Hướng dẫn kế toán hộ kinh doanh theo Thông tư 152/2025

Trong hành trình khởi nghiệp và vận hành một doanh nghiệp, từ một cửa hàng nhỏ lẻ, một xưởng sản xuất gia đình cho đến một công ty khởi nghiệp đầy tiềm năng, có một “người bạn đồng hành” mà bất kỳ chủ doanh nghiệp nào cũng cần hiểu rõ: công tác kế toán. Đối với các hộ kinh doanh cá thể và doanh nghiệp nhỏ, đây thường là một thử thách không nhỏ, giữa bộn bề công việc kinh doanh và những quy định pháp lý tưởng chừng phức tạp. Thấu hiểu điều đó, những hướng dẫn mới nhất từ cơ quan quản lý luôn là chiếc la bàn quan trọng, giúp hành trình của bạn thêm phần vững vàng và minh bạch.

Gần đây, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 152/2025/TT-BTC, một văn bản mang tính chất “cầm tay chỉ việc” rất cụ thể cho công tác ghi chép sổ sách kế toán tại các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Đây không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn là công cụ đắc lực để bạn quản lý dòng tiền, nắm rõ tình hình tài chính và thực hiện nghĩa vụ thuế một cách chính xác, tránh những rủi ro không đáng có. Bài viết này sẽ cùng bạn khám phá và làm chủ những nội dung cốt lõi nhất từ thông tư, biến thử thách thành cơ hội để phát triển bền vững.

Thông tư 152/2025/tt-btc: “kim chỉ nam” mới cho kế toán hộ kinh doanh

Thông tư này ra đời như một lời giải cho bài toán thực tế: Làm thế nào để công tác kế toán trở nên khả thi, linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo tính tuân thủ đối với mô hình kinh doanh nhỏ lẻ, đa dạng? Nó thể hiện sự thông hiểu của nhà làm luật đối với đặc thù của khu vực kinh tế tư nhân sôi động này.

Mục tiêu xuyên suốt của Thông tư là tạo điều kiện tối đa để hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể tự chủ, linh hoạt trong việc tổ chức công tác kế toán, phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động, đồng thời vẫn đáp ứng đầy đủ yêu cầu về minh bạch thông tin và nghĩa vụ với nhà nước.

Ai có thể đảm nhận vai trò kế toán cho hộ kinh doanh?

Một điểm rất nhân văn và thiết thực từ Thông tư là sự linh hoạt trong việc bố trí nhân sự làm kế toán. Bạn không nhất thiết phải thuê một kế toán viên chuyên nghiệp nếu quy mô chưa cho phép. Cụ thể, người đại diện hộ kinh doanh có thể:

• Tự mình ghi chép sổ sách nếu có khả năng.
• Bố trí người thân trong gia đình như cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh chị em ruột làm kế toán. Điều này rất phù hợp với mô hình kinh doanh hộ gia đình.
• Giao nhiệm vụ kiêm nhiệm cho người quản lý, thủ kho, thủ quỹ hoặc nhân viên mua bán thường xuyên.
• Thuê dịch vụ kế toán bên ngoài – một giải pháp tối ưu về chuyên môn và chi phí cho nhiều doanh nghiệp nhỏ.

Sự linh hoạt này giúp giảm gánh nặng chi phí ban đầu, tận dụng nguồn lực sẵn có trong khi vẫn đảm bảo công việc được thực hiện.

