Hướng dẫn thuế hộ kinh doanh mới từ 2025

Bạn có cảm thấy những quy định về thuế, kế toán dành cho hộ kinh doanh đang thay đổi nhanh đến chóng mặt? Từ “thuế khoán” quen thuộc bỗng chốc trở thành một cụm từ của quá khứ, thay vào đó là một hệ thống quản lý mới với những phân nhóm, tỷ lệ và nghĩa vụ rõ ràng hơn. Đây không chỉ là thách thức mà còn là cơ hội để mô hình kinh doanh cá thể trở nên minh bạch, bài bản và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.

Năm 2025 – 2026 đánh dấu một bước ngoặt quan trọng với sự ra đời của Quyết định 3389/QĐ-BTC và Luật Thuế Thu nhập cá nhân (sửa đổi). Những thay đổi này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cách bạn kê khai, nộp thuế và vận hành công việc kinh doanh hàng ngày. Bài viết này sẽ là la bàn, giúp bạn – những chủ hộ kinh doanh, doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ và vừa – định hướng rõ ràng, chủ động thích ứng và tận dụng tối đa các chính sách ưu đãi mới.

Bức tranh toàn cảnh: Tại sao lại có sự thay đổi lớn này?

Việc xóa bỏ thuế khoán và chuyển đổi sang mô hình quản lý thuế mới không phải là một quyết định bất ngờ. Đây là xu thế tất yếu nhằm hiện đại hóa hệ thống thuế, đảm bảo công bằng giữa các thành phần kinh tế và phù hợp với sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử. Mô hình mới hướng tới:

• Tính minh bạch và công bằng: Áp thuế dựa trên doanh thu thực tế, thay vì một mức “khoán” cố định có thể không còn phù hợp.
• Khuyến khích chuyển đổi số: Thúc đẩy việc sử dụng hóa đơn điện tử, kê khai thuế điện tử và giao dịch qua ngân hàng.
• Tạo điều kiện phát triển: Miễn thuế cho các hộ kinh doanh quy mô rất nhỏ, giúp họ có thêm nguồn lực để củng cố và mở rộng.
• Quản lý hiệu quả hơn: Phân loại theo quy mô giúp cơ quan thuế có chính sách quản lý phù hợp, hỗ trợ tốt hơn cho từng nhóm đối tượng.

Sự thay đổi này, về bản chất, là một “cú hích” để cộng đồng hộ kinh doanh Việt Nam trở nên chuyên nghiệp hơn, sẵn sàng hội nhập và cạnh tranh lành mạnh. Tuân thủ không chỉ là nghĩa vụ, mà còn là cách xây dựng uy tín và thương hiệu bền vững cho chính bạn.

Phân nhóm hộ kinh doanh: Chìa khóa để hiểu rõ nghĩa vụ của bạn

Theo Đề án được phê duyệt tại Quyết định 3389, hộ kinh doanh sẽ được phân thành 3 nhóm dựa trên tổng doanh thu năm. Việc xác định đúng nhóm là bước đầu tiên và quan trọng nhất, vì mọi chế độ về thuế, kê khai, hóa đơn, sổ sách đều phụ thuộc vào đây.

Ba nhóm đối tượng chính

• Nhóm 1: Hộ kinh doanh có doanh thu năm dưới 500 triệu đồng.
• Nhóm 2: Hộ kinh doanh có doanh thu năm từ trên 500 triệu đến 3 tỷ đồng.
• Nhóm 3: Hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 3 tỷ đồng.

Mẹo nhỏ: Hãy dự toán doanh thu của năm tới một cách cẩn thận. Nếu bạn đang ở ngưỡng ranh giới (ví dụ quanh mốc 500 triệu hoặc 3 tỷ), việc có kế hoạch kinh doanh rõ ràng sẽ giúp bạn chủ động chuẩn bị các thủ tục cho nhóm cao hơn, tránh bị động khi bước sang năm mới.

Chi tiết chế độ thuế, kê khai cho từng nhóm

Dưới đây là bảng so sánh tổng quan để bạn có cái nhìn trực quan nhất. Tuy nhiên, chúng ta sẽ cùng phân tích sâu hơn từng điểm ngay sau đó.

(Lưu ý: Các tỷ lệ % cụ thể tính thuế GTGT, TNCN theo nhóm ngành nghề sẽ được quy định chi tiết trong Thông tư hướng dẫn sắp ban hành. Các thông tin dưới đây dựa trên đề xuất của Cục Thuế và dự thảo mới nhất.)

Nhóm 1 (Doanh thu ≤ 500 triệu đồng/năm): Ưu đãi tối đa

Đây là nhóm được hưởng chính sách hỗ trợ mạnh mẽ nhất, phù hợp với tiêu chí khuyến khích kinh doanh nhỏ lẻ, khởi nghiệp.

• Thuế GTGT & Thuế TNCN: Được miễn nộp cả hai loại thuế này. Đây là điểm cực kỳ quan trọng được nâng lên từ mức 200 triệu lên 500 triệu theo Luật Thuế TNCN sửa đổi, giúp hàng trăm nghìn hộ kinh doanh giảm gánh nặng thuế.
• Kê khai doanh thu: Chỉ phải kê khai 1 lần/năm. Rất đơn giản và ít tốn thời gian.
• Hóa đơn: Được khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử có mã khi bán hàng cho người tiêu dùng, nhưng chưa bắt buộc với máy tính tiền.
• Sổ kế toán: Chỉ cần ghi chép đơn giản doanh thu, chi phí.
• Tài khoản ngân hàng: Bắt buộc mở tài khoản riêng phục vụ hoạt động kinh doanh. Đây là quy định chung áp dụng cho cả 3 nhóm, nhằm tách bạch tài chính cá nhân và kinh doanh.

