Hướng dẫn kế toán hộ kinh doanh theo Thông tư 152/2025

Trong hành trình khởi nghiệp và phát triển doanh nghiệp, có một “người bạn đồng hành” thầm lặng nhưng vô cùng quan trọng, đó chính là công tác kế toán. Đối với các hộ kinh doanh cá thể hay doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc ghi chép sổ sách minh bạch không chỉ là nghĩa vụ pháp lý, mà còn là chìa khóa để bạn thực sự làm chủ tình hình tài chính, đưa ra những quyết định kinh doanh sáng suốt. Gần đây, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 152/2025/TT-BTC, mang đến một bộ hướng dẫn cụ thể và linh hoạt hơn, giúp công việc này trở nên dễ dàng và rõ ràng hơn bao giờ hết.

Thông tư này như một lời khẳng định rằng Nhà nước luôn lắng nghe và đồng hành cùng cộng đồng doanh nghiệp nhỏ. Nó được xây dựng dựa trên thực tế hoạt động đa dạng của các hộ kinh doanh, từ quy mô một người cho đến những mô hình có nhân sự phức tạp hơn. Bài viết này sẽ cùng bạn khám phá chi tiết những điểm mới, cách áp dụng vào thực tế, và những mẹo nhỏ để biến “nghĩa vụ” kế toán thành một công cụ quản lý hiệu quả cho chính bạn.

Thông tư 152/2025/TT-BTC: Hành trang mới cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh

Thông tư số 152/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính chính thức có hiệu lực, mang theo một luồng gió mới với những hướng dẫn chi tiết và linh hoạt hơn rất nhiều so với trước đây. Mục tiêu lớn nhất của thông tư là tạo điều kiện tối đa, giúp các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (sau đây gọi chung là HKD) có thể thực hiện công tác kế toán một cách đơn giản, phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động, nhưng vẫn đảm bảo tính minh bạch, chính xác theo quy định pháp luật.

Thông tư này không chỉ là văn bản hướng dẫn, mà còn là sự công nhận tính đa dạng và năng động của khu vực kinh tế tư nhân. Nó cho phép sự linh hoạt trong cách thức ghi chép, lưu trữ, và cả nhân sự thực hiện, phản ánh rõ tinh thần “đồng hành cùng doanh nghiệp”.

Ai có thể đảm nhận công việc kế toán cho hộ kinh doanh?

Một trong những điểm đáng chú ý nhất của Thông tư 152 là sự mở rộng về đối tượng có thể làm kế toán. Điều này giải quyết rất nhiều khó khăn về chi phí và nhân sự cho các HKD nhỏ lẻ. Cụ thể, người đại diện HKD có các lựa chọn sau:

• Tự mình ghi chép sổ sách kế toán. Đây là lựa chọn phổ biến nhất với các hộ kinh doanh quy mô rất nhỏ, chủ động nắm bắt mọi nghiệp vụ.
• Bố trí người làm kế toán chuyên trách hoặc kiêm nhiệm. Khi quy mô mở rộng, bạn có thể thuê một nhân viên kế toán riêng.
• Thuê dịch vụ làm kế toán bên ngoài. Giải pháp tối ưu về chuyên môn và chi phí cho nhiều HKD.
• Giao cho người thân trong gia đình. Đây là điểm mới rất nhân văn và thực tế. Thông tư cho phép cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh, chị, em ruột của người đại diện HKD có thể đảm nhận việc kế toán.
• Giao cho người quản lý, thủ kho, thủ quỹ kiêm nhiệm. Những người đã nắm giữ các vị trí liên quan đến tài chính, hàng hóa có thể kiêm nhiệm thêm công việc ghi chép sổ kế toán.

Sự linh hoạt này giúp HKD tận dụng được nguồn lực sẵn có, giảm áp lực về mặt tổ chức và tài chính trong giai đoạn đầu xây dựng doanh nghiệp.