Quy định về sổ sách và lưu trữ: đơn giản hóa tối đa

Thông tư tiếp tục thể hiện tinh thần hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ thông qua các quy định về hình thức và thời hạn lưu trữ:

• Hình thức lưu trữ: Bạn được tự do lựa chọn giữa lưu trữ truyền thống bằng bản giấy hoặc hiện đại trên phương tiện điện tử (file mềm, đám mây). Việc số hóa không chỉ tiết kiệm không gian mà còn giúp tra cứu và bảo mật thông tin dễ dàng hơn.
• Thời hạn lưu trữ tối thiểu: Các tài liệu kế toán như sổ sách, chứng từ cần được lưu trữ ít nhất 05 năm. Riêng hóa đơn, bạn cần tuân thủ theo quy định của Luật Quản lý thuế (thường là 10 năm). Hãy coi đây là một thói quen tốt để phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra sau này.
• Tự chủ trong thiết kế sổ sách: Ngoài các mẫu sổ được hướng dẫn, bạn hoàn toàn có thể:
  • Bổ sung thêm các sổ kế toán chi tiết hơn nếu cần.
  • Điều chỉnh, sửa đổi biểu mẫu cho phù hợp với cách quản lý của mình.

  Lưu ý quan trọng: Dù tự thiết kế, sổ kế toán vẫn phải có đầy đủ các thông tin bắt buộc: Tên sổ, ngày mở sổ, họ tên và chữ ký xác nhận của người đại diện hộ kinh doanh.

Hướng dẫn chi tiết ghi sổ kế toán theo từng đối tượng thuế

Đây là phần “trái tim” của Thông tư, cung cấp các mẫu sổ và cách ghi chép phù hợp với từng chế độ thuế khác nhau mà hộ kinh doanh có thể áp dụng. Việc xác định đúng mình thuộc nhóm nào là bước đầu tiên và quan trọng nhất.

Trường hợp 1: Hộ kinh doanh không chịu thuế gtgt và không phải nộp thuế tncn

Đây thường là các hộ kinh doanh có mức doanh thu rất thấp, dưới ngưỡng phải đăng ký nộp thuế. Tuy không phải nộp thuế, việc ghi chép vẫn rất cần thiết để theo dõi hoạt động và làm cơ sở xác định khi doanh thu tăng lên.

• Sổ sử dụng: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S1a-HKD).
• Mục đích: Ghi nhận toàn bộ doanh thu phát sinh, làm căn cứ để tự đánh giá xem đã vượt ngưỡng phải kê khai thuế hay chưa.
• Cách ghi đơn giản:
  • Cột A: Ghi ngày tháng phát sinh doanh thu.
  • Cột B: Ghi diễn giải nội dung (VD: Bán 10 áo thun, Sửa chữa xe máy cho khách A…). Có thể ghi từng giao dịch hoặc tổng hợp theo ngày/tuần.
  • Cột 1: Ghi số tiền doanh thu tương ứng.

Mẹo nhỏ: Dù doanh thu nhỏ, hãy tập thói quen ghi chép hàng ngày. Một cuốn sổ tay nhỏ hoặc một file Excel đơn giản cũng có thể trở thành công cụ đắc lực giúp bạn nhìn rõ “sức khỏe” kinh doanh của mình.

Trường hợp 2: Hộ kinh doanh nộp thuế gtgt và tncn theo tỷ lệ phần trăm (%) trên doanh thu

Đây là phương pháp phổ biến (thường gọi là thuế khoán hoặc tính theo tỷ lệ %). Thuế phải nộu được tính bằng cách áp một tỷ lệ % cố định lên tổng doanh thu.

• Sổ sử dụng: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2a-HKD).
• Điểm đặc biệt: Sổ này được thiết kế để phân loại doanh thu theo nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ % thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất TNCN. Ví dụ: kinh doanh ăn uống có tỷ lệ % khác với dịch vụ sửa chữa.
• Cách ghi chi tiết hơn:
  • Cột A, B: Ghi số hiệu và ngày tháng của hóa đơn/chứng từ.
  • Cột C: Diễn giải nội dung doanh thu, nên ghi rõ thuộc nhóm ngành nào.
  • Cột 1: Ghi số tiền doanh thu của nhóm ngành đó. Cuối kỳ, bạn sẽ tổng hợp doanh thu từng nhóm, nhân với tỷ lệ % tương ứng để ra số thuế phải nộp.

