bản ngay từ bây giờ không chỉ giúp tuân thủ luật mà còn giúp bạn quản lý dòng tiền và lợi nhuận chính xác hơn, tạo đà cho việc chuyển đổi lên doanh nghiệp sau này.

Linh hoạt trong cách thức tổ chức công tác kế toán

Hiểu được đặc thù nguồn lực hạn chế của hộ kinh doanh, dự thảo đưa ra nhiều phương án linh hoạt:

• Tự mình ghi chép: Người đại diện hộ có thể tự làm kế toán nếu có khả năng.
• Bố trí người trong gia đình: Vợ/chồng, cha/mẹ, con cái, anh/chị/em ruột có thể đảm nhận việc này. Đây là điểm rất thiết thực, tận dụng nguồn lực sẵn có và tăng tính tin cậy.
• Kiêm nhiệm: Người làm quản lý, thủ kho, thủ quỹ có thể kiêm nhiệm làm kế toán.
• Thuê dịch vụ kế toán: Đây là giải pháp tối ưu cho những hộ kinh doanh muốn chuyên tâm vào sản xuất, kinh doanh và đảm bảo tính chuyên môn, chính xác của sổ sách.

Ứng phó với các trường hợp đặc thù và công nghệ số

Dự thảo cũng dự liệu một số trường hợp kinh doanh đặc biệt:

• Cho thuê tài sản, kinh doanh thương mại điện tử: Sử dụng mẫu sổ S2a-HKD riêng biệt.
• Chịu thuế đặc thù (ví dụ: thuế tài nguyên, thuế bảo vệ môi trường…): Sử dụng thêm mẫu sổ S5a-HKD để theo dõi.
• Số hóa: Hộ kinh doanh được phép lưu trữ toàn bộ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử. Đây là xu hướng tất yếu, giúp tiết kiệm không gian, dễ dàng tra cứu và bảo mật. Thời hạn lưu trữ tối thiểu là 5 năm.

Lộ trình và những việc cần làm ngay từ bây giờ

Với mục tiêu áp dụng chính sách thuế mới từ 1/1/2026, thời gian không còn nhiều. Sự chủ động của mỗi hộ kinh doanh ngay từ bây giờ sẽ quyết định sự suôn sẻ trong quá trình chuyển đổi.

Lộ trình pháp lý dự kiến

• Năm 2025: Bộ Tài chính hoàn thiện và ban hành Thông tư hướng dẫn kế toán mới, đồng thời trình sửa đổi Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn về thuế để xóa bỏ thuế khoán.
• Trước 1/1/2026: Các văn bản pháp luật về thuế và kế toán phải sẵn sàng, tạo hành lang pháp lý đồng bộ.
• Từ 1/1/2026: Chính thức áp dụng phương pháp tự khai, tự nộp thuế và chế độ kế toán mới đối với hộ kinh doanh.

Hành động thiết thực cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

Thay vì chờ đợi, bạn hoàn toàn có thể chuẩn bị từng bước:

1. Rà soát và dự báo doanh thu: Xác định xem mình sẽ thuộc nhóm nào trong 3 nhóm theo dự thảo. Điều này giúp bạn hình dung được khối lượng công việc kế toán cần làm.
2. Chuẩn hóa thói quen lưu giữ chứng từ: Ngay từ bây giờ, hãy tập thói quen lưu trữ đầy đủ mọi hóa đơn mua vào, bán ra (dù là hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng thông thường). Đây là căn cứ pháp lý quan trọng nhất.
3. Lựa chọn phương án tổ chức kế toán: Suy nghĩ xem bạn sẽ tự làm, giao cho người thân, hay thuê một dịch vụ kế toán bên ngoài. Việc thuê dịch vụ chuyên nghiệp có thể là khoản đầu tư xứng đáng, giúp bạn tránh sai sót và yên tâm kinh doanh.
4. Tìm hiểu về phần mềm kế toán đơn giản: Chính phủ có chính sách cung cấp miễn phí nền tảng số, phần mềm kế toán dùng chung. Hãy chủ động tìm hiểu thông tin về các công cụ này để áp dụng khi chúng sẵn sàng.
5. Nâng cao kiến thức: Tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn, hội thảo trực tuyến miễn phí về kế toán, thuế cơ bản do cơ quan thuế hoặc các hiệp hội tổ chức. Kiến thức là “vũ khí” tốt nhất để chủ động.

Bí quyết từ chuyên gia: Đừng coi vi