Nhóm 2 (500 triệu < Doanh thu ≤ 3 tỷ đồng): Linh hoạt và chuyển đổi

Nhóm này áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp trên doanh thu và có nhiều lựa chọn, phù hợp với các hộ đang phát triển.

• Thuế GTGT: Tính theo phương pháp trực tiếp. Thuế GTGT phải nộp = Doanh thu x Tỷ lệ % tính thuế theo ngành nghề
• Thuế TNCN: Được lựa chọn 1 trong 2 phương pháp:
  • Phương pháp 1 (Nếu xác định được chi phí): Tính trên thu nhập tính thuế (Doanh thu – Chi phí hợp lý). Thuế suất dự kiến áp dụng là 15%. Thuế TNCN = (Doanh thu - Chi phí hợp lý) x 15%
  • Phương pháp 2 (Nếu không xác định được chi phí): Tính trực tiếp trên doanh thu theo tỷ lệ % của ngành nghề. Thuế TNCN = Doanh thu x Tỷ lệ % tính thuế theo ngành nghề

  Bí quyết: Nếu bạn có hệ thống ghi chép chi phí tốt (hóa đơn, chứng từ đầy đủ), Phương pháp 1 thường sẽ có lợi hơn vì số thuế phải nộp được tính trên phần lợi nhuận thực tế.

• Kê khai doanh thu: Phải kê khai theo quý (4 lần/năm) và quyết toán năm.
• Hóa đơn: Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Đặc biệt, nếu doanh thu > 1 tỷ đồng và có bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, phải dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
• Sổ kế toán: Phải thực hiện sổ kế toán đơn giản theo Chế độ kế toán Hộ kinh doanh (Thông tư 152/2025/TT-BTC).
• Chuyển đổi nhóm: Nếu doanh thu vượt >3 tỷ trong 2 năm liên tục, bạn sẽ phải chuyển sang áp dụng chế độ của Nhóm 3 từ năm tiếp theo.

Nhóm 3 (Doanh thu > 3 tỷ đồng): Bài bản như doanh nghiệp

Ở quy mô này, nghĩa vụ và chế độ quản lý gần như tương đương với một doanh nghiệp nhỏ.

• Thuế GTGT: Tính theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu (công thức tương tự Nhóm 2).
• Thuế TNCN: Tính trên thu nhập tính thuế với thuế suất lũy tiến từng phần dự kiến:
  • Doanh thu năm ≤ 50 tỷ: Thuế suất 17%.
  • Doanh thu năm > 50 tỷ: Thuế suất 20%.

  Thuế TNCN = Thu nhập tính thuế x 17% (hoặc 20%)

• Kê khai doanh thu: Tần suất dày đặc hơn: Kê khai theo tháng (nếu doanh thu năm >50 tỷ) hoặc theo quý, kèm quyết toán năm.
• Hóa đơn: Bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
• Sổ kế toán: Phải thực hiện sổ kế toán đầy đủ theo Chế độ kế toán Hộ kinh doanh.
• Ưu điểm đặc biệt: Được khấu trừ thuế GTGT đầu vào ngay từ kỳ tính thuế đầu tiên. Điều này giúp giảm trực tiếp số thuế phải nộp nếu bạn mua hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn GTGT.

Kinh doanh online qua sàn thương mại điện tử: Lưu ý đặc biệt

Với sự bùng nổ của kinh doanh online, quy định mới cũng có phần riêng cho mô hình này, giúp quản lý thuế hiệu quả hơn.

• Nếu sàn có chức năng thanh toán (ví dụ: Shopee, Lazada, Tiki…):
  • Sàn sẽ khấu trừ, kê khai và nộp thay thuế GTGT và TNCN cho bạn theo một tỷ lệ % trên doanh thu từng đơn hàng.
  • Cuối năm, nếu tổng doanh thu của bạn dưới 500 triệu, bạn sẽ được xem xét hoàn lại số thuế đã nộp thừa. Đây là cơ chế rất nhân văn, bảo vệ người bán nhỏ.
• Nếu sàn không có chức năng thanh toán (ví dụ: dùng để quảng cáo, kết nối, sau đó giao dịch riêng):
  • Bạn phải tự chịu trách nhiệm kê khai và nộp thuế theo từng lần phát sinh, tháng hoặc quý như quy định chung.

Lời khuyên: Dù bán trên sàn nào, hãy luôn lưu trữ đầy đủ hồ sơ, báo cáo doanh thu từ sàn. Đó là căn cứ quan trọng nhất cho việc kê khai thuế của bạn.

Hành trang cần chuẩn bị ngay từ bây giờ

Để chuyển đổi một cách suôn sẻ, đừng đợi đến “nước đến chân mới nhảy”. Hãy bắt đầu với những việc thiết thực sau:

1. Xác định rõ nhóm của mình: Dựa trên doanh thu thực tế năm 2025 và dự báo cho 2026.
2. Mở tài khoản ngân hàng kinh doanh riêng: Thực hiện ngay, không chần chừ. Đây là yêu cầu bắt buộc và cũng giúp bạn quản lý dòng tiền chuyên nghiệp hơn.
3. Làm quen với hóa đơn điện tử: Nếu thuộc Nhóm 2 hoặc 3, hãy tìm hiểu và đăng ký sử dụng một giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp. Nếu cần dùng máy tính tiền, hãy chọn loại có tích hợp xuất hóa đơn điện tử.
4. Thi