Lưu ý quan trọng: Nếu bạn sử dụng hóa đơn điện tử và được hệ thống thuế tự động tính & thông báo số thuế phải nộp, các sổ này dùng để theo dõi, đối chiếu nhằm đảm bảo tính chính xác.

Trường hợp 3: Hộ kinh doanh nộp thuế gtgt theo % doanh thu và thuế tncn trên thu nhập tính thuế

Phương pháp này áp dụng khi việc tính thuế TNCN dựa trên thu nhập tính thuế (tức là Doanh thu trừ đi Chi phí hợp lý), thay vì trên toàn bộ doanh thu. Điều này đòi hỏi việc ghi chép phải đầy đủ cả doanh thu lẫn chi phí.

Thông tư hướng dẫn sử dụng một bộ bốn loại sổ để quản lý toàn diện:

• Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S2b-HKD): Theo dõi chi tiết doanh thu.
• Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu S2c-HKD): Sổ QUAN TRỌNG NHẤT trong nhóm này, giúp bạn tập hợp tất cả các khoản chi phí hợp lý, hợp lệ có hóa đơn chứng từ (tiền mua nguyên vật liệu, tiền thuê mặt bằng, điện nước, lương…). Đây chính là căn cứ để bạn xác định thu nhập tính thuế một cách chính xác, từ đó giảm số thuế TNCN phải nộp.
• Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu S2d-HKD): Quản lý tồn kho, nhập-xuất.
• Sổ chi tiết tiền (Mẫu S2e-HKD): Theo dõi dòng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

Bí quyết tiết kiệm thuế hợp pháp: Đối với trường hợp này, việc lưu giữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ cho mọi khoản chi phí là chìa khóa. Mỗi khoản chi được chứng minh hợp lý sẽ làm giảm thu nhập tính thuế, và cuối cùng là giảm số thuế TNCN bạn phải nộp. Hãy coi việc thu thập hóa đơn là một phần không thể thiếu trong mỗi giao dịch chi tiền.

Lời khuyên thực tế để áp dụng hiệu quả thông tư 152

Lý thuyết là nền tảng, nhưng áp dụng thế nào mới là điều quyết định thành công. Dưới đây là một số gợi ý hành động cụ thể dành cho bạn:

• Bước 1: Xác định rõ đối tượng thuế của mình. Liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc tư vấn chuyên môn để biết chính xác mình đang thuộc trường hợp nào trong ba trường hợp nêu trên.
• Bước 2: Lựa chọn phương án tổ chức kế toán phù hợp. Tự làm, giao cho người nhà, hay thuê ngoài? Hãy cân nhắc dựa trên quy mô, độ phức tạp của nghiệp vụ và ngân sách của bạn.
• Bước 3: Thiết lập hệ thống sổ sách và thói quen ghi chép. Dù chọn mẫu sổ nào, hãy đảm bảo tính nhất quán, đầy đủ và kịp thời. Ghi chép ngay khi phát sinh nghiệp vụ sẽ tránh được sai sót và quên sót.
• Bước 4: Số hóa nếu có thể. Sử dụng các công cụ đơn giản như Excel, phần mềm kế toán miễn phí hoặc có phí cho doanh nghiệp nhỏ. Chúng không chỉ giúp lưu trữ an toàn mà còn hỗ trợ tính toán, tổng hợp số liệu nhanh chóng, chuẩn bị cho việc kê khai thuế.
• Bước 5: Lưu trữ tài liệu khoa học. Hãy phân loại hóa đơn, chứng từ theo tháng hoặc theo quý. Dù lưu bản giấy hay bản điện tử, cũng cần có một hệ thống dễ tìm kiếm khi cần.

Hành trình kinh doanh là hành trình của sự học hỏi và thích nghi. Việc nắm vững và thực hiện tốt công tác kế toán – thuế không đơn thu