Hướng dẫn chi tiết ghi sổ kế toán theo từng đối tượng thuế

Trái tim của Thông tư 152 nằm ở việc phân loại và hướng dẫn cụ thể cách ghi sổ cho từng nhóm đối tượng chịu thuế khác nhau. Cách tiếp cận này giúp bạn không bị rối với những quy định không liên quan đến mình.

Trường hợp 1: Hộ kinh doanh không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN

Đây thường là các HKD có doanh thu rất thấp, dưới ngưỡng phải đăng ký nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo phương pháp kê khai. Công việc kế toán trở nên cực kỳ đơn giản:

• Sổ sử dụng: Chỉ cần duy nhất Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S1a-HKD).
• Mục đích: Sổ này dùng để ghi chép toàn bộ doanh thu phát sinh, làm căn cứ để tự mình xác định xem có vượt ngưỡng phải chuyển sang đối tượng chịu thuế hay không. Nó cũng dùng để đối chiếu nếu bạn có kê khai doanh thu với cơ quan thuế.
• Cách ghi: Rất đơn giản, chỉ cần ghi ngày tháng, diễn giải nội dung doanh thu (ví dụ: “Bán 10 áo thun”, “Cắt tóc cho 5 khách”) và số tiền thu được.

Mẹo nhỏ: Dù không phải nộp thuế, bạn vẫn nên ghi chép đều đặn. Sổ S1a này chính là “bức tranh” thu nhập rõ ràng nhất, giúp bạn biết lãi lỗ thực tế và có kế hoạch chi tiêu, tích lũy hợp lý.

Trường hợp 2: Hộ kinh doanh nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu

Phương pháp tính thuế khoán (tỷ lệ % trên doanh thu) là phổ biến nhất đối với HKD. Thông tư hướng dẫn sử dụng:

• Sổ sử dụng: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2a-HKD).
• Điểm đặc biệt: Sổ này được thiết kế để bạn có thể tách biệt doanh thu theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ % thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất thuế TNCN. Ví dụ, bạn vừa bán quần áo (tỷ lệ thuế 1%) vừa sửa chữa điện tử (tỷ lệ thuế 2%), bạn nên ghi tách biệt doanh thu của hai ngành này.
• Cách ghi: Ghi đầy đủ số hiệu, ngày tháng hóa đơn, diễn giải nội dung và số tiền doanh thu theo từng nhóm ngành. Cuối kỳ, bạn sẽ dễ dàng tổng hợp doanh thu từng nhóm để tính ra số thuế phải nộp một cách chính xác.

Việc tách biệt doanh thu theo ngành nghề không chỉ giúp tính thuế chính xác, tránh sai sót khi kê khai, mà còn giúp bạn phân tích xem ngành nghề nào đang mang lại hiệu quả kinh tế cao hơn, từ đó có chiến lược tập trung nguồn lực phù hợp.

Trường hợp 3: Hộ kinh doanh nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % và thuế TNCN theo thu nhập tính thuế

Khi HKD có đủ điều kiện và lựa chọn nộp thuế TNCN theo phương pháp xác định thu nhập tính thuế (doanh thu trừ chi phí hợp lý), hệ thống sổ sách sẽ cần chi tiết hơn để theo dõi cả doanh thu lẫn chi phí. Thông tư quy định bộ sổ gồm 4 loại:

• Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S2b-HKD): Theo dõi chi tiết doanh thu.
• Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu S2c-HKD): Sổ tổng hợp quan trọng, là cơ sở để xác định lợi nhuận (thu nhập tính thuế).
• Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu S2d-HKD): Theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho.
• Sổ chi tiết tiền (Mẫu S2e-HKD): Theo dõi dòng tiền thu, chi thực tế qua quỹ và ngân hàng.

Việc sử dụng bộ sổ này đòi hỏi tính kỷ luật và chính xác cao hơn, nhưng bù lại, bạn sẽ có một báo cáo tài chính thu nhỏ cực kỳ hữu ích, giúp quản trị doanh nghiệp hiệu quả.

Những quy định quan trọng về lưu trữ và hình thức sổ sách

Lưu trữ tài liệu: Điện tử hay bản giấy?

Thông tư 152 cho phép HKD được tự do lựa chọn hình thức lưu trữ tài liệu kế toán (bao gồm hóa đơn, chứng từ, sổ sách):

• Trên phương tiện điện tử: Lưu file PDF, Excel, hình ảnh… trên máy tính, USB hoặc đám mây. Đây là xu hướng tất yếu, giúp tiết kiệm không gian và dễ dàng tìm kiếm, sao lưu.
• Bằng bản giấy: Cách truyền thống, phù hợp với những ai chưa thành thạo công nghệ.

Thời hạn lưu trữ tối thiểu là 05 năm kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Riêng đối với hóa đơn, thời hạn lưu trữ thực hiện theo quy định của Luật Quản lý thuế (hiện hành là 10 năm). Hãy coi đây là một nguyên tắc bất di bất dịch để bảo vệ chính mình trước các cuộc thanh tra, kiểm tra sau này.

Linh hoạt trong mẫu sổ và việc áp dụng công nghệ

Thông tư thể hiện sự thông thoáng đáng kể:

• Được phép bổ sung sổ hoặc sửa đổi mẫu sổ: Nếu mẫu sổ trong thông tư chưa đáp ứng đủ nhu cầu quản lý nội bộ, bạn hoàn toàn có thể thiết kế thêm các sổ chi tiết khác (ví dụ: sổ theo dõi công nợ khách hàng, sổ theo dõi tài sản cố định). Chỉ cần đảm bảo sổ có đầy đủ các thông tin bắt buộc: tên sổ, ngày mở sổ, chữ ký và đóng dấu (nếu có) của người đại diện.
• Ứng dụng hóa đơn điện tử và dữ liệu từ cơ quan thuế: Thông tư khuyến khích việc sử dụng hóa đơn điện tử. Đặc biệt, nếu hệ thống của cơ quan thuế đã hỗ trợ xác định số thuế phải nộp (GTGT, TNCN) và thông báo cho bạn, thì các sổ kế toán theo mẫu trong thông tư sẽ đóng vai trò công cụ để bạn theo dõi, đối chiếu và kiểm soát tính chính xác của số liệu. Điều này giúp giảm tải đáng kể công việc tính toán thủ công.

Lời khuyên từ chuyên gia: Biến thách thức thành cơ hội quản trị

Việc tuân thủ Thông tư 152 không nên chỉ dừng lại ở mức độ “cho có, cho đủ” pháp luật. Các chủ HKD thông minh sẽ biến đây thành một cơ hội để nâng tầm quản trị. Dưới đây là một số bí quyết:

• Bắt đầu từ những thứ đơn giản nhất: Đừng ôm đồm ngay một hệ thống sổ sách phức tạp. Hãy bắt đầu với mẫu sổ phù hợp với quy mô hiện tại của bạn. Ghi chép đều đặn mỗi ngày, mỗi tuần.
• Số hóa ngay từ đầu: Ngay cả khi bạn ghi sổ giấy, hãy chụp ảnh hoặc scan lại chứng từ và lưu trữ điện tử. Sử dụng các phần mềm kế toán đơn giản, ứng dụng di động để ghi nhận doanh thu, chi phí nhanh chóng ngay tại quầy.
• Phân loại chi phí hợp lý: Hãy tập thói quen giữ lại hóa đơn cho mọi khoản chi liên quan đến hoạt động kinh doanh (tiền thuê mặt bằng, điện nước, mua nguyên vật liệu, chi phí đi lại giao dịch…). Việc này không chỉ giúp bạn giảm được số thuế TNCN phải nộp (nếu tính theo thu nhập tính thuế) mà còn biết chính xác mình đang tiêu tiền vào đâu.
• Đối chiếu